La messagerie instantanée dans les lieux de travail distants est tellement intégrée dans le tissu de communication qu'il est souvent difficile de se rappeler à quoi ressemblait la vie sans elle. Des outils comme Slack sont devenus des plateformes de communication par défaut qui prennent en charge la collaboration et la productivité des équipes dans les environnements de travail à distance d'aujourd'hui.
Cependant, même si cela peut être pratique, vous devez toujours adopter certaines bonnes pratiques pour éviter de perturber votre flux de travail. Cet article couvrira certaines règles essentielles de messagerie instantanée pour une communication efficace sur votre lieu de travail distant.
1. Définir les attentes
La messagerie instantanée vous permet généralement d'envoyer des messages à des personnes en temps réel tout en attendant une réponse immédiate. Bien qu'il y ait des moments où cela est approprié, voire nécessaire, cela peut aussi être une source importante de distraction.
En effet, vous pouvez utiliser votre outil de messagerie instantanée à diverses fins, telles que des activités de refroidisseur d'eau virtuel, des annonces, le partage de fichiers ou la pose de questions rapides. Tout cela peut rapidement devenir incontrôlable si les gens s'interrompent toute la journée avec des demandes ou des notifications.
C'est pourquoi il est essentiel de vous assurer que vous avez des politiques qui aident à gérer les attentes à l'aide de votre outil de messagerie instantanée. Par exemple, vous pouvez créer des canaux de refroidisseur d'eau (groupes) pour garder les petites conversations à l'écart d'autres canaux liés au travail. Vous pouvez encourager vos collègues distants à définir leurs statuts pour indiquer leur disponibilité et être francs quant à l'urgence de leurs demandes.
Ce sera probablement un processus continu que vous devrez revoir à mesure que votre équipe et votre entreprise grandiront. La clé est d'avoir un système, comme un wiki interne, pour le fournir aux employés actuels et le présenter aux nouvelles recrues.
2. Modifier avant d'envoyer
Le caractère immédiat de la messagerie instantanée et le fait que vous êtes habitué à utiliser des abréviations, des acronymes et des émoticônes lorsque vous envoyez des SMS les amis et la famille peuvent vous faire oublier le potentiel de malentendus et l'importance du professionnalisme en milieu de travail communications.
Puisque vous avez déjà pris l'habitude de lire et de modifier vos e-mails avant de les envoyer, vous devriez également prendre le temps de faire de même avec vos messages instantanés. Vérifiez votre grammaire, votre orthographe et votre ton avant d'appuyer sur envoyer. N'oubliez pas que votre message pourrait perturber le flux de travail de votre collègue, alors assurez-vous qu'il est clair et concis. Vous ne voulez pas qu'ils passent plus de temps à comprendre ce que vous vouliez dire.
Cela dit, évitez d'utiliser trop d'abréviations ou d'acronymes dans vos communications en milieu de travail. Si vous devez les utiliser, utilisez ceux qui sont bien connus et liés à votre industrie.
3. Soyez conscient des fuseaux horaires
Vous avez probablement des collègues distants travaillant dans différentes parties du monde et fuseaux horaires, ce qui signifie que vos heures de travail ne correspondent pas. Il est donc bon de prendre l'habitude de prendre en compte les fuseaux horaires de vos coéquipiers avant d'envoyer un message instantané.
En effet, la messagerie instantanée crée un sentiment d'urgence, ce qui peut mettre la pression sur vos collègues distants. à répondre pendant leur temps personnel, en promouvant une culture toujours active qui peut rapidement conduire à Burnout. De plus, les pings et les notifications peuvent les distraire pendant les heures de travail.
Cela dit, à travaillez de manière productive avec vos équipes distantes sur plusieurs fuseaux horaires, vous devez faire plus attention lorsque vous envoyez des messages. Pour y parvenir, vous pouvez résister à l'envie d'envoyer des messages instantanés à moins qu'ils ne soient urgents, planifiez vos messages Slack à l'avance, et tirez parti de la communication asynchrone pour éviter d'interrompre vos collègues.
4. Envisager d'autres alternatives
La messagerie instantanée est excellente pour les échanges rapides et brefs, mais elle est insuffisante lorsque vous avez besoin d'avoir des conversations plus approfondies. Donc, si vous vous retrouvez à avoir un échange approfondi ou des difficultés à expliquer quelque chose, il est peut-être temps d'arrêter la messagerie et de passer à une autre méthode de communication.
Selon le contexte et la nature de votre conversation, vous voudrez peut-être envisager des alternatives comme l'audio ou la vidéoconférence, car cela vous permet de mieux transmettre votre message. Alternativement, si vous n'êtes pas disponible simultanément, vous pouvez utiliser des outils de communication comme Tourner ou solutions vidéo asynchrones Comme Voodle pour enregistrer et envoyer votre message sans attendre une réponse immédiate.
Le courrier électronique peut également être une meilleure option pour des conversations spécifiques, car il fournit un enregistrement écrit auquel vous pourrez vous référer ultérieurement. De plus, vos collègues peuvent lire et répondre à votre message au moment qui leur convient.
5. Évitez les messages décousus
Considérant que chaque message que vous envoyez correspond à une nouvelle notification et à une distraction potentielle, vous devez éviter d'envoyer des messages décousus pour limiter le nombre de notifications à vos collègues recevoir.
Au lieu de cela, envoyez un message consolidé contenant toutes les informations dont vous avez besoin pour communiquer. De cette façon, vos collègues peuvent scanner rapidement le message et ne seront pas interrompus plusieurs fois. Par exemple, vous pouvez utiliser le format suivant :
Bonjour, je recherche des informations sur le projet XYZ. Avez-vous des mises à jour? Merci.
Plutôt que de séparer chaque élément d'information dans un message distinct.
6. Gardez les petites conversations au minimum
Les conversations sur les refroidisseurs d'eau ont leur place dans les lieux de travail éloignés. En fait, ils peuvent aider à établir des relations et à favoriser un sentiment d'appartenance chez les employés.
Cependant, il devrait y avoir canaux spécifiques pour les conversations informelles et socialiser afin de ne pas perturber vos collègues lorsque vous essayez de vous concentrer sur leur travail. De cette façon, ils peuvent choisir de rejoindre la conversation quand ils le souhaitent et n'auront pas l'impression de devoir répondre immédiatement.
Ainsi, lorsque vous envoyez des messages directs à vos collègues distants, en particulier pendant les heures de travail, essayez de réduire au minimum les bavardages pour respecter leur temps et leur concentration.
7. Accuser réception des messages
Lorsque vous recevez un message, il est recommandé de faire savoir à l'expéditeur que vous avez vu son message, même si vous ne pouvez pas répondre immédiatement. De cette façon, ils n'auront pas l'impression que vous les ignorez et pourront se concentrer sur d'autres tâches en attendant une réponse. De plus, cela vous évite des messages de suivi potentiellement gênants.
Si vous êtes occupé lorsque vous recevez un message qui nécessite une réponse, vous pouvez le dire à l'expéditeur en disant quelque chose comme: « Merci de me l'avoir fait savoir. Je reviendrai vers toi." Si le message n'a pas besoin de réponse, vous pouvez taper "Merci" ou réagir avec un emoji.
Adoptez ces conseils pour des communications plus productives au travail
Faire des efforts pour développer de meilleures habitudes de communication est essentiel pour toute équipe distante. L'adoption des conseils ci-dessus peut encourager une collaboration plus productive et efficace avec vos collègues, quel que soit leur emplacement.