Depuis des lustres, les entreprises et les sociétés du monde entier utilisent Excel comme outil de gestion des stocks. Mais comme de nombreux logiciels de gestion des stocks dédiés sont introduits, la viabilité d'Excel pour cette tâche est remise en question.
Même si Excel est un programme très utile, est-ce suffisant pour la gestion des stocks? Pour répondre à cette question, comparons la gestion des stocks Excel avec un logiciel de gestion des stocks.
Pourquoi de nombreuses entreprises utilisent Excel pour la gestion des stocks
Excel est essentiellement un tableur qui utilise des grilles de cellules pour aider à consolider, organiser et calculer rapidement les données. Cependant, cela va au-delà de l'arithmétique de base -Excel a des modèles et des fonctionnalités pour la gestion de projet, comptabilité, prévisions et autres tâches professionnelles. C'est pourquoi il s'agit également de l'application de gestion des stocks incontournable de nombreuses entreprises.
Excel a une faible barrière à l'entrée car il est économique. Il vous suffit d'acheter une licence pour Microsoft Office et vous êtes prêt à partir. C'est pourquoi vous trouverez tout le monde, des startups aux entreprises, qui l'utilisent.
De plus, Excel est très polyvalent. Vous pouvez le personnaliser en fonction de vos besoins uniques et ajouter des macros, des formules et des modèles. Avec Excel, vous n'êtes pas limité aux chiffres ennuyeux. Tu peux créer des graphiques et des tableaux puissants dans Excel pour présenter visuellement et analyser les données en un coup d'œil.
6 inconvénients de la gestion des stocks dans Excel
Il ne fait aucun doute qu'Excel offre des fonctionnalités impressionnantes que les startups et les petites entreprises utilisent pour gérer leurs inventaires. Cependant, à mesure que les entreprises se développent, des problèmes surviennent en raison des limites d'Excel en tant qu'outil de gestion des stocks. Voici quelques-unes de ses limites.
1. Processus chronophage et manque d'automatisation
Les grandes entreprises gèrent des inventaires plus étendus, qui doivent être documentés manuellement dans Excel. De la saisie et de la mise à jour des données à l'organisation et à la révision, la gestion des stocks Excel coûte à une entreprise beaucoup de travail manuel et de temps.
Dans un monde idéal, vous voudriez qu'Excel vous avertisse après que votre stock tombe à un certain niveau afin que vous puissiez commander à nouveau. Malheureusement, ce n'est pas le cas en raison d'un manque d'automatisation dans Excel.
2. Possibilité accrue d'erreurs humaines
Un autre problème avec la saisie manuelle des données est la possibilité d'erreurs humaines. Bien que de telles erreurs soient souvent évitables à plus petite échelle, les erreurs humaines sont presque inévitables lorsqu'il s'agit d'un afflux massif de données provenant de plusieurs sources.
Par exemple, une formule incorrecte peut affecter plusieurs cellules, voire toute la feuille de calcul, entraînant des rapports erronés. Apparemment inoffensives, de telles erreurs peuvent souvent générer des résultats erronés qui coûtent des millions de dollars à une entreprise.
Trouver et corriger ces erreurs est un tout nouveau jeu de balle. Comment trouver une virgule ou un point décimal manquant dans des milliers de cellules de données? Même si vous trouvez le problème, il doit souvent être corrigé sur plusieurs cellules, ce qui peut prendre plusieurs heures.
3. Manque de mises à jour en temps réel
Une gestion efficace des stocks exige des données en temps réel pour une prise de décision rapide et précise. Cependant, c'est impossible avec Excel car vous devez mettre à jour manuellement la feuille de calcul après chaque expédition ou produit vendu. Même avec le personnel le plus engagé et soucieux des stocks et des fournitures disponibles, vos données Excel seront souvent en retard.
En raison d'un manque de mises à jour en temps réel, les entreprises doivent souvent prendre des décisions basées sur des données obsolètes. Cela peut entraîner plusieurs problèmes, tels que le surstockage ou le sous-stockage.
4. Collaboration limitée
Une collaboration efficace est essentielle à la gestion des stocks car elle traite des données provenant de plusieurs sources. Il existe peu de fonctionnalités de collaboration dans Excel en dehors du partage de classeurs, des commentaires et des compléments tiers. Cependant, la mise à jour simultanée des données d'inventaire est un problème dans Excel.
5. Manque de sécurité et d'historique des données
Dans toute entreprise, plusieurs parties prenantes ont besoin d'accéder à des sections spécifiques de données d'inventaire. Cela devient problématique lorsque vous travaillez avec Excel car il n'offre pas d'accès basé sur les rôles. Une personne ayant accès à la feuille de calcul d'inventaire peut y accéder entièrement ou pas du tout, ce qui rend difficile la protection des informations sensibles de l'entreprise.
Même si vous pouvez suivre les modifications dans Excel, cela ne suffit pas pour les entreprises disposant d'ensembles de données d'inventaire plus volumineux et plus complexes. Il est difficile de savoir qui a apporté des modifications aux données d'inventaire, quelles modifications ont été apportées et quand elles ont été apportées.
Une piste d'audit aussi limitée permet à quiconque de modifier facilement les données d'inventaire pour masquer des activités frauduleuses, mettant ainsi en jeu l'intégrité des données d'inventaire.
Pourquoi passer à un logiciel de gestion des stocks?
Si vous rencontrez des problèmes lors de la gestion de votre inventaire avec Excel, il est temps de passer à un logiciel de gestion des stocks. Contrairement à Excel, ce logiciel est spécialement conçu pour la gestion des stocks et combine de manière transparente tous les aspects de la gestion des stocks, tels que les canaux de vente, le réapprovisionnement et l'entreposage.
En plus d'offrir une solution unique, un logiciel de gestion des stocks comme Cin7 et Inventaire Zoho automatisez le processus avec des notifications et des alertes. Ils fournissent des fonctionnalités de reporting spécialisées qui aident à prévoir les tendances des ventes et à prendre des décisions en s'appuyant sur des données d'inventaire en temps réel.
5 avantages du logiciel de gestion des stocks par rapport à Excel
Le dernier logiciel de gestion des stocks offre d'énormes avantages par rapport à Excel. Cela rend les problèmes d'automatisation et d'évolutivité auxquels les utilisateurs d'Excel sont confrontés devenus redondants avec les logiciels de gestion des stocks.
Examinons les avantages des applications de gestion des stocks pour voir comment elles surpassent Excel.
1. L'automatisation fait gagner du temps et des ressources à l'entreprise
Un logiciel de gestion des stocks automatise la gestion des stocks à l'aide de la technologie RFID ou de lecteurs de codes-barres. Il automatise également la réorganisation. Une fois que vos niveaux de stock atteignent un certain seuil, les bons de commande sont automatiquement générés, évitant ainsi les surstocks ou les sous-stocks.
L'automatisation du processus rend les choses gérables, ce qui permet à l'entreprise d'économiser du temps et des ressources. C'est un pas en avant par rapport à Excel, ce qui facilite grandement la mise à l'échelle de votre entreprise en attribuant stratégiquement le temps et les ressources économisés à des activités génératrices de bénéfices.
2. Des données plus fiables
En automatisant la plupart des aspects de la gestion des stocks, le logiciel de gestion des stocks minimise les risques d'erreurs humaines. Non seulement cela rend les données acquises plus fiables, mais cela réduit également le temps et les ressources autrement consacrés à l'audit et à la correction des erreurs.
Des données fiables se traduisent par des prévisions précises cruciales pour la croissance de toute entreprise. Une analyse précise des données peut aider les entreprises à prendre des décisions éclairées concernant la réorganisation et l'allocation des ressources, l'amélioration de la rentabilité et l'évolutivité.
3. L'intégration du système devient un jeu d'enfant
Le logiciel de gestion des stocks peut s'intégrer aux autres départements de votre entreprise, tels que les achats, les ventes, les comptes, etc. Une telle intégration transparente évite aux entreprises de collecter manuellement les données de divers départements et de les consolider dans un classeur Excel.
La mise à l'échelle implique souvent de faire des affaires simultanément sur plusieurs marchés de vente. Avec Excel, vous devez créer et gérer de nombreux classeurs d'inventaire pour différents canaux de vente et vous efforcer de les maintenir fiables et à jour.
Un logiciel de gestion des stocks facilite le processus en intégrant tous les canaux. Vous n'aurez pas à vous soucier de la gestion de ces données à grande échelle avec un logiciel de gestion des stocks, car il collectera automatiquement les données et fournira un suivi des stocks en temps réel.
4. Prévisions et planification plus faciles
La gestion des stocks Excel est en retard par rapport à ce qui se passe en raison de sa nature de saisie manuelle. Cet écart entre l'inventaire de votre feuille de calcul et l'inventaire de l'entrepôt devient un obstacle important à l'efficacité des prévisions, de la planification et de la prise de décision. En fin de compte, les entreprises ont du mal à répondre aux demandes toujours croissantes du marché et ne parviennent pas à concurrencer les entreprises utilisant des solutions automatisées.
L'utilisation d'un logiciel de gestion des stocks supprime cet écart avec des données d'inventaire en temps réel. À tout moment, vous êtes au courant de vos niveaux de stock à plusieurs endroits, de vos bons de commande, etc. Les prévisions et la planification deviennent plus faciles et plus précises à l'aide de données accessibles en temps réel.
5. Sécurité accrue des données avec un accès basé sur les rôles
Contrairement à Excel, le logiciel de gestion des stocks fournit un accès basé sur les rôles. Les administrateurs peuvent attribuer des rôles avec différents niveaux d'autorisation et d'accessibilité.
Un responsable d'entrepôt, par exemple, peut avoir un accès complet au logiciel avec l'autorisation d'accéder aux données disponibles, de générer des rapports, de passer des commandes, etc. En même temps, un préposé à la saisie de données ne peut accéder qu'aux écrans de saisie de données.
L'accès basé sur les rôles aide à créer et à maintenir une hiérarchie d'entreprise et améliore la sécurité des informations sensibles de l'entreprise. De plus, cela permet de savoir quelles modifications ont été apportées au système, qui les a faites et quand. Cela augmente la responsabilité et minimise les risques de violation de la vie privée et de fraude.
Les applications de gestion des stocks aident à faire évoluer votre entreprise
Excel est généralement suffisant pour une petite entreprise, surtout si elle n'a pas l'argent à dépenser pour des applications et des services spécialisés. Cependant, cela constitue un obstacle à l'évolutivité lorsque votre entreprise se développe. Ainsi, il viendra un moment où des problèmes notables surgiront. Le moment venu, un logiciel spécialisé de gestion des stocks fait partie de la solution.
Avec un logiciel de gestion des stocks, les entreprises peuvent mieux gérer leurs stocks en automatisant le processus, en supprimant les erreurs humaines et en améliorant la collaboration. L'automatisation ne doit toutefois pas se limiter à la gestion des stocks. Les entreprises doivent toujours s'efforcer d'améliorer leur efficacité et leur rentabilité en automatisant divers aspects de l'activité.
