Bien que les applications de productivité soient conçues pour vous permettre de travailler plus efficacement, il semble parfois qu'elles fassent le contraire. C'est parce que c'est une chose d'avoir à votre disposition des outils de productivité exceptionnels. Mais c'est une autre chose de les utiliser d'une manière qui vous rend plus productif.
Tout dépend de la façon dont vous les utilisez. Cet article couvre des conseils pour vous aider à maximiser vos outils de productivité.
La première étape pour utiliser plus efficacement vos outils de productivité consiste à réaliser qu'ils ne peuvent pas faire grand-chose de manière autonome. Bien que presque toutes les applications de productivité sur le marché s'engagent à vous "rendre" la vie plus facile, la vérité est qu'elles ne peuvent pas faire grand-chose. Certains peuvent se vanter de fonctionnalités et de capacités uniques avec le potentiel de vous aider à faire plus en moins de temps, mais ce ne sont finalement que des catalyseurs.
Pour maximiser les avantages de vos outils de productivité, vous devez être clair sur vos buts et objectifs et disposer des compétences et des systèmes pour les soutenir. Ceci est similaire à un photographe ayant le meilleur appareil photo et le plus riche en fonctionnalités, mais toujours incapable de prendre de superbes photos. Le savoir et réduire vos attentes quant à ce que vos outils de productivité peuvent vous aider à réaliser est un excellent point de départ.
Vous avez besoin de systèmes et de processus qui prennent en charge vos outils de productivité pour les utiliser efficacement. Voici les des piliers de productivité qui maintiennent tout ensemble et vous permettent de tirer le meilleur parti de vos applications. Sans eux, vous poursuivrez constamment la dernière application de productivité promettant le monde, mais vous n'irez jamais vraiment nulle part.
Par exemple, écrire toutes vos tâches dans une application de liste de tâches est inutile si vous n'avez pas de système pour les aborder. L'une des raisons en est que chaque tâche a un niveau d'urgence et d'importance différent, et que vous ne disposez que d'une quantité limitée de temps et d'énergie chaque jour. Donc, dans ce cas, vous aurez besoin d'un système de priorisation, comme la matrice d'Eisenhower, pour vous aider à déterminer les tâches à accomplir en premier et vous assurer que vous progressez sur les choses qui comptent le plus.
Dans d'autres cas, vous pourriez avoir besoin d'un système qui vous aide à rester concentré et à limiter les distractions ou les changements de contexte. Le groupement de tâches est un système de productivité approprié cela peut aider à cela. Cela implique de regrouper des tâches similaires et de travailler dessus les unes après les autres pour minimiser les distractions et maximiser votre concentration.
Dans l'ensemble, l'objectif est de trouver ou de mettre en place des systèmes qui prennent en charge vos outils de productivité et vous aident à atteindre les résultats souhaités.
Avec la vaste gamme d'outils de productivité disponibles à portée de main, il peut être difficile pour choisir la bonne pour le travail ou tentant d'utiliser plusieurs options simultanément pour le même tâche. Mais le plus souvent, l'utilisation de divers outils de productivité pour la même chose peut prêter à confusion et vous rendre moins productif. Il est donc essentiel que vous sélectionniez avec soin le bon outil de productivité, celui qui fonctionnera le mieux pour vous en fonction de vos besoins, de vos objectifs et de votre situation.
Pour ce faire, commencez par évaluer vos besoins et la tâche spécifique que vous essayez d'accomplir. À partir de là, recherchez, comparez différentes options et essayez-les (si possible) pour voir celle qui vous convient le mieux. Vous devrez peut-être expérimenter quelques outils avant de trouver l'ajustement parfait, mais cela en vaudra la peine à la fin.
Une fois que vous avez trouvé le bon outil, évitez la tentation de rechercher constamment la dernière application avec de nouvelles fonctionnalités brillantes. Il y a de fortes chances que vous n'ayez pas besoin d'ajouter d'autres outils de productivité pour la même tâche, car celui que vous avez répond déjà à tous vos besoins. Ainsi, vous pouvez vous en tenir à vos outils actuels et vous concentrer sur leur utilisation plus efficace.
Maintenant, vous devez apprendre les tenants et les aboutissants de votre boîte à outils de productivité actuelle. Ceci est essentiel si vous voulez en tirer le meilleur parti et atteindre les résultats souhaités. De plus, comme leur but ultime est de gagner du temps, connaître tous les coins et recoins de vos outils vous aidera à les utiliser plus efficacement et à en faire plus en moins de temps.
Par exemple, si vous êtes un Utilisateur Slack, l'apprentissage de ses fonctionnalités les plus avancées facilitera votre flux de travail, gagnez du temps et rendez la communication avec votre équipe plus efficace. De plus, vous pouvez également optimiser votre espace de travail Slack en ajoutant des intégrations.
Il en va de même pour les utilisateurs de Gmail. Apprendre le plus raccourcis clavier utiles vous aidera à parcourir votre boîte de réception plus rapidement, ce qui vous fera gagner du temps pour d'autres tâches essentielles. De manière générale, prendre le temps d'apprendre à utiliser plus efficacement vos outils sera payant à long terme en boostant votre productivité.
Nous avons déjà établi que, dans la plupart des cas, vous n'aurez pas besoin de plusieurs applications pour la même tâche. Cependant, dans un lieu de travail typique, vous aurez besoin de différentes solutions pour la communication, la gestion des tâches, le stockage en nuage, etc. Cela signifie que vous perdrez un temps précieux à basculer constamment entre les applications et que vous risquez de perdre des informations importantes.
Pour éviter cela, vous devez intégrer vos outils de productivité pour les faire fonctionner ensemble de manière transparente. Heureusement, les outils de productivité les plus populaires offrent une intégration avec une vaste gamme d'applications, ce qui vous permet de connecter facilement celles que vous utilisez et de rationaliser votre flux de travail. Vous pouvez aussi utiliser Intégrations Zapier pour automatiser votre flux de travail de gestion des tâches.
Alternativement, lorsque vous recherchez les bons outils pour vos besoins, vous pouvez choisir une suite d'espaces de travail qui comprend tout ce dont vous avez besoin en un seul endroit. Par exemple, Notion est un espace de travail tout-en-un qui combine plusieurs fonctionnalités, y compris la gestion des tâches, la prise de notes et la collaboration documentaire sur la même plate-forme.
6. Personnalisez vos notifications
Enfin, mais tout aussi important, vous devez gérer soigneusement vos notifications pour éviter les distractions et vous concentrer sur votre travail. Par défaut, la plupart des applications sont configurées pour envoyer des notifications pour tout, ce qui peut rapidement devenir écrasant et rendre la concentration difficile.
Tout d'abord, déterminez quelles notifications sont essentielles pour vous et à quelle fréquence vous souhaitez les recevoir. Ensuite, vous pouvez accéder aux paramètres de votre application et ajuster vos préférences de notification en fonction de vos besoins. D'autres fois, lorsque vous travaillez sur une tâche fastidieuse nécessitant une concentration approfondie, vous pouvez désactiver toutes les notifications pour rester concentré.
Les outils de productivité peuvent vous aider à accomplir plus en moins de temps, mais uniquement si vous les utilisez correctement. Avec autant d'options disponibles sur le marché, il est facile de se laisser prendre au syndrome de la nouvelle application brillante et de perdre de vue vos besoins et vos objectifs.
La clé est d'être stratégique concernant votre boîte à outils de productivité et d'utiliser uniquement les outils qui répondent à vos besoins spécifiques. Les conseils que nous avons partagés ci-dessus vous aideront à le faire et à faire passer votre productivité au niveau supérieur.
