Si vous envoyez fréquemment le même e-mail et que vous en avez assez de taper le même message à plusieurs reprises, vous serez heureux de savoir qu'il existe un outil Outlook pour vous aider: les modèles d'e-mail. Vous pouvez réutiliser ces messages en un seul clic pour gagner du temps et des efforts.
Ils sont également rapides et faciles à créer sur le Web Outlook ou sur l'application de bureau. Voyons donc comment créer un modèle d'e-mail et l'utiliser pour votre correspondance quotidienne.
Comment créer un modèle d'e-mail Outlook
À moins que vous ne souhaitiez utiliser les modèles de base de Microsoft, vous devez créer un modèle personnalisé adapté à vos besoins. Voici comment procéder.
Création d'un modèle d'e-mail dans Outlook Web App
Les modèles d'e-mail peuvent être l'un des conseils avancés sur Microsoft Outlook, mais en faire un dans le Application Web Outlook est en fait relativement facile.
Pour créer un modèle d'e-mail sur l'application Web, vous devez d'abord vous connecter au site si vous ne l'avez pas déjà fait. Ensuite, sélectionnez le Nouveau courrier bouton dans le coin supérieur gauche de l'écran.
Cliquez sur les trois points horizontaux à côté du Envoyer et Jeter boutons en bas de la nouvelle boîte de l'éditeur d'e-mails. Choisir Mes modèles dans le menu déroulant.
Une liste des modèles prédéfinis apparaîtra sur le côté droit de l'écran. Ici, cliquez sur + Modèle. Saisissez un titre pour votre modèle, puis saisissez votre message. Une fois terminé, sélectionnez Sauvegarder.
Création d'un modèle d'e-mail sur l'application de bureau Outlook
La création d'un modèle d'e-mail dans l'application de bureau Outlook est moins simple que dans l'application Web. Voici ce que vous devez faire pour en créer un :
- Lancez l'application Outlook sur votre ordinateur.
- Sélectionnez le nouveau courriel bouton dans le coin supérieur gauche.
- Dans la nouvelle fenêtre, rédigez votre e-mail comme d'habitude mais sans les destinataires (pas d'adresses e-mail dans les champs À, Cc et Cci). Vous pouvez également ajouter le sujet, mais cela est facultatif.
- Une fois votre e-mail prêt, sélectionnez le Déposer onglet en haut du ruban.
- Cliquer sur Enregistrer sous.
- Entrez un titre pour votre modèle dans le champ Nom de fichier champ.
- Dans Sauvegarder comme type, sélectionner Modèle Outlook dans le menu déroulant.
- Frapper Sauvegarder.
- Fermez et supprimez l'e-mail d'origine.
Comment utiliser un modèle de courrier électronique Outlook
Une fois que vous avez créé les modèles dont vous avez besoin, il est simple de les ajouter à vos e-mails. Voici comment:
Insertion de modèles d'e-mail sur l'application Web Outlook
Vous pouvez facilement trouver vos modèles d'e-mails sur l'application Web. Allez sur le site et créez un nouvel e-mail ou répondez-y. Si le service de messagerie de Microsoft ne se charge pas sur votre navigateur Web, consultez quelques correctifs faciles si Outlook ne se charge pas sur Google Chrome.
Une fois connecté, cliquez sur les trois points horizontaux en bas et sélectionnez Mes modèles. Dans la liste des modèles, cliquez sur celui que vous souhaitez utiliser et il apparaîtra automatiquement comme réponse. Vous pouvez toujours modifier le message comme vous le souhaitez, et si vous composez un nouvel e-mail, ajoutez également la ligne d'objet et les destinataires.
Lorsque vous avez terminé, appuyez sur Envoyer pour faire parvenir votre e-mail au destinataire.
Utilisation de modèles d'e-mail sur l'application de bureau Outlook
Contrairement à l'application Web Outlook, il n'existe aucun moyen évident d'accéder à vos modèles de courrier électronique personnalisés dans l'application de bureau. Voici les étapes à suivre pour utiliser les modèles d'e-mail :
- Ouvrez votre application de bureau.
- Dans le coin supérieur gauche, sélectionnez Nouveaux éléments > Plus d'éléments > Choisir le formulaire.
- Dans le Regarder dans menu déroulant, choisissez Modèles utilisateur dans le système de fichiers.
- Sélectionnez le modèle de votre choix.
- Clique sur le Ouvrir bouton.
- Modifiez le message si nécessaire.
- Ajoutez vos destinataires.
- Une fois terminé, cliquez sur le Envoyer bouton.
Vous devez garder à l'esprit une limitation lorsque vous utilisez les modèles d'e-mail dans l'application de bureau Outlook. Vous ne pouvez les utiliser que lors de la création d'un nouvel e-mail, pas lorsque vous y répondez.
Profitez de la puissance des modèles Outlook
Avec les modèles d'e-mails dans Outlook, vous pouvez dire adieu au processus fastidieux d'écriture et de réécriture d'e-mails et dire bonjour à une productivité accrue et à plus de travail. Bien que la création d'un modèle d'e-mail pour tous les messages répétitifs que vous envoyez puisse prendre un certain temps, vous gagnerez quand même beaucoup de temps à long terme.