De nouvelles idées pour la semaine de travail ont émergé alors que de plus en plus d'entreprises tentent de lutter contre l'épuisement professionnel. Par exemple, une expérience sociale transforme une semaine de travail de 40 heures sur cinq jours en une semaine de travail de 32 heures sur quatre jours.
Alors que certains craignent que la réduction du nombre d'heures travaillées ne diminue la productivité, ce n'est pas nécessairement vrai. D'après les rapports du Bbc, un essai de quatre ans de la semaine de travail de 32 heures a montré que "la productivité est restée la même ou s'est améliorée dans la majorité des lieux de travail".
Si votre lieu de travail envisage de passer à une semaine de travail de 32 heures, suivez ces cinq étapes pour maximiser la productivité.
1. Organiser les tâches
Pour vous assurer que les tâches importantes sont une priorité absolue, listez vos tâches pour ce jour (ou cette semaine, si vous aimez planifier à l'avance). En regardant la liste, triez chaque tâche en trois catégories: Haute priorité, Priorité moyenne, et Priorité basse.
Les tâches hautement prioritaires sont essentielles pour votre entreprise et doivent être exécutées rapidement. Les tâches de priorité moyenne doivent être exécutées rapidement mais peuvent être légèrement retardées. Enfin, les tâches de faible priorité sont celles qui doivent être terminées mais pas tout de suite.
Si vous ne savez pas comment classer vos tâches, essayez le système en trois temps pour prioriser votre liste de tâches.
Lorsque vous répertoriez et triez vos tâches, utilisez une application de notes collaboratives comme Microsoft OneNote ou Google Keep afin que toute votre équipe sache quel travail elle doit prioriser. Une application de notes permettra également aux membres de votre équipe de fournir des commentaires sur la liste des priorités afin que vous puissiez vous assurer que le travail essentiel est terminé en premier.
2. Partager des calendriers
Poursuivez l'élan collaboratif que vous avez lancé en organisant les tâches en demandant à votre équipe de partager ses calendriers. La plupart des applications d'agenda, comme Microsoft Outlook et Google Agenda, vous permettent de partager votre emploi du temps avec d'autres utilisateurs.
La connaissance de l'emploi du temps de chacun est essentielle pour maintenir un environnement productif. En partageant votre calendrier avec votre équipe, tout le monde peut suivre les réunions d'équipe importantes et s'assurer qu'elles ne dérangent pas les collègues pendant les périodes de temps bloqué.
Il sera également plus facile de supprimer les réunions inutiles. Connaître l'emploi du temps de chacun vous permettra de déterminer une heure pour que tout le monde se rencontre au lieu d'avoir plusieurs réunions ponctuelles. Cela vous permettra également de voir si les sujets de la réunion sont répétés.
3. Utilisez les applications de minuterie (et écoutez-les)
Avec votre semaine de travail réduite de 20 %, chaque minute de la journée devient une ressource plus précieuse. Pour optimiser votre temps, vous devez vous créer un emploi du temps et vous y tenir. Bloquez du temps sur votre calendrier pour chaque tâche que vous devez accomplir et pour les réunions et les pauses (parce que vous devez prendre des pauses adéquates et réparatrices pour être au top).
Une fois que vous avez établi votre emploi du temps, réglez une minuterie pour chaque tâche. Certaines applications de minuterie populaires incluent Pomofocus et Basculer. Quelle que soit l'application que vous choisissez, assurez-vous de l'écouter. Lorsque votre minuteur vous dit d'arrêter, vous devez vous arrêter et passer à votre tâche suivante, même si vous ne l'avez pas terminée.
Pour lutter contre le travail inachevé, ajoutez toujours un bloc de rattrapage à votre emploi du temps. Un bloc de rattrapage est un laps de temps défini que vous vous accordez pour continuer à travailler sur des tâches que vous n'avez pas eu le temps de terminer. En ajouter un vous permettra de rester sur la bonne voie pour terminer tout votre travail.
4. Utiliser un système de stockage en nuage
Le partage de documents est essentiel pour toute entreprise. Heureusement, l'époque des systèmes de stockage sur papier, qui limitaient l'accessibilité, est révolue depuis longtemps. Mais dans un environnement de travail de 32 heures, pas n'importe quel système de stockage numérique fera l'affaire.
Assurez-vous que votre équipe partage des documents dans un environnement de partage cloud, comme OneDrive ou Google Drive. Lorsque vous hébergez des documents dans un environnement local, l'accès est limité, ce qui ralentit les workflows. Les systèmes de stockage en nuage permettent à chacun d'accéder au matériel nécessaire, évitant ainsi les ralentisseurs au cours de la journée de travail.
Les systèmes de stockage dans le cloud permettent également à chacun de suivre l'avancement du travail, ce qui facilite les efforts de projet collaboratifs. Cependant, pour rendre votre système de stockage cloud accessible, organisez et nettoyer votre stockage cloud de temps en temps. De cette façon, vous et les membres de votre équipe ne perdrez pas de temps à trier des dossiers et des fichiers obsolètes pour trouver ce dont vous avez besoin.
5. Suivez votre journée sur une feuille de calcul
En plus de bloquer du temps sur votre calendrier, enregistrez vos tâches quotidiennes sur une feuille de calcul à l'aide d'un programme comme Microsoft Excel ou Feuilles Google. Enregistrez chaque tâche et combien de temps le travail vous a pris.
Lorsque vous enregistrez le temps pour une tâche, ne vous contentez pas de noter ce que vous avez bloqué dans votre calendrier. Au lieu de cela, si vous avez besoin de plus de temps pour accomplir une tâche, notez-le. Connaître le temps total que vous passez sur une tâche est essentiel pour déterminer comment optimiser votre journée.
Après une semaine de suivi du temps consacré à vos tâches quotidiennes, regardez comment votre temps était réparti sur la liste des tâches que vous deviez accomplir. Étudiez la liste et demandez-vous ce qu'elle dit. Où passez-vous le plus de temps? Quelles tâches prennent plus de temps que prévu? Où pouvez-vous réduire le temps passé?
Ce suivi et ce questionnement vous permettront de mieux comprendre comment votre temps est utilisé tout au long de la journée. Savoir où votre temps est passé vous permettra de déterminer ce qui peut être coupé, délégué et nécessite plus d'attention.
Maximisez votre semaine de travail de 32 heures
Pour maximiser la productivité pendant votre semaine de travail de 32 heures, n'oubliez pas d'organiser vos tâches, de partager vos calendriers, d'utiliser des applications de minuterie, d'utiliser le stockage en nuage et de suivre votre journée. Ces cinq étapes sont des changements mineurs à votre journée de travail qui auront un impact significatif sur votre semaine de travail.
Il est important de se rappeler que perdre huit heures de la semaine ne signifie pas que vous devez perdre une partie de votre travail. Au contraire, passer à la semaine de travail de quatre jours peut motiver votre équipe à travailler plus dur.
La productivité n'est pas toujours une question de temps dont vous disposez; il s'agit de la façon dont vous utilisez ce temps.