Le partage de fichiers est une pratique courante dans le travail d'équipe. Mais c'est contre-productif lorsque les fichiers que vous partagez sont désorganisés et jonchent votre système. Il n'y a pas beaucoup de travail que vous pouvez faire au milieu de l'encombrement.
L'organisation de vos fichiers partagés est essentielle pour rationaliser votre flux de travail. Si vous ne le faites pas, vous risquez de perdre des fichiers importants ou de les mélanger au cours du travail. Découvrez des moyens efficaces d'organiser vos fichiers partagés pour une productivité accrue.
1. Examiner les fichiers existants
L'examen périodique des fichiers existants est nécessaire pour que votre système reste bien organisé. Il y a de fortes chances que vous ayez des fichiers sur votre système que vous n'utilisez plus ou dont vous n'avez plus besoin. Ces fichiers peuvent y rester et occuper de l'espace à votre insu.
Prenez toujours le temps d'examiner vos fichiers, afin de pouvoir supprimer ceux dont vous n'avez plus besoin et de mettre à jour ceux qui sont obsolètes pour en tirer le meilleur parti. L'examen de vos fichiers seul peut être difficile à suivre. Éduquez et enseignez aux membres de votre équipe ou à vos employés l'importance d'examiner les dossiers existants. Cette tâche simple crée un espace de travail propre pour une plus grande efficacité.
2. Créez et nommez vos dossiers en détail
Rien n'est plus désorientant que de devoir passer la plupart de vos heures de travail à rechercher des fichiers dans votre système. Épargnez-vous les ennuis en créant différents dossiers pour vos fichiers en fonction de leurs catégories.
Maîtriser comment organiser vos dossiers en détail gain de temps et augmentation de la productivité. Vous pouvez parcourir rapidement vos fichiers ou dossiers sans les ouvrir pour les identifier ou y accéder. De même, la création et le nommage de vos dossiers aident les membres de votre équipe à identifier les fichiers qui leur appartiennent pour l'accès et ceux qui contiennent des informations sensibles.
Lorsque vous nommez votre dossier, essayez autant que possible d'éviter d'utiliser des noms longs et compliqués car ils sont difficiles à retenir. Aussi, évitez d'utiliser des caractères spéciaux et des symboles car non seulement ils ne sont pas visibles, mais ils n'ont pas de sens. Enfin, si vous devez utiliser des espaces pour séparer les mots, utilisez plutôt des traits de soulignement ou des tirets.
3. Limitez vos dossiers
Bien que créer et nommer des dossiers soit une bonne pratique pour organiser les fichiers partagés, n'en faites pas trop. Avoir un seul dossier pour chaque fichier que vous avez créera de l'encombrement. Vous aurez trop de fichiers sur vos systèmes, et cela peut être écrasant.
Ainsi, au lieu de créer un dossier pour chaque fichier, fusionnez le fichier dans un dossier avec un contenu similaire. Vous savez exactement où chercher lorsque vous recherchez des fichiers dans la même catégorie.
4. Abandonnez le stockage local
Le stockage local était autrefois à la mode, mais avec la numérisation, il existe des options plus viables. Donc, si vous utilisez toujours le stockage local pour enregistrer vos fichiers, vous êtes coincé dans le passé. En plus d'être coûteux à entretenir en raison de l'achat d'une bande passante plus élevée pour stocker plus de fichiers, le stockage local présente un risque de sécurité. Si quelqu'un altère votre périphérique de stockage, vous pouvez perdre toutes les informations que vous avez dessus.
Ainsi, au lieu du stockage local, optez pour le stockage en nuage. Avec le stockage en nuage, vous pouvez accéder à vos fichiers à distance, disposer de plus d'espace de stockage et mettre en œuvre une sécurité renforcée. Vérifiez fournisseurs de stockage cloud les moins chers pour faire des économies.
5. Adoptez un logiciel avec contrôle de version
Il y a de fortes chances que vous deviez modifier vos fichiers après les avoir créés. Le contrôle de version vous aide à suivre les modifications apportées à un fichier ou à un ensemble de fichiers. Le suivi manuel des modifications est intimidant et peut vous dérouter.
Tout comme vous pouvez utiliser applications de contrôle de version pour augmenter votre productivité, vous pouvez utiliser un logiciel d'organisation de fichiers avec contrôle de version pour suivre les modifications que vous apportez à un fichier, afin de ne pas les mélanger.
Garder tous les membres de l'équipe sur la même page est le rôle du système de contrôle de version. Plus important encore, cela garantit que tous les membres de l'équipe collaborent et travaillent sur le même projet tout en s'assurant qu'ils utilisent tous la version la plus récente du fichier.
6. Créer des raccourcis et des favoris
Si vous avez un budget limité ou si vous avez besoin d'une action rapide, il est préférable de créer des raccourcis et des favoris. Un raccourci est une référence à un fichier du disque dur. Un programme, un fichier ou un dossier peut être déterminé par son pointeur.
Puisqu'il contient des informations sur l'emplacement du fichier d'origine, le raccourci est un petit fichier qui utilise très peu d'espace de stockage. Le doublon ne correspond pas exactement au fichier d'origine. Ainsi, le fichier d'origine est toujours intact lorsque vous supprimez le raccourci.
Vous pouvez placer les programmes et raccourcis de dossiers les plus fréquemment utilisés dans des endroits faciles d'accès tels que votre tableau de bord de travail ou votre barre de lancement rapide à l'aide de raccourcis.
7. Pré-créer des modèles de dossier
Une autre façon d'organiser vos fichiers partagés consiste à pré-créer un modèle temporaire. Vous pouvez pré-créer des modèles de dossier si vous ne savez pas quel modèle utiliser pour le moment.
La pré-création d'un modèle de dossier vous aide à conserver certains fichiers dans un dossier, au lieu de les laisser n'importe où dans votre système. Il empêche également la prolifération de l'espace. Si vous déterminez finalement votre stand sur ces dossiers pré-créés, vous pouvez ou non les déplacer vers votre stockage permanent.
8. Tirez parti du logiciel d'organisation automatisé
L'un des moyens les plus efficaces d'organiser vos fichiers partagés consiste à intégrer un logiciel d'organisation automatisé dans votre système. L'organisation manuelle des fichiers n'est pas seulement fastidieuse, mais prend également du temps. Déplacer différents fichiers vers des emplacements spécifiques nécessite une attention aux détails.
Même ainsi, les choses ont tendance à passer entre les mailles du filet. Mais c'est un jeu de balle différent lorsque vous automatisez le processus avec un logiciel d'organisation. Un logiciel d'organisation efficace placera vos fichiers partagés au bon endroit avec peu ou pas de supervision. Vous et votre équipe aurez plus de temps libre pour vous concentrer sur des tâches plus importantes afin d'augmenter votre productivité.
9. Supprimer les fichiers obsolètes
Les fichiers obsolètes ne vous sont d'aucune utilité. À moins que vous ne prévoyiez de les mettre à jour, ils n'ont rien à faire dans votre système. Si vous faites le point sur vos fichiers, vous découvrirez peut-être que les fichiers que vous n'utilisez plus occupent un espace de stockage important. Les supprimer vous donnerait plus d'espace pour créer et stocker des fichiers pertinents.
De plus, le fait de laisser des fichiers obsolètes dans vos fichiers système peut accidentellement fusionner avec des fichiers plus récents ou actuels, provoquant une confusion. Ce scénario peut se produire lorsque ces fichiers sont entre les mains d'employés nouveaux ou inexpérimentés. Pour automatiser ce processus, vous pouvez opter pour un logiciel de suppression de fichiers comme PrivaZer, Destructeur de fichiers, et Glary Utilitaires, entre autres.
Organisation des fichiers partagés pour une productivité accrue
Un espace de travail propre augmente la productivité. Vous pouvez facilement accéder à tous les documents dont vous avez besoin et déplacer les choses sans obstruction. L'organisation de vos fichiers partagés augmentera non seulement votre productivité, mais vous rendra également plus efficace, car vous serez plus concentré sur les tâches à accomplir.
Fait intéressant, vous n'avez pas à tout faire par vous-même. Vous pouvez utiliser des outils automatisés pour effectuer le levage et le placement, afin de pouvoir vous engager dans d'autres tâches qui nécessitent votre attention.
