Où conservez-vous vos notes clients? Sont-ils assis sur votre bureau dans un bloc-notes ou dans un document sur votre disque dur? Faire cela peut créer quelques défis :
- Les retrouver.
- Envoyez-les à vos collègues, qui devront également les retrouver.
Pour ajouter à cela, les notes cachées deviennent particulièrement urgentes lorsque le client est déjà au téléphone. Mais il n'est pas nécessaire que ce soit ainsi. Si vous êtes coincé à essayer de trouver le CRM parfait, ou si vous n'êtes pas tout à fait prêt à investir dans celui que vous voulez, pourquoi ne pas en créer un fonctionnel dans Google Sheets? Voici comment.
1. Ajouter des titres et geler la ligne supérieure de votre CRM dans Google Sheets
Commencez par ajouter les noms des champs que vous souhaitez inclure en haut de votre feuille de calcul. Le nom, le numéro de téléphone, l'e-mail, la date de contact, le statut et les notes sont des colonnes de base que vous pouvez utiliser.
Vous voudrez également considérer certaines colonnes propres à votre entreprise ou à votre cycle de vente. Quelles informations seront utiles lorsqu'il sera temps de reprendre la conversation ?
Cela peut être n'importe quoi: le budget de votre client potentiel, le produit ou service qu'il souhaite, avec qui il a déjà parlé, où il travaille, etc. Si vous avez un système actuel, c'est un autre endroit où chercher des références.
Une fois que vous avez choisi vos titres et que vous les avez saisis, vous pouvez figer la ligne supérieure de la feuille Google. Faire cela:
- Mettez en surbrillance toute la ligne.
- Aller à Voir dans le coin supérieur gauche.
- Sélectionner Gel.
- Choisir 1 rang.
Maintenant, pendant que vous faites défiler, les titres resteront en haut.
2. Ajouter des menus déroulants et un codage couleur conditionnel à votre CRM dans Google Sheets
Pour les réponses récurrentes, vous pouvez ajouter une liste déroulante d'options sous n'importe quel titre, cela vous sera utile. Quelques exemples de ceci sont des noms de produits, des services ou une liste de vos vendeurs.
La création d'une liste déroulante est également un excellent moyen d'ajouter une colonne d'état de fonctionnement à votre feuille Google. Les statuts vous donneront un aperçu rapide de la position d'un prospect dans le cycle de vente. Pour faire ça:
- Cliquez dans la cellule sous votre en-tête.
- Aller à Données dans le menu en haut à gauche.
- Sélectionner La validation des données.
- Parmi les options à côté Critère, choisir Liste à partir d'une plage.
- Dans le champ à côté, entrez les mots que vous souhaitez inclure, séparés par une virgule.
- Succès sauvegarder une fois votre liste prête.
Maintenant, votre liste d'options apparaîtra dans la cellule et vous pouvez ajouter un code couleur conditionnel pour vous aider à naviguer dans votre CRM.
Tu trouveras Mise en forme conditionnelle sous le Format menu en haut. Une fois que vous avez cliqué dessus, une barre latérale s'ouvre dans laquelle vous pouvez personnaliser une plage de cellules. Cliquez sur la cellule qui contient votre menu déroulant et ajoutez vos couleurs en suivant ces étapes.
- En dessous de Règles de mise en forme, cliquez sur le menu volant sous Mettre en forme les cellules si… et sélectionnez Le texte contient.
- Un champ apparaîtra pour que vous saisissiez le mot que vous souhaitez coder en couleur.
- En dessous de Style de mise en forme, remplacez la couleur d'arrière-plan par celle que vous souhaitez. Les couleurs pastel plus claires fonctionnent mieux avec du texte noir.
- Une fois que vous êtes prêt, appuyez sur Fait.
- Répétez avec les options restantes.
Lorsque vous cliquez sur vos options dans votre menu, la cellule change maintenant de couleur. Pour l'ajouter à la colonne entière, copiez la cellule et sélectionnez la colonne en cliquant sur sa lettre en haut. Avant de coller, désélectionnez la cellule de titre en maintenant CMD ou CTRL et en cliquant dessus.
3. Autres mises en forme utiles pour créer votre CRM dans Google Sheets
Pour vous assurer que vos entrées se ressemblent à chaque fois, vous pouvez ajouter une mise en forme supplémentaire aux colonnes de votre feuille. Si votre CRM a une colonne de date, vous pouvez garder ces données cohérentes en ajoutant un format. Pour faire ça:
- Cliquez sur la lettre en haut de la colonne de date pour sélectionner le tout.
- Aller à Format dans le menu du haut.
- Sélectionner Numéro.
- Choisir Date.
Maintenant, chaque fois que vous entrez une date, votre feuille la formatera de la même manière à chaque fois.
Vous pouvez également le faire pour conserver la cohérence de toutes les devises de votre CRM. Suivez les mêmes étapes, mais choisissez parmi la variété d'options disponibles ou allez à Devise personnalisée pour plus d'options, y compris différents types.
Un autre avantage du maintien de la cohérence de vos données est que vous pouvez utiliser la fonction de tri dans Google Sheets pour trouver rapidement des informations.
4. Ajouter des notes à votre CRM dans Google Sheets
Si vous souhaitez tout conserver au même endroit, vous pouvez ajouter des notes directement dans votre feuille de calcul Google. Bien que cela puisse sembler un peu maladroit au début, un peu de formatage peut vous aider à garder les choses propres et organisées.
Voici quelques conseils pour vous aider à prendre des notes dans votre CRM :
- Double-cliquez sur la cellule pour la modifier.
- Vous pouvez ajouter un saut de ligne en appuyant sur Options + Entrée sur Mac ou Ctrl + Entrée sur PC.
- Vous pouvez ajouter une puce en appuyant sur Variante + 8 sur Mac ou Alt + 0149 sur PC.
- Pour éviter d'utiliser le raccourci de la puce à chaque fois, copiez et collez-les.
- Si vous préférez, vous pouvez utiliser des tirets comme points pour faciliter les choses.
- Définissez votre L'habillage de texte à Agrafe pour garder le texte bien rangé à l'intérieur au lieu de s'étendre.
- Le clip empêchera également les cellules de devenir trop hautes.
- Une fois que vous double-cliquez dessus, vous pouvez voir son contenu dans son intégralité.
Alternativement, si vous souhaitez créer un document distinct pour chaque client potentiel, vous pouvez utiliser cette colonne pour les liens vers Google Docs.
Conservez toutes vos notes de relation client ensemble dans Google Sheets
Trouver le bon CRM pour vous et votre équipe est un projet en soi, surtout si vous êtes une petite équipe ou si vous débutez. Il se peut que vous n'ayez pas besoin de toutes les fonctionnalités fournies avec certains abonnements CRM, ou que vous n'êtes pas encore prêt à investir dans un abonnement.
En attendant, vous pouvez suivre toutes vos notes de vente dans Sheets. La première étape consiste à décider du type d'informations que vous devez collecter pour faciliter le bon déroulement du processus de vente. À partir de là, vous pouvez suivre les étapes de cet article pour créer exactement ce dont vous avez besoin. De cette façon, vous risquez moins de perdre des informations utiles sur des blocs-notes ou sur du papier brouillon.