Il est difficile de déterminer quand plusieurs parties sont libres en même temps pour une réunion, que ce soit en ligne ou hors ligne. Ces applications de planification de réunions facilitent la recherche d'un créneau horaire commun ou le partage de vos créneaux libres pour que d'autres se mettent d'accord.
Aujourd'hui, la plupart des entreprises utiliser Calendly pour planifier des réunions, avec des liens où chacun donne son créneau horaire préféré. Mais si cela convient aux entreprises, les particuliers et les petites équipes ne veulent pas payer pour une telle fonctionnalité. Heureusement, il existe d'excellentes alternatives gratuites à Calendly avec lesquelles vous pouvez trouver le meilleur moment possible pour vous rencontrer à la convenance de chacun.
1. ZCal (Web): Meilleure alternative Calendly 100% gratuite
La mission de ZCal semble être de conduire Calendly à la faillite car il offre gratuitement les fonctionnalités les plus importantes de Calendly. Les fabricants ont également spécifiquement déclaré qu'il resterait 100% gratuit pour toujours et qu'ils ne diffuseraient pas de publicités.
L'application fonctionne avec Google Calendar et Outlook Calendar, en important vos horaires à partir de plusieurs calendriers. Lorsque vous créez une invitation ZCal, vous pouvez ajouter un nom, un emplacement (ou un lien de vidéoconférence), une description, une photo de couverture et une vidéo de bienvenue.
Vous pouvez créer un nombre illimité d'invitations individuelles, d'invitations de groupe ou de sondages de réunion. Les sondages de réunion vous permettent de savoir quand tout le monde est libre en leur demandant de voter sur des plages horaires. Définissez la plage de dates disponible et sélectionnez des créneaux d'une demi-heure qui vous conviennent. Une fois que tout le monde aura voté, vous obtiendrez une analyse simple des créneaux horaires les plus votés afin que vous puissiez fixer la réunion.
ZCal vous permet également de créer un profil personnel lors de votre inscription, avec une biographie et des liens vers votre LinkedIn et Twitter. L'idée est de le rendre plus personnel. C'est aussi l'idée derrière la vidéo de bienvenue, un court message que vous enregistrez sur ZCal pour inciter les participants à rejoindre la réunion.
2. ZenCalName (Web): Meilleure application de réunion permettant aux particuliers de partager leurs horaires
Si vous êtes un particulier qui vend des cours ou un consultant qui vend des sessions horaires, vous avez besoin d'une page en ligne où les clients peuvent voir votre disponibilité et choisir une heure de rendez-vous. ZenCal est la meilleure application gratuite pour cela, avec une multitude de fonctionnalités puissantes. Et comme ZCal, les créateurs de ZenCal notent qu'il sera gratuit pour toujours pour les individus et les petites équipes.
Une fois inscrit à ZenCal, vous pouvez importer un nombre illimité de calendriers depuis Google Calendar et Outlook, créant ainsi un calendrier universel dans ZenCal. Vous pouvez également définir des heures de travail régulières afin que les clients connaissent vos horaires disponibles. Si vous planifiez un événement dans vos autres calendriers pendant les heures de travail, ZenCal vous informe de la mise à jour afin que vous puissiez bloquer ce créneau.
En fin de compte, vous obtenez une page d'aspect professionnel où les clients peuvent lire un bref profil sur vous, une description de la session ou de la réunion que vous proposez et réserver un créneau horaire. ZenCal offre de nombreuses fonctionnalités avancées telles que l'intégration des paiements pour Stripe, les rappels par e-mail et SMS, etc.
En dehors de cela, ZenCal fonctionne également comme un excellent outil pour trouver des créneaux de réunion communs avec votre équipe. Vous pouvez ajouter plusieurs calendriers de coéquipiers, afficher des superpositions de calendrier pour une planification rapide et reporter et reprogrammer des réunions.
3. Sondage (Web): Réalisez rapidement un sondage détaillé sur les heures préférées
StrawPoll est un péage sans inscription pour prendre une variété de sondages, mais les fabricants se vantent spécifiquement de sa capacité à planifier des réunions rapidement et efficacement. Lors de nos tests, StrawPoll a fonctionné de manière transparente, il est donc apprécié en tant que planificateur de réunions en ligne rapide, en particulier pour un grand nombre de personnes.
Cliquez sur l'option "Planifier une réunion" dans StrawPoll, et vous êtes prêt à partir. Ajoutez un titre de réunion, un emplacement facultatif et une description. Dans les paramètres avancés, vous pouvez rendre le sondage privé pour ceux qui ont un lien direct, autoriser plusieurs choix pour le participants (et limitez également le nombre d'options), autorisez les réponses "si besoin est" et masquez les participants de chacun autre. Vous pouvez également définir une date de fin et choisir qui peut modifier les votes si nécessaire.
Ensuite, choisissez votre date et définissez plusieurs plages horaires pour chacune. StrawPoll a un modèle pratique que vous pouvez utiliser pour remplir plusieurs emplacements en un seul clic. Enfin, partagez le lien avec les participants, ou générez un QR code si vous souhaitez afficher une impression dans un espace commun.
Le résultat final est facile à interpréter pour tout le monde et affichera les résultats dans un tableau simple. Vous pouvez voir un démo de StrawPolls le personnel choisit quand organiser une fête. À notre avis, c'est l'un des meilleurs sites pour faire des sondages en ligne.
4. Rallye (Web): meilleur créateur de sondages de réunion adaptés aux mobiles
De toutes les applications de planification de réunions répertoriées ci-dessus et de plusieurs autres que nous avons essayées, Rally était la plus impressionnante à utiliser sur les téléphones, à la fois en tant que créateur et destinataire. En plus de cela, Rally est open-source, gratuit et sans publicité. Si vous êtes préoccupé par la confidentialité, vous pouvez également l'exécuter sur votre serveur.
L'application ne nécessite aucune inscription pour commencer, vous pouvez donc créer rapidement votre nouvel événement. Ajoutez des détails tels que le nom, le lieu et la description de la réunion, puis sélectionnez des dates. Vous pouvez également ajouter des créneaux horaires à ces dates si vous le souhaitez (mieux utilisé avec la vue hebdomadaire) ou les conserver toute la journée (mieux utilisé avec la vue mensuelle). Ajoutez votre nom et votre adresse e-mail pour recevoir les informations de connexion de l'administrateur sur votre adresse e-mail, et vous êtes prêt à partager le lien avec d'autres.
Les destinataires ont trois options pour répondre: Oui (vert), Si nécessaire (jaune) et Non (gris). Une fois que tout le monde a répondu, vous verrez les résultats dans un tableau simple. Les participants peuvent également laisser des commentaires sur votre sondage, en ajoutant leurs noms afin que vous puissiez les identifier. Mais encore une fois, aucune inscription n'est requise pour cela.
Rally permet également à l'administrateur ou au créateur de modifier le sondage à mi-chemin. Vous pouvez mettre à jour le sondage avec de nouveaux détails ou options afin que les gens puissent voter à nouveau et parvenir à une conclusion, sans avoir à ouvrir un nouveau lien. Et dans un mouvement cool, l'application vous permet d'exporter toutes vos données sous forme de fichier CSV, afin que vous puissiez calculer des chiffres dans une feuille de calcul si de nombreux participants répondent.
Si votre calendrier est Google Agenda et que votre boîte de réception est Gmail, vous pouvez rester dans l'écosystème Google avec cet outil astucieux pour trouver les meilleurs horaires de réunion. Le planificateur de réunions pour Gmail se connecte à votre agenda Google afin que vous puissiez partager vos horaires disponibles à partir d'une boîte de rédaction Gmail.
Une fois que vous avez installé l'extension, la première chose à faire est de configurer vos horaires de disponibilité générale, qui seront les paramètres par défaut pour toutes les invitations. Vous obtiendrez une fenêtre contextuelle pour définir les détails lorsque vous cliquez sur le bouton Planificateur de réunion. Ensuite, vous pouvez ajouter un nom de réunion, un lieu (avec un lien sous forme de bouton), une durée et même un GIF. Indiquez vos dates de disponibilité à l'étape finale.
Le planificateur de réunions pour Gmail vérifiera les dates, vos horaires de disponibilité et votre calendrier de calendrier pour créer une liste des plages horaires auxquelles vous êtes disponible. Ensuite, lorsque le destinataire reçoit votre e-mail, il peut cliquer sur un lien pour visiter une page qui affiche ces créneaux disponibles. Une fois qu'ils ont choisi le créneau qu'ils souhaitent, la réunion est automatiquement planifiée dans votre agenda Google, et vous et le destinataire êtes confirmés en tant que participants. C'est pratique et rapide !
Maintenant, vous devez savoir que certains des meilleures extensions pour Gmail offrent cette fonctionnalité dans leurs suites améliorées. Mais d'une manière générale, cela nécessite un abonnement payant à de puissants modules complémentaires Gmail, ou vous obtiendrez des extensions qui font beaucoup d'autres choses que vous ne voulez pas. Meeting Scheduler for Gmail fait exactement cela, est entièrement gratuit et est pris en charge par un développeur suffisamment important pour rester actif pendant longtemps.
Télécharger: Planificateur de réunions pour Gmail pour Chrome (Libre)
Pensez aux destinataires, pas à vous-même
Espérons qu'avec autant de façons différentes de trouver un créneau horaire commun qui convient à tout le monde, il devrait être plus facile pour vous d'organiser une réunion à laquelle tout le monde assiste. Mais avec tous ces outils, demandez-vous lequel vos destinataires utiliseront le mieux.
Certaines personnes ne sont pas enclines à s'inscrire à des services simplement pour cliquer sur les créneaux disponibles. D'autres vivent selon leurs calendriers, ils apprécient donc les fonctionnalités supplémentaires d'une application. Il est donc tout aussi important de connaître les besoins de votre destinataire lorsque vous choisissez la bonne application pour vous.
