Si vous avez déjà désencombré un placard, vous savez à quel point il est simple de retrouver vos affaires après. Non seulement parce qu'il y a moins à faire, mais parce que vous avez supprimé tout ce que vous n'utilisez plus ou qui ne vous appartient plus.
Il en va de même pour vos outils de gestion de projet. Vous les utilisez pour rester au top de vos tâches, mais parfois les passer au crible ou entre elles peut devenir contre-productif.
Lorsque vous pratiquez le minimalisme avec vos affaires, vous n'êtes entouré que de vos biens les plus précieux et préférés. Alors, pourquoi devriez-vous adopter une approche minimaliste de vos outils de gestion de projet? Continuez à lire pour le découvrir.
Imaginez ceci: vous et vos collègues utilisez ClickUp pour gérer votre flux de travail créatif, Asana pour envoyer des demandes de projet et Notion pour tout le reste. Bien que vous sachiez où trouver ou tout mettre, vous devez basculer entre les outils pour y arriver. Ensuite, il y a les moments où une tâche se situe entre les deux. Vous ne pouvez pas vraiment le placer dans l'un ou l'autre des logiciels, vous en choisissez donc un et vous devez vous rappeler où il se trouve.
En vous en tenant à un seul logiciel pour tous vos projets, vous gagnez du temps. Pensez à la fréquence à laquelle vous vous connectez ou vous déconnectez ou vous déplacez entre plusieurs. Sans parler du défilement pour découvrir uniquement que les informations dont vous avez besoin sont ailleurs.
À première vue, vous pourriez penser qu'un seul logiciel ne répondra pas à tous vos besoins, mais ceux comme Notion, ClickUp et monday.com sont hautement personnalisables. La première étape dans débuter avec n'importe quel logiciel de gestion de projet détermine comment vous voulez l'utiliser. À partir de là, vous pouvez combiner planification et créativité pour définir vos flux de travail et vos tableaux de projet.
Vous et votre équipe réussissez. Vous répertoriez soigneusement chaque mission et assurez-vous d'inclure des détails. Mais vous cliquez souvent sur la mauvaise tâche et vos pages sont si longues que vous vous impatientez pendant le défilement.
Si vous trouvez que vos tableaux de projet sont trop longs ou encombrés, il existe une solution simple. Que chacun soit responsable de ses propres tâches ou que vous désigniez quelqu'un pour ranger les choses, vous voulez vous assurer de rester au top de la maintenance. Ça signifie:
- Archivage des tâches terminées.
- Suppression des devoirs en double.
- Ne répertoriant que les informations pertinentes.
- S'en tenir aux éléments actuels.
- S'assurer que les données et les notes sont à jour.
En parcourant et en rangeant régulièrement, trouver ce dont vous avez besoin sera un jeu d'enfant.
3. Moins de fonctionnalités signifie moins d'éléments à gérer
À éviter la fatigue des fonctionnalités lors de l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet, il est important de bien comprendre ce que vous voulez en faire, plutôt que de laisser les cloches et les sifflets d'un programme le faire pour vous. Un widget ou une intégration qui semble utile maintenant pourrait simplement devenir une étape supplémentaire dans votre processus.
Regarder comment vous assignez et gérez déjà les tâches vous aidera à déterminer quelles fonctionnalités sont les plus utiles et lesquelles ne sont que du bruit. Vous pouvez trouver l'utilisation des fonctionnalités de base telles que les listes du logiciel, les outils de communication et les rappels assez bénéfiques.
En vous en tenant aux fonctionnalités les plus utiles, la mise en page de votre tableau ou de votre flux de travail sera également plus propre et plus facile à naviguer.
Moins signifie plus de productivité et de concentration
Adopter une approche minimaliste de vos outils de gestion de projet vous aidera à gagner du temps pour localiser ce dont vous avez besoin, et vous aurez devant vous les informations les plus pertinentes et les plus à jour. De plus, vous pouvez voir où vous et votre temps êtes en un coup d'œil.
Cela signifie limiter le nombre d'outils que vous utilisez, garder un tableau bien rangé avec des informations à jour et ne vous en tenir qu'aux fonctionnalités qui vous sont utiles.
