Avec Google Docs, partager et collaborer sur des documents est un jeu d'enfant. Mais si vous travaillez avec une variété d'entre eux, vous aurez besoin de plusieurs façons de partager vos liens et d'ajuster les autorisations.
Il est facile de désactiver ces paramètres afin que toute personne disposant du lien puisse accéder rapidement au fichier et se mettre au travail. Mais parfois, cela peut signifier un partage excessif ou permettre aux gens de modifier ce que vous préférez ne pas faire. Dans cet article, vous découvrirez différentes manières de partager des liens vers vos documents Google et leur fonctionnement.
1. Utilisez les paramètres de partage pour partager vos documents Google
À moins que vous ne travailliez dans un Drive partagé, Google définit les documents que vous créez sur Limité par défaut. Cela signifie que vous devrez ajuster les paramètres de partage avant que d'autres puissent le voir en utilisant le lien. Sinon, vos téléspectateurs arriveront sur une page qui les invitera à demander l'accès, ce qui pourrait signifier beaucoup de travail et de notifications supplémentaires pour vous et une attente pour eux.
Pour ajuster les paramètres d'autorisations sur votre fichier, cliquez sur Partager dans le coin supérieur droit de votre écran pour afficher les paramètres de partage. Dans ce menu, vous pouvez voir un aperçu rapide de qui a accès au document. Vous pouvez également accorder l'accès à d'autres personnes. Voici comment fonctionne chaque section de ce menu.
Ajouter des personnes et des groupes
Si vous souhaitez restreindre l'accès à vos documents Google, vous pouvez ajouter des personnes spécifiques à l'aide de ce champ en haut du menu. Tapez leur adresse e-mail ici. L'étape suivante consiste à attribuer leur rôle, à choisir si vous souhaitez les notifier et à ajouter un message facultatif.
Ils recevront un e-mail les informant que vous l'avez partagé avec eux, y compris un lien qui les y mènera. Ils peuvent aussi le retrouver plus tard dans le Partagé avec moi onglet dans leur propre Google Drive.
Personnes ayant accès
Sous le Personnes ayant accès titre, vous pouvez voir qui a accès au document. Vous pouvez également ajuster leur rôle en cliquant sur la flèche à côté de celui-ci. Ce sont :
- Téléspectateur— ces personnes peuvent voir le document, le télécharger, l'imprimer ou le copier.
- Commentateur— ils peuvent partager et utiliser des commentaires ou des suggestions pour communiquer avec vous.
- Éditeur— ils ont le deuxième contrôle après le Propriétaire (vous, si vous avez créé le document). Ils peuvent le modifier, travailler avec les suggestions des autres et même partager le fichier avec d'autres personnes et ajuster ses autorisations.
De plus, vous pouvez utiliser ce menu pour Transférer la propriété du fichier ou Supprimer l'accès.
Vous pouvez apporter des modifications supplémentaires à vos paramètres de partage en cliquant sur l'engrenage dans le coin supérieur gauche du panneau. Ici, vous pouvez désactiver la possibilité pour les éditeurs de partager ou de modifier les autorisations d'un document. Vous pouvez également empêcher les lecteurs et les commentateurs de télécharger, d'imprimer ou de copier le document.
Accès général
Dans Accès général, vous pouvez décider si vous souhaitez garder le document restreint ou si vous souhaitez autoriser l'accès à Toute personne ayant le lien. Pour ce faire, cliquez sur le menu volant à côté Limité et faire l'échange.
Une fois que vous avez changé, vous pouvez modifier les paramètres pour permettre à ceux qui ont le lien de voir, de commenter ou de modifier. Gardez à l'esprit que si votre fichier est ouvert pour ceux qui ont le lien, vous ne pouvez pas empêcher les autres de partager le lien.
Lorsque vous êtes prêt, vous pouvez saisir rapidement le lien en cliquant sur Copier le lien dans le coin inférieur gauche du panneau. Vous pouvez maintenant le coller où vous le souhaitez. Pour un accès rapide, vous pouvez marquez visuellement et organisez vos liens dans des logiciels comme Notion pour vous aider à les trouver et à les partager plus tard.
De plus, vous pouvez copier le lien directement depuis la barre d'adresse. Mettez tout en surbrillance jusqu'à la barre oblique après la longue chaîne de chiffres et de lettres pour le faire.
Tu peux publier vos documents Google accessible à tous en cliquant Dossier dans le coin supérieur gauche de votre écran, survolez Partager, et en sélectionnant Publier sur le Web. De là, tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur le Publier bouton.
Cela peut sembler la même chose que de définir vos paramètres de partage sur Toute personne ayant le lien. C'est le cas, sauf que les informations sont en lecture seule et que les modifications que vous apportez au document ne sont pas actives. Ainsi, une fois que votre fichier est prêt à être visualisé, vous pouvez cliquer sur publier et accorder l'accès à d'autres.
Mais si vous devez continuer à travailler sur le document, vous pouvez ajuster le paramètre afin que personne ne voie vos modifications tant que vous n'aurez pas appuyé sur Publier encore. Pour ce faire, cliquez sur le menu volant à côté Contenu et paramètres publiés une fois que vous l'avez rendu public, et décochez Republier automatiquement lorsque des modifications sont apportées.
Une fois que vous l'avez publié, vous pouvez partager le lien ou l'intégrer dans d'autres documents ou pages Web. Pour retirer votre fichier, il vous suffit de revenir dans le même menu et de sélectionner Arrêter de publier. C'est un excellent moyen de partager des informations sans créer de site Web ni se soucier du domaine et de l'hébergement.
La création d'un signet dans votre Google Docs amènera vos lecteurs à un endroit spécifique de la page. Faire cela:
- Placez votre curseur à l'endroit où vous souhaitez que le signet apparaisse.
- Aller à Insérer et Signet.
- Une fois que vous avez sélectionné Signet, le symbole apparaîtra dans votre document.
- Cliquez sur le symbole pour copier le lien ou le supprimer.
Gardez à l'esprit que ceux avec qui vous partagez le lien de signet auront également besoin d'accéder au reste du document. Cela signifie également qu'ils peuvent tout voir.
Vous pouvez partager vos liens Google Docs de plusieurs manières :
- En utilisant les paramètres de partage, vous pouvez le garder exclusif ou le rendre largement accessible aux téléspectateurs, commentateurs ou éditeurs.
- La publication vous permet de partager votre travail dans un format public.
- Les signets vous permettent d'être plus précis.
Ce que vous choisissez dépend de vous et du type de document auquel vous souhaitez créer un lien. N'oubliez pas de revérifier vos documents avant de les partager.
