C'est si simple mais si puissant.
Lors du traitement de gros lots de données, peu de fonctions Excel sont aussi polyvalentes que la fonction SUBSTITUTE. Malheureusement, il est tragiquement souvent négligé au profit de solutions beaucoup plus compliquées à des problèmes souvent simples.
La fonction REMPLACER est un moyen rapide et propre de nettoyer les données, d'ajouter des détails aux rapports et de créer des communications de formulaire simples. La maîtrise de cette fonction et la compréhension de son utilisation en font un outil irremplaçable et facile à utiliser pour analyser de grands ensembles de données.
1. Création de communications de formulaire avec la fonction SUBSTITUTE d'Excel
La fonction SUBSTITUTE d'Excel permet d'échanger facilement et rapidement des marqueurs prédéfinis sur un bloc de texte préformaté. Cela permet aux utilisateurs de créer facilement des communications de formulaire, en remplaçant les informations qui changent à chaque itération.
Vous pouvez placer un modèle dans une cellule d'une feuille de calcul, puis entrer une liste de destinataires dans une autre feuille de calcul. Ensuite, enchaînez les fonctions SUBSTITUE sur une autre cellule pour ajouter les détails de chaque destinataire.
Notez que vous pouvez imbriquer plusieurs SUBSTITUTS les uns dans les autres :
=REMPLACER(REMPLACER(REMPLACER(REMPLACER(REMPLACER(REMPLACER(Modèle !$A$1, "{ cardlastfour }", F2), "{ total de facturation }", E2), "{ type de carte }", D2), "{ date de fin }", TEXTE(C2, "mmm jj, aaaa")), "{ nom }", B2), "{ fname }", A2)Si vous avez trop de champs à modifier, vous pouvez diviser la lettre entière en paragraphes et les modifier un à la fois. Dans la dernière cellule de la ligne, concaténez tous ces paragraphes en une seule lettre.
Les e-mails générés automatiquement sont un moyen fantastique d'atteindre rapidement et facilement une liste de clients, de créer une correspondance marketing personnalisée ou de générer des lettres de motivation personnalisées.
Vous pouvez diviser les messages plus longs en paragraphes ou en phrases simples pour éviter les formules SUBSTITUTE trop complexes. Vous pouvez même utiliser des conditions pour une personnalisation supplémentaire, comme échanger différentes listes de compétences sur une lettre de motivation en fonction du type d'emploi pour lequel vous postulez.
2. Utilisation de la fonction SUBSTITUTE d'Excel pour générer des rapports
Non seulement la fonction SUBSTITUTE est pratique pour insérer des informations de base dans des champs préformatés, mais elle peut également injecter des calculs complexes dans des rapports prédéfinis. Les calculs d'injection permettent de utiliser Excel pour créer un tableau de bord qui fournit des informations visuelles et fournit des observations personnalisées basées sur des données.
Combiner SUBSTITUTE pour pré-générer des blocs de texte et des conditions comme la fonction SI vous permet de créer des rapports plus détaillés.
Dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez voir que deux paragraphes distincts sont créés à l'aide d'informations provenant d'un rapport. Une fonction conditionnelle peut alors déterminer lequel des deux paragraphes est approprié à afficher pour les lecteurs du rapport.
Le premier paragraphe est créé en utilisant cette formule :
=SI(A2>B2, REMPLACER(Modèles !$A$3, "{ pourcentage de croissance }", (ROND(B2 / A2, 2) * 100) - 100 & "%"), REMPLACER(Modèles !$A$4, "{ diminutionpourcentage }", 100 - (ROND(A2 / B2, 2)) * 100 & "%"))L'association de plusieurs fonctions SUBSTITUTE chaînées avec des conditions peut vous aider à concevoir des tableaux de bord et des rapports plus perspicaces. Les calculs peuvent même être effectués directement dans les fonctions SUBSTITUE pour vous assurer de ne présenter que les informations les plus pertinentes à vos lecteurs.
3. Nettoyage des données Excel pour le stockage à l'aide de la fonction SUBSTITUTE d'Excel
Lorsqu'il s'agit de stockage de données à long terme, peu de considérations sont aussi cruciales que la désinfection. Empêcher les données inutiles de polluer ou d'endommager un ensemble de données est essentiel pour éviter de futures erreurs que vous ne pouvez pas comprendre.
Cela peut signifier n'importe quoi, du nettoyage des caractères illégaux d'un ensemble de données à la garantie que les mots-clés réservés sont traités comme du texte plutôt que comme des commandes. Peu importe ce que vous devez faire pour protéger vos bases de données contre menaces telles que l'injection SQL et vos données utilisables, la fonction SUBSTITUTE d'Excel peut vous aider.
Par exemple, nous pouvons préparer une liste de réponses d'utilisateurs à une enquête à insérer dans une base de données SQL. Les données non validées peuvent contenir une variété de caractères illégaux qui peuvent causer des problèmes plus tard s'ils ne sont pas supprimés :
=SUBSTITUER(A2:A4, "'", '\'")La fonction ci-dessus représente une étape simpliste mais nécessaire dans la préparation des données pour le stockage. Cette fonction examine chaque réponse dans la colonne B pour un guillemet simple. S'il est présent, le caractère est précédé d'une barre oblique inverse. L'ajout de barres obliques inverses permet de garantir que les caractères réservés n'interféreront pas avec la requête utilisée pour insérer les données dans la base de données.
Si le caractère ou la chaîne que vous recherchez doit être complètement supprimé, la fonction REMPLACER est toujours utile :
=REMPLACEMENT(B2:B20, "$", "")L'utilisation d'une chaîne vide pour le troisième argument supprimera entièrement les caractères spécifiés de la cellule. Avec la fonction SUBSTITUTE, vous pouvez supprimer un texte spécifique pour effacer complètement les caractères potentiellement dangereux de vos données.
4. Garantir le bon formatage des données avec la fonction SUBSTITUTE d'Excel
Un problème potentiel lors de la collecte de données est la possibilité de recevoir des informations malformées. Lorsque les utilisateurs saisissent des informations dans un formulaire de réponse libre, cela peut entraîner des informations de rapport incorrectes. Des données inexactes peuvent être aussi simples qu'une faute d'orthographe courante ou aussi complexes qu'une équation prenant le mauvais format.
La fonction SUBSTITUTE d'Excel est le moyen idéal pour empêcher de simples erreurs d'entraîner des rapports de données incorrects. Lors de l'analyse des résultats produits par une source spécifique, la suppression des inexactitudes connues peut aider à produire des résultats plus précis :
=SUBSTITUER(A2, "NomSociété Inc.", "Nom de l'entreprise Inc.")L'exemple ci-dessus montre comment une fonction SUBSTITUTE peut supprimer une simple faute de frappe d'une liste d'avis de produits. Remplacer une faute d'orthographe courante peut garantir qu'une mention d'une marque ou d'une entreprise ne soit pas oubliée lors de l'examen ultérieur des données.
L'utilisation de la fonction REMPLACER pour remplacer les erreurs potentielles connues par les informations correctes peut attraper problèmes dans votre ensemble de données avant qu'ils ne deviennent des problèmes, ce qui vous aide à éviter les erreurs si vous souhaitez utiliser votre feuille de calcul pour profilage des données à l'avenir.
La fonction SUBSTITUTE d'Excel: simple mais fonctionnelle
Bien que la fonction REMPLACER puisse être relativement simple, c'est une formule extrêmement utile. Remplacer le texte dans des blocs préformatés, aider à générer des rapports, nettoyer les données et supprimer les informations sur les problèmes potentiels d'un ensemble de données ne fait qu'effleurer la surface.
L'utilisation de calculs dans SUBSTITUTE et leur association avec des formules conditionnelles permettent d'étendre ses capacités. Il peut étendre les tableaux de bord et les rapports de la présentation de données visuelles à la fourniture d'analyses complexes générées automatiquement.
La combinaison de cette fonction avec d'autres formules et techniques peut créer un tableau de bord rivalisant avec les outils de base de données dédiés. Il est donc impératif de connaître et de comprendre la fonction SUBSTITUTE d'Excel si vous êtes un analyste de données, un ingénieur ou si vous travaillez avec des ensembles de données volumineux.
