Alors que de plus en plus d'organisations adoptent le travail à distance, elles ont besoin de toutes les ressources qu'elles peuvent rassembler pour organiser des réunions virtuelles productives. Malgré les nombreux logiciels de réunion virtuelle sur le marché, certaines équipes métiers n'ont pas encore trouvé les bons.
Microsoft Teams crée des conditions équitables permettant aux équipes de travail de s'engager et de collaborer virtuellement sans se ruiner. Lisez la suite pendant que nous discutons de la façon dont vous pouvez augmenter votre productivité avec le système.
1. Planifiez la réunion avec précision
La planification est la première étape pour organiser une réunion sur Microsoft Teams. Bien que vous puissiez démarrer une réunion à tout moment, si vous souhaitez que d'autres personnes se joignent à vous, vous devez les en informer au préalable.
Lors de la configuration d'une réunion sur Microsoft Teams, vous devez tenir compte des fuseaux horaires des participants. Si vous êtes l'hôte, vous pouvez programmer une réunion avec votre fuseau horaire, et cela reflétera automatiquement les fuseaux horaires des participants sur leurs tableaux de bord.
Pour augmenter le taux de participation à votre réunion, planifiez-la à une heure qui convient à la plupart des participants, sinon à tous. Planifier une réunion à des heures indues pourrait empêcher les membres de votre équipe de se présenter. Même s'ils se présentent, ils pourraient ne pas participer de manière optimale si le moment n'est pas venu.
2. Choisissez un modérateur
Le fait que vous organisiez une réunion sur Microsoft Teams ne signifie pas que vous devez être le modérateur de la réunion. Un de façons de tenir une réunion d'équipe à distance avec succès est de nommer un modérateur, surtout si vous avez déjà trop de travail à faire.
Confiez à votre modérateur la responsabilité de diriger l'ordre du jour de la réunion et d'impliquer efficacement les participants. Le modérateur doit surveiller de près les comportements des participants et s'assurer que personne ne constitue une nuisance pendant la réunion. Accordez au modérateur un accès et un contrôle adéquats sur les paramètres de la réunion, afin qu'il puisse initier des commandes si nécessaire.
3. Optimiser l'expérience en ligne
Les réunions en ligne sont plus productives dans les bons paramètres. Avant de lancer une réunion, trouvez un endroit et une position assise appropriés. Assurez-vous que la caméra de votre ordinateur est en bon état pour une excellente qualité d'image. La même chose s'applique à l'audio. Prévoyez un microphone avec une bonne qualité audio. Testez votre caméra et votre microphone avant le début de la réunion pour éviter les mauvaises surprises.
Alors que la plupart des hôtes préfèrent s'asseoir confortablement et faire passer leur message avec un portrait épuré, d'autres préfèrent se connecter avec les participants sur un stand. Microsoft Teams propose plusieurs arrière-plans personnalisés pour embellir votre espace en ligne.
4. Prendre des notes
Prendre des notes est l'un des les moyens d'organiser une réunion virtuelle productive. Lorsque vous traitez beaucoup d'informations, vous avez tendance à passer à côté de certains détails essentiels. Étant donné que votre cerveau ne peut retenir que peu de choses, vous risquez de perdre des informations vitales si vous ne prenez pas de notes. C'est pourquoi la prise de notes est essentielle lors des réunions.
Vous n'avez pas besoin d'un stylo et de papier pour prendre des notes lors d'une réunion sur Microsoft Teams. L'outil propose un bloc-notes dans lequel vous pouvez écrire et enregistrer les informations d'une réunion. Vous pouvez toujours revenir à vos notes pour récupérer l'ordre du jour clé de votre réunion.
5. Couper le son des participants qui ne parlent pas
Le bruit nuit à la productivité au travail. Si vous ne l'étouffez pas dans l'œuf, cela pourrait également gêner votre réunion virtuelle. Même lorsque vous vous efforcez d'être dans un endroit calme pour votre réunion, les autres participants peuvent ne pas faire de même. Microsoft Teams vous aide à vous débarrasser du bruit grâce à sa fonction de mise en sourdine.
En tant qu'hôte d'une réunion, vous pouvez désactiver non seulement vous-même, mais également les autres participants à la réunion sur Microsoft Teams. La règle est de couper le son des participants qui ne parlent pas à tout moment. Cela crée de l'ordre et du décorum. Les autres participants comprendront le message transmis par un participant parlant.
6. Utilisez la fenêtre de discussion pour mettre l'accent
Les réunions virtuelles doivent être attrayantes pour maintenir l'intérêt des participants. Les gens s'ennuient facilement avec de longues discussions, vous devez donc également utiliser la fenêtre de discussion dans Microsoft Teams pour garder leur attention.
En tant qu'hôte, vous pouvez créer une fenêtre de discussion dans laquelle vous et les autres participants pouvez déposer des commentaires pertinents sur la réunion. C'est un bon endroit pour écrire des informations clés dont les participants doivent être conscients. Le modérateur peut également demander aux participants de laisser tomber toutes les questions qu'ils pourraient avoir dans la fenêtre de chat, afin que chacun puisse comprendre clairement les questions.
7. Enregistrer la réunion
Une erreur que commettent les organisateurs de réunions virtuelles est de ne pas suivre toutes les activités. Lorsqu'ils ont besoin de se référer à un sujet, ils ne le peuvent pas. Microsoft Teams a simplifié le processus d'enregistrement en introduisant une fonctionnalité d'enregistrement permettant de saisir rapidement chaque petit détail.
Faire des références fait partie d'un processus d'apprentissage, et garder une trace de chaque réunion en ligne est très bénéfique. Lorsque vous enregistrez votre réunion sur Microsoft Teams, vous disposez de preuves concrètes des détails de la réunion.
8. Flou votre arrière-plan
Tout comme un environnement bruyant peut faire manquer à quelqu'un d'autre le message qu'un orateur transmet lors d'une réunion en ligne, un arrière-plan bruyant peut également causer des distractions. Par exemple, une belle peinture chez un participant pourrait vous distraire de ce qu'il dit. Vous pourriez même oublier votre ligne de pensée.
Microsoft Teams permet aux participants de flouter leur arrière-plan, afin qu'ils puissent se concentrer sur eux-mêmes et sur ce dont ils discutent. Avec cette fonctionnalité, vous n'avez pas à vous soucier d'avoir l'arrière-plan parfait pour votre réunion.
9. Utiliser la fonction de tableau blanc
De nombreux utilisateurs n'utilisent pas au maximum la fonctionnalité de tableau blanc sur Microsoft Teams. C'est une toile en ligne pour capturer vos messages et vos idées en action.
Le tableau blanc Microsoft Teams est pratique lorsque vous devez expliquer des idées complexes aux membres de votre équipe lors d'une réunion. Il propose divers éléments de dessin pour vous aider à exprimer clairement vos pensées.
10. Activer le partage d'écran
Parfois, expliquer des idées et des concepts aux équipes lors d'une réunion virtuelle ne suffit pas. Vous devez leur montrer les informations telles qu'elles se trouvent sur votre ordinateur. Microsoft Teams rend cela possible grâce à sa fonction de partage d'écran.
Vous avez la possibilité d'améliorer les niveaux d'engagement des participants dans votre réunion en ligne avec Microsoft Teams lorsque vous activez le partage d'écran. Il vous permet de montrer aux autres de quoi vous parlez et exactement comment cela se passe sur votre système.
Rendez vos réunions virtuelles intéressantes avec Microsoft Teams
Les réunions virtuelles sont venues pour rester. Les équipes de travail font de grands progrès dans l'interaction les unes avec les autres depuis leurs sites distants. Mais pour que cela se produise, vous devez avoir l'intention de tirer le meilleur parti de vos réunions en tirant parti des nombreuses fonctionnalités de Microsoft Teams.
Si vous allez accueillir des personnes lors d'une réunion, faites en sorte que cela en vaille la peine en optimisant l'expérience. Créez un espace pour que chacun puisse contribuer et partager des idées. Lorsque les membres de votre équipe verront la valeur de vos réunions, ils seront impatients de vous rejoindre chaque fois que vous planifierez une réunion.