La plupart des gens utilisent un tableur pour collecter des données ou présenter des informations à l'aide de tableaux et de graphiques. Cependant, lorsque vous sortez des sentiers battus, Google Sheets a plusieurs utilisations. L'une des utilisations alternatives les plus pratiques consiste à créer un calendrier.
Et, vous n'avez même pas besoin de repartir de zéro. La bibliothèque de modèles contient une feuille prédéfinie prête à l'emploi. Poursuivez votre lecture pendant que nous détaillons comment vous pouvez créer et formater correctement un horaire et pourquoi vous devriez envisager d'utiliser des feuilles pour votre planification.
Comment créer un calendrier dans Google Sheets
Bien que vous puissiez créer un calendrier à partir de zéro dans Google Sheets, nous vous recommandons d'utiliser un modèle, surtout si vous êtes pressé et n'avez pas besoin de beaucoup de personnalisation.
Vous pouvez utiliser la galerie de modèles dans Google Sheets pour trouver une feuille prédéfinie. Pour commencer, vous devez vous diriger vers Google Sheets et créer un compte. Si vous avez déjà un compte Google, vous pouvez l'utiliser pour vous connecter. Voici les étapes à suivre pour créer un planning à l'aide de la galerie de modèles dans Google Sheets :
- Accédez à la page principale de Google Sheets.
- Cliquer sur Galerie de modèles sous la barre de recherche. Cela ouvrira une nouvelle page contenant plusieurs modèles parmi lesquels choisir.
- Nous utiliserons le Programme modèle pour ce tutoriel, alors cliquez sur celui-là. Cela ouvrira une nouvelle feuille de calcul avec le modèle déjà appliqué.
Le modèle Google Sheets a déjà les lignes et les colonnes configurées de sorte qu'il y ait des divisions horaires tout au long de la journée. Vous pouvez définir le premier jour de la semaine dans la cellule C2. La date est spécifiée automatiquement dans la 3ème ligne en fonction de l'entrée dans la cellule C2. La 4e ligne contient une formule qui transforme automatiquement la date en jour de la semaine.
Au bas de l'horaire se trouve une section de notes où vous pouvez laisser des messages à l'équipe. Il y a aussi une section de tâches sur le côté droit où vous pouvez assigner des tâches spécifiques à votre équipe.
Utilisation de la mise en forme conditionnelle dans votre emploi du temps
Vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle dans la feuille de calcul pour rechercher un mot spécifique dans la feuille de calcul. Une action spécifiée sera entreprise si cette condition est remplie.
Pour la démonstration, ajoutons une mise en forme conditionnelle pour vérifier si le mot "réunion" existe dans la cellule. Si c'est le cas, la cellule devrait devenir rouge. Voici les étapes que vous devez suivre pour ce faire :
- Sélectionnez la zone de votre feuille de calcul où vous souhaitez appliquer la mise en forme conditionnelle.
- Cliquer sur Format dans la barre d'outils principale de l'écran.
- Là, cliquez sur Mise en forme conditionnelle. Cela ouvrira une barre latérale sur le côté droit de l'écran.
- La plage sera automatiquement ajoutée si vous la sélectionnez à la première étape. Si vous ne l'avez pas fait, écrivez la plage dans le Appliquer à la gamme zone de texte.
- Dans le Formater les cellules si section, vous pouvez sélectionner les règles de formatage. Nous avons choisi le Le texte contient option et ajouté le mot-clé "réunion".
- Choisissez maintenant les effets à appliquer au contenu de la cellule. Dans ce cas, nous avons choisi la couleur rouge à appliquer à la cellule.
- Cliquer sur Fait pour enregistrer les modifications.
Comme vous pouvez le voir, l'effet est ajouté à toute cellule contenant le mot-clé spécifié. Cela peut être particulièrement utile lorsque vous souhaitez coder en couleur les tâches à venir telles que les réunions et les échéances. Vous pouvez également ajouter plusieurs règles, ce qui signifie que vous pouvez avoir un calendrier entièrement codé par couleur.
Cela signifie que vous n'aurez pas à coder manuellement chaque cellule chaque fois qu'une modification est apportée à votre emploi du temps.
Avantages et inconvénients de la création d'une nomenclature dans Sheets
Bien qu'il y ait plusieurs avantages à créer un horaire de travail productif avec Google Sheets, c'est loin d'être parfait. Discutons des avantages et des inconvénients de la création d'un calendrier avec Google Sheets :
Avantage: utilisation gratuite
Bien qu'il existe plusieurs logiciels de création d'horaires sur le marché, la plupart d'entre eux sont payants. D'autre part, Google Sheets peut être avantageux lors de la création d'un calendrier, car il est gratuit pour les particuliers et les petites entreprises. C'est un moyen simple de sauvegarder votre emploi du temps gratuitement sans faire de sauvegardes manuelles.
Avantage: facile à partager
La meilleure partie de l'utilisation de Google Sheets par rapport à d'autres programmes de tableur est qu'elle vous permet de partager votre feuille de calcul en quelques clics. Vous pouvez également spécifier les autorisations afin que seules quelques personnes sélectionnées puissent apporter des modifications à la feuille de calcul, tandis que les autres ne peuvent que la visualiser. Cela peut être d'une grande aide si vous établir un horaire de travail à distance à partager avec vos collaborateurs.
Inconvénient: aucune notification pour les utilisateurs sans accès en modification
Google Sheets a l'avantage du partage en temps réel, ce qui signifie que les modifications apportées au fichier peuvent être vues en temps réel par les téléspectateurs. Cependant, si vous ne disposez que d'autorisations d'affichage, Sheets ne vous informera pas des modifications apportées à la feuille de calcul.
Seules les personnes disposant d'un accès en modification peuvent activer les notifications par e-mail. Vous pouvez utiliser des modules complémentaires qui envoient des notifications push pour aider à éliminer le problème, mais c'est loin d'être idéal.
Con: Manque d'automatisation
L'utilisation d'un logiciel dédié pour créer votre emploi du temps ne vous obligera pas à entrer chaque détail manuellement. Les autres parties sont automatiquement mises à jour si vous modifiez une partie du programme.
Le logiciel avancé vous avertira également si vous allez trop loin avec les quarts de travail ou si vous faites une erreur potentielle. Si vous êtes un expert, vous pouvez faire de l'automatisation dans Sheets. Cependant, la plupart des gens n'ont pas le temps ni les connaissances techniques avancées pour y parvenir.
Inconvénient: prend plus de temps
Lorsque vous utilisez une feuille de calcul, vous devez saisir la plupart des éléments manuellement ou créer des listes déroulantes. Les logiciels avancés vous permettent d'économiser beaucoup d'édition manuelle car ils comportent des générateurs d'horaires par glisser-déposer. Ils peuvent également envoyer des e-mails automatiques chaque fois que des changements d'horaire se produisent.
Inconvénient: n'a pas de fonctionnalités modernes
Google Sheets manque de fonctionnalités telles que le suivi GPS, l'échange de quarts de travail et la gestion des prises de force. Ces fonctionnalités ne sont pas nécessaires, mais peuvent vous faciliter la vie dans certaines situations.
Planifiez votre vie efficacement
Google Sheets n'est qu'une des nombreuses façons de planifier votre vie et votre travail. Bien qu'il y ait quelques inconvénients, le fait qu'il soit gratuit et simple à utiliser en fait une option viable, en particulier lorsque vous le combinez avec d'autres applications Google Suite comme Google Agenda.
