Vous cherchez à organiser une réunion en ligne transparente et engageante? Découvrez tout ce que vous devez savoir sur l'hébergement dans Google Meet.
C'est une chose de rejoindre un Google Meet, c'en est une autre de l'héberger. Il y a beaucoup de choses à considérer que vous rencontriez deux personnes ou une centaine, comme la façon dont les autres participeront et les actions qu'ils peuvent entreprendre.
Si vous êtes curieux de savoir comment fonctionne l'hébergement dans Google Meet, continuez à lire pour un guide complet.
Comment organiser une réunion professionnelle sur Google Meet
Il existe de nombreuses façons de configurer un Google Meet. Tout dépend si vous souhaitez vous retrouver en déplacement ou si vous préférez programmer quelque chose. Lorsque vous en créez un, Google vous propose trois options :
- Créer une réunion pour plus tard- lorsque vous sélectionnez cette option, Google génère un lien que vous pouvez copier et coller là où vous en avez besoin. Vous pouvez inviter d'autres personnes en partageant le lien. Pour participer, les participants colleront le lien dans leur barre d'adresse ou dans le champ de la page d'accueil de Meet.
- Démarrer une réunion instantanée—choisissez cette option si vous voulez vous rencontrer tout de suite. Pour en ajouter d'autres, cliquez sur Afficher tout le monde—l'icône de personnes—dans le coin inférieur droit et utilisez l'option Ajouter des personnes en haut du panneau. Ou copiez le lien et envoyez-le dans un message.
- Planifier dans Google Agenda— cette option ouvrira un nouvel événement dans Google Agenda. À partir de là, remplissez la date et l'heure et invitez vos participants. Vous pouvez trouver rédiger un ordre du jour de réunion efficace dans Google Agenda simple, grâce à son texte riche Description champ. Pour participer, il suffit à vos participants de cliquer sur le lien de la réunion et de suivre les étapes.
Pour trouver ces options :
- Cliquez sur Google Apps dans le coin supérieur droit de n'importe quelle page Google et choisissez Rencontrer ou rendez-vous sur meet.google.com.
- Sélectionner Nouvelle rencontre, et vous les y trouverez.
Si vous invitez quelqu'un à l'aide de l'option Google Agenda ou si vous l'ajoutez depuis la réunion, vous n'aurez pas besoin d'approuver son entrée. Si vous envoyez simplement un lien, Google leur demandera la permission de se joindre lorsqu'ils seront prêts.
Comment utiliser les contrôles de l'hôte dans Google Meet
Les contrôles de l'hôte vous aident à ajuster la façon dont les autres participent à vos réunions. Pour les activer, cliquez sur l'icône de verrouillage dans le coin inférieur droit de votre rencontre et basculez Gestion des hôtes sur.
Vous pouvez maintenant choisir si vous souhaitez ou non que les participants :
- Partagez leur écran.
- Envoyez des messages de chat.
- Envoyez des réactions (emojis).
- Allumez leur micro.
- Allumez leur vidéo.
Vous devez également activer la gestion de l'hôte pour utiliser Réunion de fin pour tous. Ce paramètre arrête la session pour tout le monde en même temps. Pour mettre fin à la réunion pour tout le monde, cliquez sur Quitter l'appel et puis Réunion de fin pour tout le monde.
Comment admettre, refuser et supprimer d'autres personnes dans Google Meets
En tant qu'hôte, vous contrôlez également qui peut rejoindre ou rester dans la réunion. Les personnes que vous invitez à l'aide d'un lien demanderont à rejoindre la réunion, et vous pouvez soit Admettre ou Refuser l'entrée.
S'il y a foule, cliquez sur Voir tout accepter ou refuser un par un ou en bloc si vous êtes sûr de vouloir admettre ou refuser tout le monde. Pour exclure quelqu'un de l'appel :
- Aller à Afficher tout le monde et recherchez le participant que vous souhaitez supprimer.
- Cliquez sur Plus d'actions, les trois points à côté de leur nom.
- Choisir Retirer de l'appel.
- À partir de là, vous pouvez les supprimer, les supprimer et les signaler, ou les supprimer et les bloquer.
Chaque Google Meet utilise un code unique pour éviter les chevauchements. Vous pouvez réutiliser le même code pour plusieurs séances. Gardez à l'esprit que si vous bloquez quelqu'un dans un Google Meet, il n'est bloqué que pour les sessions utilisant ce code. Pour leur permettre de rejoindre plus tard, vous devrez envoyer une autre invitation à partir du Afficher tout le monde panneau à l'intérieur de la réunion.
Si vous hébergez une réunion avec un nouveau code, une personne que vous avez précédemment bloquée d'une réunion avec un code différent peut la rejoindre.
6 façons de rendre les appels plus inclusifs dans Google Meet
Voici quelques idées pour rendre vos appels Google Meet plus inclusifs.
1. Utiliser la fonction de tableau blanc
Sous Activités—l'icône des formes—dans le coin inférieur droit, vous pouvez démarrer une session de tableau blanc avec votre équipe. Cela vous amènera à un autre écran ou Jamboard qui ressemble et fonctionne comme un logiciel de traitement de texte. Ici, vous et votre équipe pouvez dessiner avec l'outil stylo ou ajouter des notes autocollantes, des images, des formes et du texte.
Vos participants pourraient être enthousiasmés par les outils ou avoir besoin d'un moment pour se familiariser. Une astuce pour aller au-delà de cela serait de laisser quelques minutes de jeu pour surmonter cela avant d'effacer le cadre et de ramener l'attention de tout le monde.
2. Utiliser les réactions
Réactions ou emojis dans Google Meet sont un excellent moyen de permettre aux autres de participer, que vous les invitiez à réagir au fur et à mesure de la réunion ou que vous leur demandiez de partager leurs sentiments sur certains sujets. La seule fois où vous voudrez peut-être les désactiver, c'est lorsque vous ne voulez pas qu'ils deviennent une distraction ou qu'ils vous éloignent de la réunion.
3. Demander des réponses dans le chat
Invitez vos participants à répondre ou à poser des questions dans le chat. De cette façon, vous pouvez lire les commentaires des autres sans que tout le monde parle en même temps.
4. Utiliser la fonction Lever la main
En utilisant le Lever la main option, vous pouvez inviter les participants à poser des questions ou à partager leurs réflexions lors d'une discussion. De cette façon, vous pouvez les inviter à parler et maintenir la conversation fluide.
5. Donnez la parole aux autres
Être assis dans une réunion et écouter la même personne ou un petit groupe discuter longuement d'un sujet peut être difficile. Changez les choses en demandant aux participants de parler ou de présenter.
6. Essayez quelques questions brise-glace
Prendre la parole lors de réunions peut être un obstacle pour certains, surtout si les gens ne se connaissent pas. Réchauffez les participants et aidez à présenter tout le monde avec un brise-glace rapide.
Ça n'a pas besoin d'être un jeu—les brise-glace peuvent simplement être des questions amusantes que vous utilisez pour aider les participants à se connaître. Pour cela, il est utile que vous répondiez en premier. Cela aidera à donner un exemple et à démontrer qu'il n'y a pas lieu d'être nerveux.
Obtenez l'hébergement avec Google Meets
Grâce à ses paramètres et fonctionnalités robustes, Google Meets est une excellente application pour organiser des réunions. Il offre juste ce qu'il faut d'outils, ni plus, ni moins. Mieux encore, vous pouvez l'utiliser gratuitement tant que vous avez un compte Google.
