Si de nombreuses personnes travaillent ensemble sur une feuille de calcul de projet partagée, vous devez configurer une sorte de flux de travail ou de contrôles de processus pour faire avancer les choses facilement. De cette façon, vous ne perdrez pas de vue ce qui a été fait et ce qui doit être fait ensuite, cela aidera tout le monde à rester sur la même longueur d'onde.
Ici, nous parlons de ces conseils essentiels et des meilleures pratiques que vous devez suivre lorsque vous collaborez avec d'autres utilisateurs dans Excel ou Google Sheets ou similaire.
1. Documenter les changements et mises à jour clés
Lorsque vous collaborez sur des feuilles de calcul, il est important de garder une trace de ce qui a changé. Vous pourriez finir par écraser le travail de quelqu'un d'autre si vous ne faites pas attention.
Essayez d'ajouter des commentaires ou des notes pour enregistrer les modifications, telles que les raisons de la mise à jour de l'élément, les noms des éditeurs effectuant les modifications, et pourquoi ou comment ils l'ont fait. Vous pouvez facilement le faire en utilisant le
Mettre en surbrillance les modifications fonctionnalité dans un classeur partagé. Pour activer cette fonctionnalité, suivez les étapes décrites ci-dessous :- Aller à Fichier > Options > Barre d'outils d'accès rapide. Pour macOS, accédez à Excel > Préférences… > Ruban et barre d'outils > Barre d'outils d'accès rapide.
- Dans les options du menu déroulant, choisissez Toutes les commandes.
- Sélectionner Mettre en surbrillance les modifications et choisissez si vous souhaitez ajouter la barre d'outils d'accès rapide au-dessus du ruban ou en dessous. Cliquez sur D'accord.
- Une fois cela fait, appuyez sur les filtres déroulants dans le Barre d'outils d'accès rapide > Afficher les étiquettes de commande. Vous pouvez personnaliser la façon dont vous souhaitez mettre en évidence les modifications dans votre feuille de calcul en choisissant parmi les options de la liste déroulante.
Vous pouvez également attribuer un code couleur aux éléments ou aux onglets de votre feuille de calcul partagée afin de voir facilement les modifications en un coup d'œil.
2. Saisir correctement les données source
Il est facile de faire des erreurs lors de la saisie des données brutes dans vos feuilles de calcul. Le problème est que si vous ne le faites pas correctement, cela peut complètement fausser vos résultats et vous conduire dans la mauvaise direction.
Heureusement, il existe quelques pointeurs rapides pour vous assurer que vous saisissez correctement la source ou les données brutes dans vos fichiers Excel.
- Vos données doivent être claires et précises. Essayez d'éviter les abréviations si elles ne sont pas absolument nécessaires et assurez-vous que tous les formats de nombres ou de dates sont clairs et cohérents dans votre ou vos feuilles de calcul.
- Assurez-vous d'inclure un titre en haut de chaque colonne/ligne, afin que les autres utilisateurs puissent mieux interpréter les tableaux.
- Utilisez des formules pertinentes (et correctes), chaque fois que nécessaire.
3. Utiliser les contrôles de feuille de calcul
En utilisant des contrôles de feuille de calcul, vous pouvez réduire le risque d'erreurs dans la saisie des données. Voici quelques outils que vous pourriez utiliser :
La validation des données: A l'aide d'un outil tel que la validation des données vous permet de collecter les entrées de plusieurs utilisateurs dans le format approprié. Il garantit également l'uniformité de la saisie des données et évite les erreurs de l'utilisateur par inadvertance. Si vous saisissez des données appartenant à un ensemble de valeurs connu, comme "Oui", "Non" ou "Impossible de déterminer", vous pouvez créer une liste déroulante avec ces options pour permettre aux autres utilisateurs de choisir parmi une liste prédéfinie de options.
Vue feuille : La Fonction d'affichage de la feuille est une autre fonctionnalité utile qui permet aux utilisateurs de feuilles de calcul de créer des vues personnalisées de leur classeur et définir leurs propres filtres pour afficher les informations, sans être affectés par les modifications apportées à la feuille de calcul par d'autres utilisateurs.
4. Utiliser des tableaux et des graphiques
Avouons-le: les feuilles de calcul sont assez écrasantes au début, surtout si vous n'êtes pas habitué à travailler avec de gros volumes de données. C'est pourquoi nous vous recommandons d'utiliser des tableaux, des diagrammes ou des graphiques pour configurer vos données de manière intuitive.
Alors que les tableaux vous aident à organiser et à trier vos informations, l'utilisation d'un tableau ou d'un graphique peut aider à la représentation visuelle. Il est ainsi plus facile de tracer des tendances ou d'afficher des comparaisons entre différents groupes de variables au fil du temps afin que vous puissiez repérer les relations et les tendances importantes dans vos valeurs de données.
5. Mettez en surbrillance les valeurs importantes avec des couleurs et une mise en forme
En ajoutant de la couleur à votre texte et à vos en-têtes, vous pouvez organiser vos données de manière plus lisible.
De cette manière, vous pouvez vous concentrer sur des aspects spécifiques des données sans être submergé par toutes les informations à la fois. Vous pouvez également utiliser des outils tels que mise en forme conditionnelle, qui vous permet de mettre en surbrillance des cellules spécifiques en fonction de critères tels que le fait qu'elles se situent dans une certaine plage de valeurs.
La fonction "Freeze Panes" est particulièrement utile si vous avez besoin de garder une trace de certaines zones tout en faisant défiler une longue feuille de calcul. Voici comment procéder :
- Sélectionnez la ligne ou la colonne active.
- Allez à la Voir onglet du ruban et sélectionnez Figer les volets.
- Dans le menu déroulant, sélectionnez si vous souhaitez figer des colonnes ou des lignes.
À l'aide de la fonction Lien hypertexte, vous pouvez lier un texte d'ancrage à des fichiers, des pages Web ou des feuilles de calcul.
- Pour ce faire, sélectionnez une cellule de votre feuille de calcul contenant du texte.
- Allez à la Insérer onglet sur le ruban.
- À droite du ruban, appuyez sur Lien et choisissez les options dans le menu de gauche. Vous pouvez choisir de créer un lien vers des fichiers dans votre stockage local, ou un lien Web, ou vers d'autres sources.
Cela aide les membres de votre équipe à trouver facilement des références ou des fichiers source. Par exemple, si la page Web de votre entreprise répertorie les produits et services, vous pouvez facilement créer un lien hypertexte dans une cellule qui amène les membres de l'équipe directement à la page lorsqu'ils cliquent dessus.
Souvent, il peut être difficile de savoir sur quoi travaillent vos collègues. Cependant, les outils de feuille de calcul tels que Google Sheets permettent à plusieurs éditeurs de collaborer facilement sur des documents en temps réel. Vous pouvez ouvrir la barre latérale de chat en appuyant sur la bulle d'icône de chat à côté de la liste des utilisateurs actifs.
Il s'agit d'une fonctionnalité pratique: vous pouvez discuter de tous les problèmes que vous avez pu rencontrer en travaillant sur des fichiers partagés. Il vous permet également de communiquer rapidement les uns avec les autres si vous avez besoin d'aide ou d'assistance pour quelque chose de spécifique dans leur document.
9. Fournir aux collaborateurs un accès en modification/affichage
L'une des premières étapes de la collaboration sur des feuilles de calcul partagées consiste à s'assurer que les membres de l'équipe disposent d'un accès en modification/affichage (lecture seule). Vous devrez vous assurer que vous avez activé le partage en premier lieu.
Deuxièmement, ajoutez des collaborateurs à vos classeurs individuels selon vos besoins et donnez-leur un accès en lecture seule ou en modification selon vos besoins. Assurez-vous que tout le monde a accès aux versions compatibles du fichier, afin qu'ils n'aient aucun problème de synchronisation ou d'enregistrement pendant leur travail.
Collaboration plus intelligente avec des feuilles de calcul faciles à lire
En fin de compte, tout est une question de communication. Lorsque vous travaillez sur un projet partagé avec un groupe de personnes, il est important de s'assurer que la communication de votre équipe se passe aussi bien que possible.
Ces conseils ci-dessus devraient vous aider à rendre vos feuilles de calcul plus conviviales et plus faciles à lire, afin que le partage et l'interprétation des informations soient toujours faciles.