Si vous faites partie d'une équipe nombreuse ou occupée, il y a de fortes chances que vous partagiez des fichiers Google Drive entre vous. Selon la taille de votre équipe, cela peut signifier des dizaines de dossiers par jour.
Après un certain temps, vous pourriez vous retrouver avec des centaines ou des milliers de fichiers dans votre Google Drive. Dans cet article, vous apprendrez à gérer vos fichiers Google Drive partagés pour éviter l'encombrement.
Gestion de vos fichiers Google Drive "Partagés avec moi"
Les éléments que vous pouvez voir dans la section "Partagés avec moi" de Google Drive incluent les fichiers et dossiers partagés avec vous et les fichiers partagés avec un lien que vous avez déjà ouvert.
De plus, vous pouvez également trouver des détails sur les fichiers partagés avec vous dans votre collection « Partagés avec moi »: ces détails incluent le nom du fichier ou du dossier, le type de fichier, par exemple Docs ou Sheets, la personne qui l'a partagé avec vous et la date à laquelle il a été partagé tu.
Nous avons couvert comment utiliser les fichiers partagés sur Google Drive. Voyons maintenant les différentes manières de gérer les fichiers partagés dans Google Drive.
1. Passer de la disposition en grille à la disposition en liste
Google Drive vous permet d'afficher vos fichiers sous forme de grille ou de liste. Par défaut, il est défini sur la disposition en grille. Cependant, la disposition en grille affiche vos fichiers sous forme de grandes cartes carrées.
Bien que la disposition en grille offre un aperçu rapide, elle peut rapidement prendre beaucoup de place sur votre écran. Ainsi, vous permettant uniquement de visualiser une poignée de fichiers à la fois. Cela peut vous obliger à continuer à faire défiler pendant un certain temps pour atteindre les fichiers plus bas.
Avec la disposition en liste, d'autre part, vos fichiers et dossiers sont répertoriés par ordre chronologique, vous offrant une vue d'ensemble, mais avec moins de détails. Cela peut être utile si vous avez une grande archive de fichiers à trier.
Comment modifier la disposition du lecteur
Pour modifier la mise en page :
- Allez à votre Google Drive et connectez-vous si vous ne l'avez pas déjà fait.
- Cliquer sur Partagé avec moi dans le volet de gauche.
- Aller vers Disposition (l'icône en forme de tableau) à l'extrême droite, juste en dessous de l'icône d'engrenage des paramètres, et cliquez dessus.
Cela fera passer votre mise en page de la grille à la liste. Vous pouvez toujours modifier cela à tout moment en cliquant à nouveau sur la zone de mise en page. N'oubliez pas que votre choix de mise en page peut affecter la visibilité et l'accessibilité d'un fichier ou d'un dossier dans "Partagé avec moi".
2. Organiser les fichiers en ajoutant des raccourcis à Drive
Une autre façon de gérer vos fichiers partagés consiste à leur ajouter des raccourcis ou à les organiser dans des dossiers. En regroupant des fichiers similaires dans un dossier, vous facilitez la localisation de types particuliers de fichiers que d'autres ont partagés avec vous.
Vous pouvez ajouter des fichiers au dossier "Mon Drive", au dossier "Ordinateurs", à "Suivant", ou simplement créer un nouveau dossier. Vous pouvez aussi coder par couleur vos dossiers Google Drive pour une identification plus facile.
Comment ajouter des fichiers au raccourci dans Drive
Voici comment déplacer des fichiers "Partagés avec moi" dans des dossiers.
- Allez à votre Google Drive Compte.
- Cliquer sur Partagé avec moi.
- Faites un clic droit sur le fichier que vous souhaitez déplacer vers un dossier.
- Cliquer sur Ajouter un raccourci à Drive.
- Cliquez sur la flèche avant à droite de Mon lecteur.
- Clique sur le Nouveau dossier bouton en bas à gauche.
- Nommez le dossier et cliquez sur la coche bleue, et vous avez terminé.
Vous pouvez maintenant commencer à déplacer vos fichiers partagés dans ce dossier. Pour accéder à vos fichiers déplacés, cliquez simplement sur Mon Drive, Ordinateurs ou Favoris. Si vous avez créé un nouveau dossier, vous pouvez le trouver dans "Mon Drive".
3. Supprimer les fichiers ou dossiers que vous n'utilisez plus
Bien que cela puisse sembler simpliste, vous voulez en fait réfléchir à deux fois avant de supprimer un fichier ou un dossier partagé avec vous. En effet, les fichiers partagés avec vous ne vous appartiennent pas.
Cependant, si un fichier ou un dossier a perdu son utilité, vous pouvez continuer et le supprimer. C'est l'un des moyens de nettoyer Google Drive en général. La suppression d'un fichier partagé ne le supprime pas du Google Drive du propriétaire.
Mais si, pour une raison quelconque, vous devez réutiliser le fichier partagé supprimé, vous devrez demander au propriétaire de le partager à nouveau. Sinon, ne le faites que si vous êtes sûr que vous n'aurez plus besoin du fichier.
Comment supprimer des fichiers "partagés avec moi" sur Google Drive
Pour supprimer un fichier ou un dossier partagé :
- Allez à votre Google Drive Compte.
- Cliquer sur Partagé avec moi et accédez à la section des fichiers.
- Faites un clic droit sur le fichier ou le dossier que vous souhaitez supprimer.
- Faites défiler les options du menu et cliquez sur Retirer.
Après avoir supprimé un fichier partagé, si vous le rouvrez, il réapparaîtra dans "Partagé avec moi". Il peut également apparaître dans les résultats lorsque vous rechercher des fichiers dans Drive.
4. Sauvegardez vos fichiers partagés avec moi
Bien que Google Drive vous offre un stockage cloud gratuit, il dispose d'une allocation de 15 Go et votre contenu "Partagé avec moi" compte dans cette limite. Par conséquent, si vous pensez que vos fichiers "Partagés avec moi" dépassent cette limite, vous pouvez les supprimer.
Mais avant de les supprimer, assurez-vous d'abord de les télécharger et de les sauvegarder sur un stockage externe au cas où vous en auriez besoin à l'avenir. Mieux encore, achetez de l'espace de stockage auprès de Google.
Les plans de stockage en nuage payants de Google commencent à partir de 100 Go pour le basique jusqu'à 2 To pour le premium. Ils offrent également des avantages supplémentaires tels que l'accès aux experts Google, la possibilité de partager avec jusqu'à cinq personnes et des avantages supplémentaires pour les membres.
Comment sauvegarder des fichiers "partagés avec moi"
Pour télécharger les fichiers "Partagés avec moi":
- Allez à votre Partagé avec moi section.
- Faites un clic droit sur le fichier que vous souhaitez télécharger.
- Faites défiler les options du menu et cliquez sur Télécharger.
Si vous manquez d'espace de stockage sur votre compte, vous devrez peut-être en acheter davantage. Voici comment acheter de l'espace de stockage Google :
- Allez à votre Google Drive Compte.
- Faites défiler vers le bas du volet de gauche.
- Cliquer sur Acheter du stockage.
Vous serez redirigé vers la page de paiement, où vous pourrez faire votre choix et effectuer votre paiement.
Comment vous supprimer des fichiers partagés sur Google Drive
En supposant que quelqu'un vous ajoute à un document ou à un dossier sans votre permission, vous pouvez facilement vous retirer des fichiers partagés. Voici comment:
- Lancez l'application Drive sur votre téléphone portable.
- Tapez sur le partagé bouton.
- Appuyez sur le bouton à trois points (Plus d'actions) à côté du fichier ou du dossier dont vous souhaitez vous supprimer.3 photos
- Appuyez sur Gérer l'accès.
- Appuyez sur le nom de votre compte et appuyez sur Retirer.
Cela vous supprimera du document partagé.
Rangez votre section de fichiers "partagés avec moi"
Les fichiers partagés peuvent rapidement devenir un gâchis et encombrer votre Google Drive. Vous pouvez résoudre ce problème en suivant les étapes décrites dans cet article pour ranger et organiser les choses. Une section "Partagé avec moi" bien rangée est visuellement plus attrayante, facilite et accélère l'accès et la récupération des documents, fait gagner du temps et améliore la productivité. De plus, presque toutes ces méthodes sont gratuites. De plus, vous pouvez toujours essayer d'autres alternatives basées sur le cloud telles que Dropbox, OneDrive, Flickr, Amazon S3, NAS et WebDav.