En ce qui concerne l'estimation du temps et la gestion de projets indépendants, le plus important est de suivre avec précision vos heures de travail. Il est important que vous connaissiez bien votre projet pour donner en toute confiance à vos clients une estimation réaliste de la durée d'une tâche particulière.

Après tout, vous ne voulez pas surcharger ou sous-facturer vos clients. Jetons un coup d'œil à certains des pointeurs que vous devriez garder à l'esprit ce faisant.

1. Définir la portée de votre projet

La première étape consiste à vous assurer que vous avez une bonne idée de ce que le projet impliquera. Déterminez exactement les tâches, les délais et les budgets que vous allez gérer. Avoir une compréhension concrète de la portée et des tâches impliquées vous aidera à éviter toute dépense inutile.

Méfiez-vous du fluage de la portée. Si vous ne faites pas attention, votre projet durera probablement plus longtemps que prévu initialement. La meilleure façon d'éviter cela est d'avoir un

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Structure de répartition du travail (WBS) pour cartographier toutes les tâches en détail et rationaliser efficacement votre flux de travail avec votre client. Vous pouvez également utiliser un modèle de portée de projet à cette fin.

Télécharger:Feuille intelligente (Disponible sous forme de fichier Excel)

2. Utiliser une bonne technique d'estimation du temps

À tout prix, vous devriez essayer d'éviter la sous-estimation et la surestimation. De nombreux pigistes ont tendance à indiquer leur taux horaire lorsqu'ils déterminent la valeur du travail effectué, mais cela peut soit entraîner des factures gonflées ou même sous-facturer votre temps, surtout si vous n'avez pas pris en compte les imprévus, les contraintes de ressources et d'autres les facteurs. Voici quelques méthodes pour estimer avec précision les heures de projet :

  • Jugement d'expert : Cela est nécessaire dans les cas où les données sont difficiles ou impossibles à mesurer, ou lorsque les spécifications détaillées ne sont pas exactement disponibles. La clé de l'utilisation de cette technique est d'obtenir autant d'informations et d'analyses que possible avant de prendre une décision. Vous devez utiliser cette méthode pour identifier les sous-tâches et leur durée dans l'étape d'estimation des efforts et de prévision du temps.
  • Estimation analogue : L'estimation analogue est une pratique courante qui consiste à utiliser un ou plusieurs projets présentant des caractéristiques similaires comme base pour votre estimation. Vous pouvez utiliser votre expérience antérieure, les moyennes de l'industrie ou d'autres ressources pour vous aider dans ce processus. Essentiellement, une estimation analogue utilise des données historiques de projets similaires afin de faire une estimation.
  • Estimation en trois points : Cette méthode consiste à déterminer tous les scénarios possibles (optimistes, pessimistes et les plus probables), ainsi que leurs probabilités de réalisation, puis à proposer une estimation finale. Il est généralement calculé à l'aide de la technique de distribution triangulaire ou de l'estimation bêta PERT.

Lorsque vous utilisez la méthode de distribution triangulaire, vous pouvez prendre la moyenne des estimations suivantes: l'estimation optimiste (O), l'estimation pessimiste (P) et l'estimation la plus probable (M). Ainsi, l'équation de distribution triangulaire ressemblera à ceci :

E= (O+P+M)/3

PERT signifie "Program Evaluation and Review Technique". Il s'agit d'un modèle de prise de décision qui aide les groupes à hiérarchiser leur travail en déterminant le temps dont ils ont besoin pour accomplir différentes tâches.

La méthode de distribution bêta PERT est plus une moyenne pondérée. Il donne plus de poids au résultat le plus probable et moins de poids aux autres résultats. Les chefs de projet utilisent couramment cette méthode pour estimer les dates d'achèvement des projets, car elle a tendance à être plus précise.

L'équation PERT Beta peut être estimée de la manière suivante :

Distribution bêta PERT = (P + O + 4ML) / 6

En suivant notre exemple ci-dessus, disons que dans le cas d'un pigiste travaillant sur la tâche A (ce qui arrive à être une campagne sur les réseaux sociaux), l'estimation la plus optimiste est de deux semaines et le pire des cas est de neuf semaines. L'estimation la plus probable est de quatre semaines.

En appliquant l'équation bêta PERT, l'estimation de temps approximative s'avérerait être de 4,5 semaines. En utilisant cette méthode, nous pouvons également tenir compte de l'écart type dans ce cas pour donner à nos clients un délai d'exécution plus long. Pour la tâche A, nous pouvons l'exprimer comme suit :

Écart type = (P-O)/6 = (9-2)/6 = 1,75

Cela équivaut à 1,75 dans notre exemple. Par conséquent, nous pouvons donner une fenêtre d'achèvement probable de 6,25 semaines, au lieu de 4,5 semaines.

  • Estimation ascendante: La méthode la plus simple (et la plus précise) pour calculer les heures de projet indépendantes est l'approche d'estimation ascendante. Cette approche suggère que vous commenciez à la base même de votre structure de répartition du travail, en comptabilisant toutes les dépenses, puis en les ajoutant au besoin.

Avec cette approche, vous pouvez créer des estimations précises en commençant par le bas et en remontant chaque coût de la portée de votre projet. Cela vous aide à couvrir tous les coûts en une seule fois.

3. Calculez votre ratio de fondant

Étant donné que tous les freelances ne travaillent pas de la même manière, il peut être difficile de mesurer le temps qu'ils passent à travailler sur un projet. Dans de tels cas, l'utilisation d'un calculateur de ratio de fudge peut vous aider à calculer des estimations précises. Il vous aide à voir la proportion de temps sur/sous-estimée, afin que vous puissiez optimiser vos heures facturables.

Par exemple, si vous estimez qu'il vous faudra quatre jours pour terminer un projet, mais que cela ne vous prend que deux jours, alors votre ratio de fudge est de 2:1. L'objectif du ratio de fudge est de déterminer la rapidité avec laquelle vous pouvez parcourir les tâches de votre projet et la marge de manœuvre dont vous disposez dans votre emploi du temps.

4. Tenir compte du temps d'inactivité et des pauses

Vous pourriez penser que vous pouvez simplement additionner les heures que vous consacrez, mais ce n'est pas vraiment comme ça que ça marche. Les jours de vacances et les temps d'inactivité doivent être pris en compte dans le nombre total d'heures que vous prévoyez de travailler.

Si vous ne faites pas de pause, vous finirez par vous épuiser plus vite que prévu. Si vous utilisez des outils de collaboration tels que Slack ou Todoist, il devient important de mettre en place un statut de vacances ou d'absence du bureau lors de la prise de congés.

Si vous prenez un jour de congé, vous devez en tenir compte lors du calcul du nombre d'heures que vous prévoyez de travailler par semaine. Si vous avez un temps d'inactivité prolongé ou une pause au travail, cela vaut également la peine de le noter - ajoutez simplement une heure ou deux au nombre total d'heures travaillées chaque semaine.

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5. Tenez compte de la planification, des imprévus et des révisions

L'une des erreurs les plus courantes commises par les pigistes est de ne pas tenir compte du temps de planification. De même, les estimations des imprévus sont nécessaires pour tenir compte des circonstances imprévues qui peuvent survenir au cours d'un projet, par exemple, des contraintes de ressources.

  • Planification: Vous aurez besoin de temps pour planifier votre travail et vous assurer que vous obtenez toutes les informations dont vous avez besoin de la part des clients. Ceci est particulièrement important lorsque vous travaillez avec des clients qui sont nouveaux dans votre secteur ou qui n'ont jamais travaillé avec vous auparavant.
  • Administration: Vous aurez besoin de temps pour les tâches administratives telles que l'envoi de factures ou la configuration de comptes de médias sociaux. Vous pouvez également avoir besoin de temps pour les suivis des clients une fois les projets terminés.
  • Éventualités/Révisions: Si un projet prend plus de temps que prévu ou si quelque chose ne va pas avec un projet, vous aurez peut-être besoin de plus de temps pour les tâches administratives ou pour faire des ajouts ou des révisions.

Le suivi du temps est un excellent moyen de mieux comprendre le temps que vous consacrez à chaque projet. Vous pouvez utiliser des outils tels que des modèles de chronologie de projet ou modèles de feuille de temps et applications de suivi du temps pour vous assurer que vous obtenez des données appropriées sur le temps qu'il vous faut pour accomplir les tâches.

Vous constaterez également que la mise en place d'un système de suivi du temps, comme le Technique Pomodoro, vous aidera à augmenter votre productivité, à suivre vos progrès et à vous assurer que vous respectez les délais.

7. Passez en revue vos estimations finales

Vous avez terminé votre estimation, et il est maintenant temps de faire ce chiffre final. Une des choses que vous devrez faire ici est de revoir votre estimation. Vérifiez si des tâches ont été omises de l'estimation. Si c'est le cas, ajoutez ces heures supplémentaires dans l'estimation finale. Utilisant une variété de modèles de gestion de projet pourrait aider.

Si vous avez une estimation de votre client, examinez-la pour vous assurer que les chiffres sont raisonnables. S'il y a un écart entre vos deux estimations, demandez-leur plus de détails sur ce qu'ils veulent et comment ils veulent que ce soit fait.

Évaluez et gérez avec précision vos heures facturables

Le sujet des heures de projet est controversé pour les pigistes, car chaque personne aura son propre tarif (basé sur l'expérience, l'expertise du sujet, les demandes des clients, etc.) et sa propre méthodologie de résolution de problèmes.

Si vous envisagez de calculer vos heures facturables indépendantes, connaître ces trucs et astuces sera inestimable. Espérons qu'ils vous feront gagner du temps et de l'argent sur votre prochain projet et rendront l'ensemble du processus beaucoup moins stressant.