Aujourd'hui, les e-mails sont essentiels à une vie productive. Ils vous permettent de communiquer, de vous inscrire à des services, de sécuriser vos comptes, etc. Cela signifie également que votre boîte de réception peut facilement devenir écrasante, ce qui est un problème lorsque vous utilisez les e-mails pour le travail.
Gmail est particulièrement riche en fonctionnalités et en distractions, mais il existe des moyens de gérer votre compte et vous-même afin de ne plus vous retrouver en multitâche. Être capable de se concentrer sur un travail à la fois est une question d'organisation et de discipline. Explorons ce que cela signifie exactement.
1. Organisez vos e-mails
Tout d'abord, vous pouvez cliquer sur le étoile ou étiquette icône à côté de n'importe quel e-mail pour le marquer comme Favoris ou Important. Cela l'enverra dans son dossier respectif sur votre panneau latéral, tout en augmentant la probabilité que Gmail signale automatiquement les e-mails importants à l'avenir.
Vous pouvez aller encore plus loin en
créer des étiquettes à code couleur dans Gmail et classer les e-mails dans un ordre logique au lieu d'avoir à passer par un mur d'e-mails mixtes, certains intéressants, d'autres spams.Ainsi, lorsqu'un nouveau lot d'e-mails arrive, parcourez-les et marquez-les en conséquence. Ensuite, par exemple, vous pouvez vous concentrer sur les e-mails dans le Important dossier d'abord et laissez ceux que vous avez étiquetés "Personnel" pour plus tard.
2. Utilisez la fonction Snooze sur les e-mails qui peuvent attendre
Un autre outil qui peut vous aider à prioriser les e-mails sur lesquels vous concentrer est appelé Roupillon.
Sélectionnez ou survolez un e-mail et vous verrez une icône qui ressemble à une horloge. Cliquez dessus, et vous pouvez choisir la longueur de son Roupillon.
Quel que soit votre choix, l'e-mail disparaîtra de votre boîte de réception et reviendra à l'heure convenue. Vous pouvez y accéder avant cela, cependant, en ouvrant simplement le En attente dossier.
3. Modifier votre type de boîte de réception
Il existe de nombreuses façons de personnaliser votre tableau de bord Gmail afin qu'il vous empêche d'effectuer plusieurs tâches à la fois. Ton Réglages rapides offrent une méthode très simple et pratique.
Clique le équipement icône en haut de la page pour ouvrir votre Réglages menu. Trouvez le Type de boîte de réception section et regardez vos options:
- Défaut
- Important d'abord
- Non lu en premier
- Étoilé en premier
- Boîte de réception prioritaire
- Boîtes de réception multiples
Chaque type structure votre boîte de réception différemment. Vous trouverez également cette fonctionnalité dans Paramètres rapides > Afficher tous les paramètres > Boîte de réception.
Pour peaufiner davantage la mise en page de votre Gmail, combinez la mise en page la plus productive avec filtres qui trient votre boîte de réception Gmail. Avec une planification minutieuse, vous pouvez vous assurer que votre attention se porte toujours sur les e-mails qui comptent le plus pour vous.
4. Modifier la densité de votre boîte de réception
Rendez votre boîte de réception aussi agréable que possible pour les yeux et il sera plus simple de repérer les e-mails importants. Vous éviterez également de vous fatiguer trop vite en travaillant sur Gmail.
Une autre caractéristique de votre Réglages rapides peut vous aider à y parvenir. En dessous de Densité, trois options s'offrent à vous pour définir le degré de proximité de vos e-mails :
- Défaut
- À l'aise
- Compact
Découvrez lequel vous permet de parcourir votre boîte de réception rapidement et facilement.
5. Modifier la taille de page maximale de votre compte Gmail
Gmail vous donne plus de contrôle sur la disposition de votre boîte de réception, y compris le nombre d'e-mails qu'elle doit répertorier par page. Pour trouver cette fonctionnalité, rendez-vous sur Paramètres rapides > Voir tous les paramètres > Général.
Dans cet onglet se trouve votre Taille maximale des pages section, où vous pouvez choisir le nombre de conversations à afficher sur chaque page. Vos options prédéfinies vont de 10 à 100, vous pouvez donc vraiment répartir vos e-mails ou les regrouper.
Décidez quelle disposition vous aidera le plus à vous concentrer sur les tâches, tout en faisant bon usage de vos outils de filtrage.
6. Diviser votre volet de lecture
Vous pouvez arrêter le multitâche et concentrer votre attention sur un e-mail à la fois avec une autre fonctionnalité Gmail. Au-dessus de vos e-mails se trouve le Basculer en mode volet partagé icône.
Si vous cliquez dessus alors que votre tableau de bord est dans sa forme standard non fractionnée, Fractionnement vertical s'activera, ce qui signifie que vos e-mails recevront un panneau à côté d'eux pour afficher le contenu de chaque conversation que vous sélectionnez. Cela vous permet de voir ce qu'il y a dans vos e-mails sans avoir à les ouvrir complètement. Par la suite, vous pouvez parcourir votre boîte de réception plus rapidement.
Si vous cliquez sur la flèche à côté du Basculer en mode volet partagé icône, vous trouverez l'icône Fractionnement horizontal possibilité aussi.
Tout cela est également disponible en Paramètres rapides > Afficher tous les paramètres > Boîte de réception.
Mais il y a tellement plus que vous pouvez faire en personnalisant vos paramètres Gmail, comme mise en place d'un répondeur de vacances récurrent. Découvrez ce qui peut être bénéfique pour votre mono-tâche.
7. Commencez à lire les nouveaux e-mails à partir du bas
En ce qui concerne les habitudes personnelles qui peuvent vous éloigner du multitâche, une méthode sûre consiste à lire vos e-mails avec un but ou un ordre logique.
Par exemple, dans une liste standard d'e-mails, les plus récents seront en haut, il est donc logique de commencer par le bas de toutes les conversations non lues, en abordant les plus anciennes en premier.
Ils peuvent avoir des délais ou des informations importantes qui sont pertinentes pour les e-mails ultérieurs. Ne serait-ce que pour être prudent et rester concentré, progressez dans vos e-mails.
8. Effacez d'abord les e-mails les plus faciles
Avec le panneau partagé de Gmail, vous pouvez identifier rapidement les e-mails qui ne vous intéressent pas ou qui peuvent être traités rapidement. Parcourez votre boîte de réception et commencez par les tâches les plus faciles, en les éliminant. Ensuite, vous pouvez hiérarchiser les e-mails les plus compliqués.
C'est une stratégie simple, mais qui efface votre boîte de réception rapidement et de manière constructive sans vous submerger.
Votre compte Gmail dispose de deux fonctionnalités utiles intégrées pour définir des tâches et prendre des notes.
Commençons avec Tâches Google, marqué par le Chèque icône sur votre barre latérale. Cliquez dessus puis Ajouter une tâche, si vous n'en avez pas déjà. Vous pouvez donner à chaque tâche un titre, une description, une date et une sous-tâche. Embellissez-les autant que nécessaire pour rester organisé.
Juste au dessus Tâches est Google Keepampoule icône, qui ouvre un panneau répertoriant toutes les entrées Keep existantes sous l'icône Prendre note bouton. Utilisez-le pour vous laisser des notes sur les e-mails d'un client particulier, par exemple, ou pour prendre des minutes pendant les sessions Google Meet.
Ces deux outils peuvent vous rappeler les tâches importantes que vous devez accomplir, tout en offrant des moyens d'être plus productif pour chaque tâche sur laquelle vous vous concentrez.
10. Utiliser les extensions de navigateur
Si vous aimez la prise en charge d'outils pratiques, recherchez des modules complémentaires de navigateur qui améliorent votre efficacité en structurant votre flux de travail ou en le décomposant en parties que vous pouvez gérer plus facilement.
Faire connaissance comment Todoist peut améliorer votre productivité, par exemple, grâce à la puissance de la gestion intelligente des tâches. Vous pouvez le synchroniser avec votre compte Gmail et rationaliser chaque travail important.
Ensuite, vous avez Trier la boîte de réception Gmail, une extension qui ajoute des filtres à vos options Gmail standard. Vous pouvez trier vos e-mails par contact, entreprises, pièces jointes, etc.
Si vous utilisez Google Sheets avec vos e-mails, pensez à Surligneur de ligne, qui fait exactement ce que son nom suggère: il met en surbrillance les lignes des feuilles de calcul, afin que vous puissiez les lire plus rapidement.
Même quelque chose comme Monotab pourrait être inestimable pour les travailleurs en ligne. C'est une extension qui enregistre les liens dans un seul onglet afin que vous ne vous retrouviez pas avec plusieurs ouverts et ralentissant votre navigateur.
En fin de compte, vous avez besoin d'outils organisationnels, ainsi que de discipline, pour empêcher votre concentration de se diviser en plusieurs directions et de gâcher votre productivité.
Les conseils et outils ci-dessus peuvent mettre vos e-mails et tout autre travail que vous effectuez sur Gmail dans un ordre logique et même agréable. Vous pourrez vous consacrer aux tâches que vous souhaitez et arrêter de dévier.
Comme déjà mentionné, votre maîtrise de soi joue un rôle important dans l'arrêt du multitâche, mais avoir beaucoup de support numérique est également très utile. Alors, découvrez ce que Google peut offrir d'autre sur ses plates-formes, de votre compte Gmail à votre navigateur Chrome.
