Google Docs est presque un incontournable pour créer et modifier des documents. C'est un outil puissant qui permet de partager l'accès avec toute personne disposant d'une adresse e-mail. Il crée également automatiquement un historique des versions, de sorte que toutes les modifications que vous ou vos collaborateurs apportez au document restent visibles jusqu'à ce que le fichier soit définitivement supprimé.
La collaboration est formidable, mais que se passe-t-il si vous souhaitez transférer la propriété du document Google Docs à une autre personne? Transférer la propriété d'un document Google Docs est simple, mais il y a quelques étapes à prendre en compte.
Ci-dessous, nous expliquons le processus de transfert de propriété et les choses à garder à l'esprit.
Transférer la propriété des documents dans Google Docs
Les circonstances de collaboration sur un document peuvent changer et vous devrez peut-être désigner quelqu'un d'autre comme propriétaire. Lorsque vous collaborez, vous devez savoir tout autorisations utilisateur sous votre contrôle. Étant donné que Google Docs est disponible en tant qu'application Web, la méthode expliquée ci-dessous fonctionne à la fois sur Windows et macOS.
- Commencez par ouvrir le document dont vous souhaitez transférer la propriété dans Google Docs.
- Clique le Partager bouton en haut à droite.
- Tapez l'adresse e-mail du nouveau propriétaire dans la zone de texte en haut, sélectionnez la personne dans la liste, puis cliquez sur Envoyer pour partager le document Google Docs.
- Ensuite, cliquez sur le menu déroulant à côté du nom de la personne et sélectionnez Transfert de propriété.
- Cliquer sur Envoyer une invitation pour transférer la propriété du fichier.
Transférer la propriété des documents dans Google Drive
Si vous souhaitez transférer la propriété de plusieurs fichiers à la fois, vous pouvez utiliser Google Drive, à condition que les fichiers se trouvent dans le même dossier.
- Connectez-vous à votre Google Drive et accédez au dossier contenant les documents Google Docs.
- Sélectionnez les documents et faites un clic droit. Sélectionner Partager.
- Vous verrez une liste des personnes qui y ont accès. Si le nouveau propriétaire ne figure pas dans la liste, ajoutez-le en utilisant son adresse e-mail. Comme toujours, tapez l'e-mail dans la case en haut, sélectionnez la personne dans la liste et ajoutez-la en cliquant sur Envoyer.
- Une fois la personne ajoutée, cliquez sur le menu déroulant à côté de son nom et sélectionnez Transfert de propriété.
- Cliquer sur Envoyer une invitation confirmer.
Ces techniques fonctionneront également avec d'autres applications Google Suite, telles que Google Sheets et Slides.
À ce stade, vous serez toujours le propriétaire du document. Cependant, comme l'explique la section suivante, vous devez attendre que le nouveau propriétaire accepte la propriété avant le transfert de propriété.
Trois règles d'or pour transférer la propriété d'un document
Voici quelques mises en garde que vous devez garder à l'esprit :
1. Le nouveau propriétaire doit accepter la propriété
Une fois que vous avez ajouté une autre personne en tant que propriétaire, le nouveau propriétaire reçoit une notification par e-mail demandant l'approbation. La propriété n'est transférée que lorsque le nouveau propriétaire accepte le document.
- Pour accepter la propriété, cliquez sur le Répondre bouton dans la notification par e-mail.
- Vous vous retrouverez sur un écran contenant les documents.
- Sélectionnez les documents dont vous souhaitez accepter la propriété et cliquez sur Partager.
- Cliquer sur Accepter la propriété ?.
- Vous verrez une invite indiquant la taille des documents. Une fois que vous devenez le propriétaire du document, ces documents seront transférés sur votre compte Google Drive, et c'est pourquoi vous devriez jeter un coup d'œil rapide au stockage dont les documents ont besoin.
- Cliquez sur Accepter s'approprier ces documents.
2. Pouvez-vous transférer la propriété d'un document Google Docs à l'aide d'un téléphone portable ?
Non, vous ne pouvez pas transférer la propriété d'un document à l'aide de Google Docs sur un mobile car il n'y a pas d'option de transfert de propriété. Vous devrez donc utiliser un ordinateur pour transférer la propriété dans Google Docs.
3. La propriété du fichier ne peut être transférée qu'à un autre utilisateur de la même organisation que le propriétaire actuel
Si vous faites partie d'une organisation, vous ne pouvez transférer la propriété des fichiers qu'à d'autres utilisateurs au sein de la même organisation. Par exemple, supposons que votre domaine de messagerie est @gmail.com et que vous transférez la propriété d'un document Google à quelqu'un qui est membre d'une autre organisation avec un autre domaine. Dans ce cas, vous obtiendrez un message d'erreur vous empêchant de le faire.
Gérer la propriété de vos documents Google Docs
Nous espérons que vous pourrez désormais gérer plus efficacement la propriété des documents dans Google Docs. Notez qu'une fois que le nouveau propriétaire accepte la propriété, vous serez rétrogradé au statut d'éditeur. Le nouveau propriétaire peut également vous supprimer du document, ce qui signifie que vous en perdrez l'accès.
Outre la gestion de la propriété des documents, vous pouvez également utiliser Google Docs pour les entreprises avec des modules complémentaires pour vous aider à faire avancer les choses beaucoup plus rapidement.