La méthode typique de gestion manuelle des contrats consiste à signer un morceau de papier et à le ranger dans un classeur. Le processus manuel est lent et moins efficace dans la surveillance et le suivi des employés distants.
Le travail à distance devenant la nouvelle « norme » pour de nombreuses entreprises, il n'a jamais été aussi important de garantir le bon déroulement des contrats et des processus de gestion.
La bonne chose est que vous pouvez utiliser un logiciel de gestion des contrats pour automatiser l'ensemble du cycle de vie du contrat, de la création à la négociation, la signature et le renouvellement. Les avantages d'un logiciel de gestion de contrats sont nombreux. Voici les six premiers.
1. Améliore la confidentialité et la sécurité
L'un des défis de la gestion manuelle des contrats est qu'elle dépend fortement du papier. Le problème avec les documents physiques est qu'ils sont plus susceptibles d'être endommagés et perdus. Alors que le travail à distance présente des risques de violation de données, de fuites et de piratage, un logiciel de gestion des contrats élimine ces risques en vous permettant de sauvegarder tous vos documents.
Le logiciel de gestion des contrats vous permet de stocker des documents dans le cloud, ce qui réduit les risques qu'ils soient perdus ou endommagés. Le logiciel protège également les informations contractuelles sensibles contre tout accès non autorisé. L'outil de gestion comprend des contrats et des accords avec différents niveaux d'accès, vous permettant de dicter qui peut accéder, modifier et partager des documents particuliers.
Par exemple, les administrateurs système peuvent configurer des règles basées sur les autorisations, décider qui peut accéder à quoi informations, qu'ils soient physiquement situés au bureau ou qu'ils travaillent à distance n'importe où dans le monde. De plus, certains programmes protègent les documents en utilisant authentification à deux facteurs et les dernières technologies de cryptage.
2. Gain de temps
La gestion manuelle des contrats est un processus lent et chronophage. Cela implique souvent des conversations en face à face, la signature de copies papier, des échanges de courrier, la numérisation et le téléchargement des documents à partager. De plus, vous devrez répéter l'ensemble du processus chaque fois que vous modifierez le contrat.
Avec un logiciel de gestion des contrats, il y a peu de temps d'attente pour obtenir des contrats partout dans le monde. Des logiciels comme Option standard de Zapendo vous permet de tirer parti de sa signature électronique pour économiser des heures sur les contrats et accords.
Pour certaines entreprises, les retards commencent lors de la création du contrat. Dans ce cas, certains logiciels utilisent des modèles pré-approuvés pour lancer le brouillon, ainsi que des termes et clauses standardisés pour des cas d'utilisation spécifiques.
Les travailleurs à distance qui n'ont pas accès aux documents contractuels ont tendance à demander des réponses aux questions auxquelles le contrat répond. Cela peut rendre difficile pour l'équipe interne de garder le contrôle sur sa charge de travail.
Le logiciel de gestion des contrats stocke toutes les versions d'un contrat dans un format organisé. De cette façon, les télétravailleurs peuvent accéder à la dernière version et trouver des réponses à leurs questions. Les processus chronophages pouvant être automatisés incluent les approbations, les renouvellements et les actions de gestion des contrats non planifiées.
3. Simplifie le partage et la collaboration
Les entreprises dans un environnement de travail à distance peuvent consulter et collaborer avec les membres de l'équipe travaillant à domicile ou travaillant en déplacement tout en voyageant.
Le logiciel de gestion des contrats basé sur le cloud donne aux utilisateurs autorisés un accès en temps réel aux informations dont ils ont besoin. Il vous permet de vous connecter, d'obtenir un contrat et de collaborer avec des collègues de n'importe où dans le monde.
Le logiciel dispose également d'outils de collaboration et de communication tels que les commentaires et la discussion de documents, ce qui facilite la négociation et la mise à jour des conditions en temps réel. Ces outils permettent aux équipes distantes de saisir des données, contribuant ainsi à créer une main-d'œuvre autonome dans un environnement contrôlé.
4. Réduit les risques et améliore la conformité
Des problèmes tels que des conditions non approuvées et des obligations manquées peuvent mettre une organisation en danger. Heureusement, les logiciels de gestion des contrats peuvent aider à réduire les risques en utilisant des clauses pré-approuvées et des outils d'audit des contrats.
À l'aide d'un logiciel de gestion des contrats, l'équipe de gestion peut vérifier que les résultats de chaque contrat répondent aux attentes et que les employés distants respectent le contrat avec les outils d'audit.
Le logiciel vous permet de suivre et d'auditer chaque étape d'un jalon de contrat de n'importe où, vous permettant de tenir tous les employés, y compris les travailleurs à distance, responsables de leurs actions. Cela permet d'améliorer l'efficacité tout en protégeant votre entreprise contre la non-conformité.
L'outil comprend également des pistes d'audit qui vous permettent de visualiser l'historique complet du contrat en quelques clics. Les utilisateurs autorisés peuvent voir à quelle étape se trouve un accord et son statut (actif, en attente, expiré, etc.), améliorant ainsi la responsabilité et la conformité.
Vous pouvez également utiliser le logiciel pour analyser la santé de vos relations d'affaires. Le logiciel de gestion des contrats comprend des rapports qui vous aident à évaluer le niveau de conformité des tiers aux politiques et réglementations.
Une meilleure communication avec les employés et l'accès aux politiques internes à l'échelle de l'entreprise créent un sentiment d'inclusion, permettant une plus grande conformité. Cela est particulièrement vrai pour les employés qui travaillent à domicile.
5. Automatise les alertes pour les dates clés et les livrables
Travailler avec des équipes distantes augmente les risques de manquer des délais et des opportunités. Heureusement, le logiciel de gestion des contrats peut capturer les dates et les livrables clés du contrat et envoyer des notifications à la partie responsable.
Le logiciel de gestion des contrats est l'un des meilleurs des outils pour rationaliser les processus de travail à distance. Par exemple, vous pouvez configurer l'outil de notifications du logiciel pour alerter les gestionnaires des contrats qui doivent être annulés ou renouvelés, en protégeant vos intérêts financiers.
Les télétravailleurs peuvent être avertis et commencer à travailler sur les affectations plus tôt, ce qui vous donne plus de contrôle sur les projets. Vous pouvez également envoyer des notifications à tous les employés distants concernant les modifications de politique ou la nécessité d'une révision de politique.
Les notifications de déclenchement sont une fonctionnalité cruciale des logiciels de gestion des contacts et peuvent vous alerter lorsqu'une partie importante d'un contrat a été signée. De plus, certains logiciels vous permettent de définir des alarmes récurrentes automatiques qui ne se réinitialisent que lorsque l'équipe affectée prend l'action attendue.
6. Centralise les données pour une visibilité accrue
Un problème courant avec l'utilisation de la gestion manuelle des contrats est de trouver un contrat égaré. Avec le logiciel de gestion des contrats, vous n'avez pas à vous fier à des armoires désordonnées qui rendent difficile la recherche rapide de documents cruciaux.
Le CMS basé sur le cloud résout les problèmes en fournissant un référentiel central consultable. Le hub de documents centralisé comprend des outils de recherche et de filtrage pour garantir que les membres de l'équipe, y compris les travailleurs à distance, accèdent aux informations critiques à tout moment et en tout lieu.
Le stockage de tous les documents dans un référentiel virtuel centralisé augmente la visibilité des contrats. Il vous permet également de contrôler l'accès aux documents contractuels et crée une source unique de vérité. Certaines entreprises permettent aux membres de l'équipe de voir les obligations en cours, les livrables, les projets à venir et les dates de renouvellement, ainsi que les dépenses contractuelles.
Rationalisez les processus et les flux de travail avec un logiciel de gestion des contrats
La gestion des contrats à distance n'est pas l'une des tâches les plus glamour d'une organisation. La surveillance et le suivi des employés distants sont encore plus difficiles lors de la gestion manuelle des contrats.
Les techniques manuelles et sur papier rendent le processus de gestion des contrats plus lent et moins efficace. Mais avec un logiciel de gestion des contrats fiable, les entreprises peuvent facilement gérer les contrats, même lorsqu'elles travaillent avec des équipes distantes.
