Avouons-le: la plupart des réunions de travail ne sont pas aussi productives et efficaces qu'elles devraient l'être. En tant que chef d'équipe, vous devez vous assurer que les réunions sont agréables pour tout le monde, de vos collègues à vos clients. Pour améliorer les réunions ennuyeuses, il est important de comprendre les problèmes, et recueillir les commentaires des participants est peut-être la meilleure option.
Cependant, la collecte, le suivi et l'analyse des commentaires peuvent devenir délicats si vous organisez des réunions fréquentes ou avez plusieurs participants. Mais les outils en ligne dont nous discutons ci-dessous peuvent vous aider à recueillir des commentaires sur les réunions sans tracas.
Rate My Meeting s'efforce de vous aider à créer une « culture de rétroaction inclusive et honnête ». Pour s'assurer que les participants partagent leurs commentaires honnêtes, il prend en charge un mode anonyme.
Rate My Meeting offre des informations sur les réunions et une analyse des tendances pour analyser l'efficacité de votre réunion en un seul coup d'œil. En ajoutant des étiquettes à vos réunions, vous pouvez regrouper des types de réunions similaires (par exemple, des réunions avec des clients, des collègues, etc.) pour une meilleure analyse.
L'outil a rassemblé des centaines de questions de rétroaction courantes pour vous aider à démarrer rapidement. Vous pouvez sélectionner un thème de réunion et il recommande automatiquement les questions. Outre les intégrations, les fonctionnalités de planification automatique et d'invitation automatique simplifient votre flux de travail.
Rate My Meeting propose trois forfaits, dont un gratuit. Les comptes Pro et Teams coûtent respectivement environ 5 $ et 10 $ par mois, offrant une multitude de fonctionnalités supplémentaires.
RateTheMeeting est un outil de SurveySparrow, un outil populaire et outil puissant pour créer des enquêtes et des sondages. L'outil vous permet de créer des formulaires simples ou des enquêtes demandant aux participants d'évaluer les réunions sur dix.
Une fois que vous avez reçu la réponse, vous les analysez et trouvez des opportunités d'amélioration. L'outil se synchronise sans problème avec Google Agenda. Après la configuration initiale, RateTheMeeting envoie automatiquement le sondage par e-mail à tous les participants après chaque réunion, vous n'avez donc pas à vous soucier des commentaires à chaque fois.
Decisions est une application de gestion de réunion conçue pour Microsoft Teams. Sa suite d'outils de réunion en ligne peut vous aider à organiser des réunions efficaces. Dans le chat de la réunion Teams, vous pouvez simplement demander aux répondants des commentaires sur la réunion.
Les participants peuvent attribuer une note de une à cinq étoiles en fonction de l'efficacité des réunions. Cet outil prend en charge l'option de commentaires anonymes.
Outre le score de rétroaction de la réunion, les autres outils de Décisions, tels que l'agenda structuré, peuvent vous aider à organiser des réunions productives. Décisions est au prix de 9,90 $ pour les petites équipes (jusqu'à 25 membres). Au-delà, vous devrez demander un devis. Il offre un essai de 14 jours.
Si vous avez besoin d'un outil simple et sans tracas pour recueillir les commentaires de l'équipe, Moored est un choix parfait. En gros, c'est un outil permettant aux membres de l'équipe de partager leurs pensées de manière anonyme. Vous pouvez donc l'utiliser pour le brainstorming, pendant les réunions et pour les commentaires de réunion.
Créez simplement un tableau demandant à vos coéquipiers de partager leurs commentaires. Au fur et à mesure que vous recevez les réponses, vous pouvez les organiser en catégories. Malheureusement, l'outil n'offre pas d'option d'évaluation numérique ou par étoiles, il ne peut donc pas fournir de score moyen.
N'oubliez pas que les réponses sont visibles par tous les participants, mais vous pouvez les supprimer. C'est totalement gratuit, même sans inscription. Cet outil simple peut bien fonctionner pour les petites équipes ou pour les managers qui préfèrent des commentaires plus descriptifs.
L'hypercontexte est un outil permettant aux managers d'améliorer leurs réunions d'équipe et leur moral. Il a plusieurs fonctionnalités comme de meilleurs agendas, des notes et des démarreurs de conversation. Parmi ceux-ci, il existe une option pour recueillir les commentaires de la réunion.
Après la réunion, vous pouvez envoyer une enquête rapide demandant à tous les participants d'évaluer les réunions en utilisant les trois options. Il s'intègre à Google Agenda, vous pouvez donc afficher vos réunions de calendrier ici. Hypercontext a un plan gratuit et deux plans payants. Bien que la version gratuite prenne en charge les commentaires des employés, les deux autres ont bien plus à offrir. Ils coûtent 5,60 $ et 8,80 $ par personne par mois.
Créé par The Cooperation Company, The Meeting Evaluation Tool est un simple outil de feedback. Entrez simplement les informations de base et fixez la date limite pour remplir le formulaire. L'outil partage un lien et un code QR que les participants peuvent utiliser pour accéder au sondage de rétroaction. L'enquête de satisfaction contient deux questions.
Le premier demande aux participants d'évaluer la réunion à l'aide d'émoticônes, et le second demande des suggestions pour les réunions futures. Une fois le délai écoulé, vous recevrez un e-mail avec un fichier PDF contenant toutes les réponses. Si vous recherchez un outil simple avec une configuration sans effort, c'est certainement un bon choix.
Comme Hypercontext, Fellow est un outil de gestion de réunion qui vise à rendre vos réunions plus productives. À cette fin, il dispose de nombreuses fonctionnalités avec une option de collecte de commentaires sur les réunions, bien sûr. Fellow vous permet de recevoir des commentaires non seulement sur les réunions, mais aussi sur les performances et les projets. Vos collègues peuvent envoyer leurs commentaires via l'outil Web et Slack.
Fellow propose plusieurs modèles pour différents cas d'utilisation afin de vous aider à créer rapidement un formulaire de commentaires. Il prend en charge les réponses anonymes et le suivi des commentaires. Bien que Fellow ait un plan gratuit, il est nécessaire de passer à un compte Business ou Enterprise pour recueillir des commentaires. Pour les prix, vous devrez demander un devis.
Ne négligeons pas Google Forms. Cet outil simple mais robuste peut être excellent pour recueillir les commentaires des réunions d'équipe. À l'aide de Google Forms, vous pouvez ajouter plusieurs types de questions, y compris des questions d'évaluation et des questions descriptives. Pour afficher les réponses, il existe différentes manières, telles que des graphiques, des feuilles de calcul et des réponses collectives.
De plus, vous pouvez collecter des réponses de manière anonyme à l'aide de Google Forms. Comme la plupart des gens l'ont déjà utilisé, il n'y aura pas de courbe d'apprentissage pour vous ou votre équipe. Surtout, c'est gratuit. Outre les commentaires, il existe plusieurs autres façons créatives d'utiliser Google Forms au travail.
9. E-mail
Si rien de ce qui précède ne fonctionne pour vous, vous pouvez simplement envoyer des e-mails aux membres de votre équipe ou à vos clients, leur demandant comment s'est déroulée la réunion.
Ce n'est certainement pas une option si vous souhaitez enregistrer, suivre et analyser les commentaires de la réunion. Cependant, pour ceux qui tiennent des réunions occasionnelles et qui veulent éviter les tracas liés à la mise en place d'outils de rétroaction, ce n'est pas non plus un mauvais choix.
Rendez vos réunions productives
Si vous cherchez à rendre vos réunions plus productives, la première étape devrait être de demander des commentaires aux participants et de comprendre leurs problèmes.
Les outils mentionnés ci-dessus peuvent vous aider à recueillir des commentaires sur les réunions sans trop de temps ni de tracas. Certains d'entre eux sont des outils simples et autonomes, tandis que d'autres sont des logiciels de gestion de réunion à part entière. Quoi qu'il en soit, ils vous aideront tous à atteindre votre objectif final: des réunions productives et agréables.
