Rien n'est aussi élégant que d'écrire vos réponses à un sondage en ligne directement dans une feuille de calcul Excel en temps réel. Heureusement, vous pouvez profiter de cette fonctionnalité si vous utilisez Microsoft Forms. Il y a des façons répétitives et dynamiques (automatisées) de contourner cela.
Les méthodes automatisées sont plus pratiques, mais dans cet article, vous verrez comment procéder.
Comment exporter des réponses Microsoft Forms vers Excel
L'exportation des réponses Microsoft Forms vers Excel vous permet d'obtenir les dernières réponses à votre enquête. Cela implique de télécharger les réponses au sondage sur votre ordinateur sous forme de fichier Excel. Le processus est facile si vous avez créé votre formulaire d'enquête Microsoft déjà:
- Dans Microsoft Forms, accédez à Réponses en haut à droite.
- Cliquez sur Ouvrir dans Excel sur le côté droit de l'écran pour télécharger les réponses actuelles sur votre ordinateur.
- Vous devez répéter ce processus chaque fois que vous souhaitez obtenir une mise à jour de la réponse.
Mais cette méthode n'est pas la meilleure, car vous devrez fréquemment réinventer la roue pour mettre à jour votre feuille de calcul; cela signifie télécharger un nouveau fichier Excel chaque fois que quelqu'un soumet une réponse. Cela peut être épuisant, surtout si de nombreuses personnes répondent en temps réel.
Pour vous faciliter la vie, vous pouvez automatiser le processus avec OneDrive Entreprise et Power Automate, comme décrit dans les sections suivantes.
Comment synchroniser Microsoft Forms avec Excel via OneDrive Entreprise
Vous pouvez mettre à jour votre feuille de calcul Excel de manière dynamique si vous êtes sur un compte Microsoft 365 Business. Pour ce faire, vous allez créer un formulaire d'enquête qui peut écrire des réponses dynamiquement dans Excel directement à partir de OneDrive.
Lorsque vous utilisez OneDrive Entreprise pour créer des formulaires Microsoft pour Excel, il crée une version de feuille de calcul Excel de ce formulaire avec des colonnes portant les attributs de champs de formulaire correspondants.
Pour créer un formulaire Excel qui met à jour automatiquement les réponses Microsoft Forms en temps réel :
- Connectez-vous à votre Centre d'administration Microsoft 365 Entreprise.
- Cliquez sur l'icône de menu carré en haut à gauche et accédez à OneDrive.
- Une fois dans OneDrive, cliquez sur Nouveau en haut à gauche.
- Dans les options, sélectionnez Formulaires pour Excel.
- Nommez votre enquête et cliquez sur Créer.
- OneDrive lancera votre navigateur où vous pourrez créer vos champs de formulaire comme vous le souhaitez.
- Une feuille de calcul Excel portant le nom de votre formulaire apparaîtra dans OneDrive.
- Après avoir créé et partagé votre enquête, ouvrez la feuille de calcul Excel en ligne et vous verrez maintenant de nouvelles données à mesure qu'elles sont mises à jour en temps réel.
- Si vous partagez la feuille de calcul Excel avec les membres de votre équipe, ils recevront également une mise à jour en temps réel des réponses au fur et à mesure que les personnes répondent à votre enquête.
Comment synchroniser les réponses Microsoft Forms avec Excel via Power Automate
Power Automate est un puissant outil d'automatisation des tâches de routine. Fait intéressant, il fournit également un excellent moyen de synchroniser Microsoft Forms avec Excel. C'est la meilleure méthode si vous avez déjà partagé votre formulaire d'enquête.
La méthode Power Automate ne fonctionne qu'avec les formulaires Microsoft créés à l'aide de votre compte Microsoft Business. Et cela implique de créer un flux cloud automatisé dans Power Automate.
Par conséquent, vous devez également être sur un compte Microsoft Business pour utiliser cette fonctionnalité de flux dans Power Automate. Suivez les étapes ci-dessous pour connecter automatiquement Microsoft Forms à Microsoft Excel à l'aide de Power Automate :
Insérer un tableau dans votre classeur Excel en ligne
Votre classeur Excel en ligne doit être au format tableau, car les formulaires n'écrivent que dans les tableaux d'une feuille de calcul Excel.
Si vous avez téléchargé une feuille de calcul Excel à partir des réponses Microsoft Forms, vous pouvez la télécharger sur OneDrive, ignorer cette sous-section et passer directement à la synchronisation de Microsoft Forms avec Excel.
Donc, avant de commencer, créez une nouvelle feuille de calcul Excel dans OneDrive. Assurez-vous d'accéder à OneDrive via votre compte Microsoft Business :
- Cliquez sur Nouveau en haut à gauche de OneDrive.
- Sélectionner Classeur Excel.
- Dans la feuille de calcul Excel ouverte dans le navigateur, cliquez sur Enregistré en haut à gauche. Entrez ensuite un nom préféré dans le champ Nom de fichier champ. Cliquez sur n'importe quel espace vide pour fermer cette boîte modale.
- Créez maintenant vos colonnes et assurez-vous qu'elles correspondent aux champs de votre formulaire d'enquête Microsoft. Par exemple, si vous avez partagé un formulaire qui demande l'e-mail et le sexe, votre classeur Excel aura une colonne d'e-mail et de sexe.
- Mettez les colonnes en surbrillance. Allez ensuite au Insérer onglet sur le ruban et cliquez sur Table.
- Cocher Ma table a des en-têtes cochez et cliquez D'ACCORD.
Synchroniser Microsoft Forms avec Excel à l'aide de Power Automate
- Connectez-vous à votre Automatisation de puissance Compte.
- Cliquez sur Créer dans la barre latérale gauche.
- Sélectionner Flux cloud automatisé.
- Ensuite, cliquez sur Lorsqu'une réponse est soumise de la boîte modale.
- Puis clique Créer au bas de la boîte modale ouverte.
- Cliquez sur S'identifier si vous y êtes invité. Assurez-vous d'utiliser un compte Microsoft 365 Business pour vous connecter si vous utilisez un compte Microsoft personnel. Vous pouvez le faire en cliquant Utiliser un autre compte sur la boîte de connexion.
- Une fois connecté, cliquez sur le Choisissez un formulaire champ dans Power Automate.
- Ensuite, sélectionnez parmi les formulaires que vous avez créés précédemment.
- Cliquez sur Nouvelle étape. Utilisez ensuite la barre de recherche pour rechercher des "formulaires".
- Cliquez sur Formulaires Microsoft et sélectionnez Obtenir les détails de la réponse parmi les options sous Actions.
- Clique le Identifiant du formulaire champ et sélectionnez à nouveau votre formulaire d'enquête. Sélectionnez ensuite Identifiant de réponse du Identifiant de réponse champ.
- Cliquez sur Nouvelle étape. Sélectionnez ensuite Excel en ligne.
- Ensuite, sélectionnez Ajouter une ligne dans un tableau parmi les options sous Actions.
- Sous le Emplacement champ, choisissez OneDrive Entreprise.
- Sélectionner OneDrive du Bibliothèque de documents Champ.
- Cliquez sur le navigateur de fichiers sur le Dossier champ et choisissez le classeur Excel que vous avez créé précédemment. Ou vous pouvez sélectionner celui téléchargé depuis votre ordinateur si vous utilisez une feuille de calcul précédemment exportée.
- Sélectionnez le nom du tableau dans la feuille Excel. De nouveaux champs correspondant aux colonnes Excel de cette feuille de calcul doivent maintenant apparaître. Ceux-ci doivent également être en corrélation avec les champs du formulaire d'enquête.
- Cliquez sur chacun des nouveaux champs et sélectionnez le champ de formulaire correspondant dans la Contenu dynamique options.
- Enfin, cliquez sauvegarder.
C'est ça! Vous avez maintenant créé un flux cloud automatisé pour Microsoft Forms dans Power Automate.
Power Automate écrira désormais de nouvelles réponses dynamiquement dans votre classeur Excel à mesure que les intervenants soumettent des réponses en temps réel.
Si vous avez déjà exporté vos réponses Microsoft Forms vers Excel sur votre PC, vous pouvez copier et coller les données existantes dans le nouveau classeur Excel automatisé. Cette action n'arrêtera pas vos flux Power Automate.
Mettre à jour les réponses au sondage dans Excel en temps réel
L'automatisation des mises à jour des réponses Microsoft Forms en temps réel dans Microsoft Excel facilite la vie. Alors que l'option directe OneDrive Entreprise permet une synchronisation facile si vous n'avez pas partagé votre formulaire, Power Automate est plus pratique si vous avez partagé votre enquête Microsoft Forms et que les gens sont déjà répondre.
Bien que vous puissiez tirer parti de Microsoft Forms sur un compte personnel, l'écriture de réponses dynamiques dans Excel nécessite toujours que vous possédiez un compte Microsoft Business. Vous voudrez peut-être également voir comment Google Forms se compare à Microsoft, car ce sont des concurrents proches.