Comment créer un comité de gestion de projet fonctionnel dans Google Sheets

Choisir le bon outil de gestion de projet pour vous et votre équipe peut s'avérer fastidieux, surtout lorsque vous avez besoin de plusieurs postes, mais que vous n'avez pas le budget. Si vous n'êtes pas encore prêt à investir ou si vous êtes toujours à la recherche, vous pouvez créer un tableau de gestion de projet fonctionnel dans Google Sheets en attendant. Continuez à lire pour savoir comment.

Cartographier votre tableau de projet dans Google Sheets

Tout d'abord, vous devrez déterminer les colonnes que vous utiliserez dans votre tableau. Pour ce faire, dressez une liste des informations de base que vous devrez relayer, telles que le nom de la tâche, la date d'échéance, la priorité, le statut et les notes.

Une colonne de propriétaire indiquera qui travaille sur la tâche si vous collaborez avec d'autres. Si plusieurs personnes délèguent au sein du tableau, vous souhaiterez également inclure une colonne indiquant qui l'a attribué.

Ensuite, pensez à toute information unique à votre flux de travail. L'objectif est de créer un aperçu rapide des affectations pour vous et vos collègues. Quelques exemples sont les numéros d'identification des clients, les codes de couleur, les informations de contact, les liens, etc. Quoi que vous choisissiez, assurez-vous de l'utiliser pour la plupart de vos tâches afin que la colonne ne soit pas simplement une autre étape ou pire, un encombrement.

Comment créer un comité de gestion de projet dans Google Sheets

Google Sheets facilite la création d'un tableau de gestion de projet fonctionnel. Voici les étapes que vous devez suivre :

1. Gelez votre ligne du haut

Une fois que vous avez une liste des colonnes que vous souhaitez inclure, saisissez-les dans votre feuille de calcul en haut et figer la ligne dans Google Sheets afin qu'il reste avec vous pendant que vous faites défiler. Faire cela:

1. Mettez en surbrillance toute la ligne.
2. Aller à Voir dans le coin supérieur gauche.
3. Sélectionner Gel.
4. Choisir 1 rang.

2. Ajouter une mise en forme à votre colonne de date

Pour que l'ajout de dates à votre tableau soit cohérent, vous pouvez attribuer une mise en forme à votre colonne d'échéance. Faire cela:

1. Sélectionnez la colonne entière.
2. Aller à Format dans le menu du haut.
3. Sélectionner Numéro.
4. Choisir Date.

Vous n'avez rien à faire dans la colonne des tâches et des notes, conservez-les simplement au format texte. Pour les colonnes de priorité, de statut et de propriétaire, une liste déroulante sera utile - vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans la section suivante.

3. Créer une colonne d'état fonctionnel dans Google Sheets

Avec des logiciels comme ClickUp et Asana, vous pouvez définir rapidement le statut d'une tâche en quelques clics. Pour ce faire dans Google Sheets, vous pouvez utiliser La validation des données pour créer un menu volant avec plusieurs mots à sélectionner. Faire cela:

1. Sélectionnez les cellules sous votre en-tête.
2. Aller à Données en haut de votre écran.
3. Sélectionner La validation des données du menu.
4. À côté de Critère, choisir Liste d'objets.
5. À gauche, saisissez les mots que vous souhaitez inclure, séparés par une virgule.
6. Succès sauvegarder.

Vous pouvez répéter les mêmes étapes pour insérer un menu déroulant dans d'autres cellules sous votre en-tête.

Maintenant, un menu déroulant apparaîtra dans les cellules. Avec les cellules toujours sélectionnées, vous pouvez ajouter une mise en forme conditionnelle pour coder en couleur vos statuts. Faire cela:

1. Aller à Format en haut de votre écran.
2. Sélectionner Mise en forme conditionnelle, et un menu latéral apparaîtra.
3. Vérifiez que vos cellules en surbrillance sont sélectionnées dans le Appliquer à la gamme boîte.
4. En dessous de Règles de mise en forme, cliquez sur le menu déroulant ci-dessous Mettre en forme les cellules si… et choisissez Le texte contient.
5. Entrez le statut dans le champ qui apparaît en dessous.
6. En dessous de Style de mise en forme, modifiez l'arrière-plan ou la couleur du texte.
7. Succès Fait.
8. Répétez avec les statuts restants.

Une fois que vous avez ajouté un code couleur à chaque option, cliquez dessus pour vous assurer qu'elles fonctionnent avant de copier et coller la liste déroulante dans toute la colonne. Pour coller, sélectionnez la colonne à l'aide de sa lettre en haut et désélectionnez la cellule de titre en cliquant dessus tout en maintenant CMD ou CTRL avant de l'insérer.

4. Ajouter des notes à votre tableau de bord de projet dans Google Sheets

En utilisant un tableau de projet comme celui-ci, vous pouvez tout conserver au même endroit, y compris vos notes de tâches. Cela signifie que vous pouvez éviter de passer au crible les communications, les documents et les papiers sur votre bureau pour plus de détails. De plus, vous pouvez éliminer le besoin d'envoyer des notes d'affectation par courrier électronique à vos collègues.

Cela dit, vous voudrez garder vos notes bien rangées pour éviter qu'elles ne deviennent distrayantes ou contre-productives. Voici quelques conseils pour vous aider à les formater :

• Double-cliquez dans une cellule pour modifier le texte qu'elle contient.
• Ajouter un saut de ligne en utilisant Options + Entrée sur Mac ou Ctrl + Entrée sur Windows.
• Ajoutez une puce devant votre texte en appuyant sur Variante + 8 sur Mac ou Alt + 0149 sur Windows.
• Copiez et collez les puces si vous souhaitez les réutiliser. Google Sheets ne prend pas en charge les feuilles réelles.
• Les tirets fonctionnent également comme des puces pour faciliter les choses.
• Définissez votre L'habillage de texte à Agrafe, de sorte qu'il ne sortira pas de la limite de la cellule.
  • Le clip empêchera également les cellules de devenir trop longues.
• Double-cliquez sur une cellule avec du texte coupé pour afficher son contenu.

Autres choses à noter lors de la création d'un tableau de projet dans Google Sheets

Voici quelques autres éléments qui peuvent vous aider à gérer votre tableau de projet :

• Taguez vos collègues n'importe où, y compris dans votre colonne propriétaire, en utilisant le symbole @ suivi de leur nom ou de leur adresse e-mail.
• Utilisez les commentaires pour séparer la communication au sein de votre tableau des informations sur les tâches. Ajoutez-en simplement un à la cellule exacte sur laquelle vous avez une question.
• Pour archiver vos tâches terminées, ajoutez une nouvelle feuille en cliquant sur le symbole d'ajout dans le coin inférieur gauche de votre écran, puis copiez et collez vos tâches.
• L'archivage ou la suppression des tâches précédentes vous assurera d'avoir les informations les plus importantes et les plus à jour devant vous. De plus, vous pourrez trouver les choses plus rapidement.
• Si vous ou votre collègue supprimez ou écrasez accidentellement quelque chose, vous pouvez utiliser l'historique des versions trouvé en haut au milieu de Google Sheets pour revenir en arrière et le vérifier ou revenir à une sauvegarde précédente.

Organisez vos projets avec Google Sheets

La création d'un tableau de projet dans Google Sheets est une solution simple et économique pour ceux qui cherchent à garder un œil sur les tâches ou à collaborer avec une équipe. Avec une planification initiale et un peu de travail, vous pouvez en créer un qui vous permette d'ajouter des informations en quelques clics.

Un avantage supplémentaire est qu'au-delà de la création du modèle, il y a moins de courbe d'apprentissage pour vous et vos collègues pour le maintenir si vous avez déjà utilisé un tableur. De plus, vous pouvez ajouter autant ou aussi peu de fonctionnalités que vous le souhaitez.