Microsoft Outlook est l'une des meilleures plateformes de messagerie. Il possède de nombreuses fonctionnalités puissantes qui vous permettent de contrôler votre vie de messagerie. L'un d'eux est le partage d'un calendrier. Suivez ce guide pour maîtriser le partage d'un calendrier sur les trois plates-formes Outlook.

Pourquoi vous devriez partager votre calendrier dans Outlook

Si vous avez l'habitude de travailler dans un environnement de bureau ou si vous faites partie d'une grande équipe, vous savez que la collaboration est la clé du succès. La création et le respect d'un calendrier permettent à votre équipe de rester sur la bonne voie et de savoir ce que l'autre personne fait à un jour et à une heure spécifiques.

Heureusement, vous pouvez le faire rapidement en utilisant la fonction de partage de calendrier d'Outlook. Il vous permet de suivre les horaires des équipes qui maintiennent les tâches organisées. Lorsque vous partagez votre calendrier, vous pouvez choisir le niveau d'accès que vous souhaitez accorder à des personnes spécifiques. Par exemple, vous pouvez autoriser votre patron à modifier votre calendrier mais autoriser uniquement vos collègues à le consulter.

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Le partage de votre calendrier vous permet d'informer les autres de votre emploi du temps en quelques clics, surtout si vous avez un liste de distribution dans Outlook d'installation. La création d'environnements de travail dans Outlook rend la planification des réunions et le suivi de votre équipe beaucoup plus faciles à gérer. C'est aussi un excellent moyen d'organiser votre emploi du temps social avec des amis.

Partager des calendriers dans Outlook est beaucoup plus simple que certains Alternatives à Outlook.

Comment partager un calendrier sur Outlook pour ordinateur

Microsoft a publié plusieurs versions d'Office sur Windows au fil des ans. Cela signifie que chaque version d'Outlook présente quelques différences par rapport à l'autre. Bien que le fonctionnement soit à peu près le même dans toutes les versions, il existe quelques différences visuelles. Nous utilisons Outlook 2019 pour cet exemple.

Voici les étapes à suivre pour partager votre calendrier dans la version de bureau d'Outlook :

  1. Ouvrez Outlook pour ordinateur et connectez-vous à votre compte.
  2. En bas à gauche de l'écran, cliquez sur le Calendrier icône. Cela vous amènera à la section calendrier d'Outlook.
  3. Apportez les modifications nécessaires à votre calendrier.
  4. Cliquer sur Maison dans la barre du haut et dirigez-vous vers le Partager section. Ici, vous pouvez choisir la méthode de partage de votre calendrier. Pour cet exemple, nous utiliserons le E-mail option. Cliquer sur Calendrier des e-mails, et cela ouvrira une nouvelle fenêtre.
  5. Cliquer sur Plage de dates et choisissez les dates que vous souhaitez partager avec votre destinataire.
  6. Maintenant, cliquez sur le détail languette. Cela vous permettra de spécifier combien vous souhaitez partager avec votre destinataire. Vous pouvez choisir parmi des options telles que Disponibilité uniquement, Limitée et Détails complets.
  7. Cliquer sur D'ACCORD après avoir sélectionné les options nécessaires. Cela enregistrera votre calendrier dans un fichier .ics.
  8. Le fichier de calendrier sera joint à l'e-mail dans le Écrire un email filtrer. Ici, n'hésitez pas à taper un message comme vous le feriez normalement.
  9. Dans le À.. zone de texte, tapez l'e-mail du destinataire.
  10. Cliquer sur Envoyer pour envoyer le courriel.

Les calendriers partagés sont partagés au format ICS ou HTML, ce qui signifie que vos destinataires ne pourront pas modifier facilement le calendrier.

Noter: pour partager des calendriers dans Outlook Office 2021, vous devez cliquer avec le bouton droit sur le calendrier que vous souhaitez partager et cliquer pour accéder au menu de partage à la place.

Partager un calendrier sur Outlook Desktop pour macOS

Vous devez suivre des étapes légèrement différentes pour partager un calendrier Outlook sur macOS :

  1. Sélectionnez l'icône Calendrier dans le volet inférieur gauche
  2. Choisissez le calendrier à partager
  3. Cliquez sur Onglet Organiser > Autorisations du calendrier.
  4. Dans le menu contextuel, cliquez sur Ajouter un utilisateur.
  5. Recherchez la personne dans la barre de recherche et cliquez sur Ajouter.
  6. Sélectionnez les autorisations pour l'utilisateur dans le Propriétés du calendrier boîte.

Comment partager un calendrier sur l'application Web Outlook

Vous pouvez utiliser la version Web d'Outlook sur n'importe quoi avec un navigateur Web moderne. Ces étapes fonctionneront sur Windows, Linux, macOS, les tablettes et les mobiles. Cependant, certaines différences existent lorsque l'on compare les Web vers la version de bureau d'Outlook.

Pour partager votre calendrier sur la version Web d'Outlook, rendez-vous sur outlook.live.com et connectez-vous à votre compte. Cela ouvrira l'écran principal. Ensuite, voici les étapes à suivre :

  1. Clique sur le Calendrier icône sur le côté gauche de l'écran. Cela ouvrira la page Web Outlook en mode calendrier.
  2. Apportez les modifications nécessaires à votre calendrier.
  3. Sur l'écran principal de votre calendrier, cliquez sur Partager vers le coin supérieur droit de l'écran. Cela ouvrira une fenêtre plus petite au milieu de l'écran.
  4. Si vous avez déjà enregistré le destinataire en tant que contact, saisissez son nom. Sinon, entrez son adresse e-mail dans la zone de texte.
  5. Cliquez sur la première case à côté de l'e-mail du destinataire pour sélectionner ses autorisations. Soit l'utilisateur ne peut voir que le contenu du calendrier, soit il peut également le modifier.
  6. Cliquer sur Partager.

Le nom du destinataire descendra dans la liste des personnes avec lesquelles vous avez partagé le calendrier. Vous pouvez également ajouter plusieurs personnes à cette liste. Lorsque vous leur accordez des autorisations, vous pouvez attribuer différents niveaux d'autorisations à différentes personnes. Ainsi, une personne ne peut que consulter le calendrier tandis que l'autre peut le modifier. Cela en fait une excellente fonctionnalité pour la collaboration.

Vous pouvez également supprimer des personnes de la liste. Pour faire ça:

  1. Dirigez-vous vers le Partage et autorisations menu en cliquant sur Partager dans le Calendrier section d'Outlook.
  2. Trouvez le contact que vous souhaitez supprimer de votre calendrier et cliquez sur le Poubelle symbole à droite de leur nom.

Comment partager un calendrier sur Outlook Mobile App

Outlook pour mobile ne vous permet pas d'avoir autant de contrôle sur le partage de votre calendrier que sur la version de bureau ou Web. Cependant, vous pouvez toujours partager des événements spécifiques avec vos contacts. Voici les étapes à suivre :

  1. Sur l'écran principal de l'application Outlook, cliquez sur Calendrier dans le coin inférieur droit de l'écran.
  2. Sur l'écran du calendrier, cliquez sur le bleu plus (+) icône. Cela vous amènera à un nouvel écran qui vous permet de créer un événement.
  3. Entrer le Titre de l'événement en premier.
  4. Entrez l'e-mail du destinataire dans le champ Personnes zone de texte.
  5. Met le Date, Temps, et d'autres paramètres.
  6. Clique sur le Cocher icône en haut à droite pour enregistrer les modifications.

Comment annuler la publication d'un calendrier dans Outlook

Dans le Calendrier afficher sur votre client Outlook :

  1. Sélectionnez le Réglages puis cliquez sur Afficher tous les paramètres Outlook.
  2. Dirigez-vous vers le Calendrier section et cliquez sur Calendriers partagés.
  3. En dessous de Publier un calendrier, cliquer sur Annuler la publication. Cela supprimera l'accès du destinataire avec lequel vous avez partagé le calendrier.

En savoir plus sur Outlook

Vous savez maintenant comment partager un calendrier sur chaque version d'Outlook, mais il s'agit d'une suite de messagerie puissante, et il reste encore beaucoup à apprendre avant de vous considérer comme un utilisateur professionnel. Continuez à vous entraîner et vous collaborerez mieux que jamais par e-mail.