Comment planifier votre semaine dans Google Agenda

Si vous n'êtes pas un utilisateur Apple, il y a de fortes chances que vous utilisiez Google Agenda pour suivre les choses importantes de votre vie. Et même si vous utilisez un iPhone, un iPad ou un Mac, vous préférerez peut-être toujours utiliser la version de Google pour suivre ce qui se passe.

Planifier votre semaine à l'avance est un excellent moyen de vous assurer de ne pas être distrait par des tâches qui ne sont pas importantes, ce qui vous permet de continuer à travailler vers vos objectifs. De plus, il vous sera beaucoup plus facile d'éviter de surplanifier votre emploi du temps et de vous submerger.

Dans ce guide, vous recevrez une procédure pas à pas pour planifier votre semaine plus efficacement dans Google Agenda.

1. Bloquer du temps dans votre emploi du temps

Lorsque vous vous intéressez pour la première fois à la productivité,

vous expérimenterez probablement le blocage du temps. Certaines personnes utilisent cette tactique pour programmer chaque heure de leur journée, mais vous pourriez trouver cela un peu trop. Et si quelque chose d'inattendu se produit, vous pourriez avoir du mal à accomplir vos tâches restantes.

Mais bien que planifier votre journée entière ne soit pas toujours la meilleure idée, vous devriez réserver du temps pour des tâches importantes qui nécessitent plus d'énergie cognitive. Par exemple, si vous devez rédiger une thèse pour l'université, accordez-vous quelques heures par jour pour se concentrer intensément sur cette seule chose peut vous aider à produire un travail de meilleure qualité et à terminer votre mission plus rapide.

La planification du temps pour les périodes de concentration est facile dans Google Agenda. Tout d'abord, cliquez sur le créneau horaire approximatif où vous souhaitez que cette tâche commence. Lorsque la fenêtre suivante apparaît, entrez le nom de votre tâche. Vous pouvez modifier l'heure et la date si nécessaire, ainsi que l'ajout de descriptions et de pièces jointes.

Lorsque vous êtes satisfait de tout, appuyez sur le Sauvegarder bouton. Répétez cette étape pour chaque activité pour laquelle vous souhaitez bloquer une heure spécifique de votre semaine.

2. Codage couleur de vos tâches

Lors de la planification de votre semaine dans Google Agenda, vous vous rendrez peut-être vite compte que vous avez beaucoup d'engagements. Une fois que vous avez ajouté tout cela, vous constaterez peut-être que tout semble écrasant. Heureusement, vous pouvez résoudre ce problème en codant vos tâches par couleur.

Vous pouvez choisir parmi plus de 10 couleurs différentes dans Google Agenda, ce qui vous donne un niveau de personnalisation décent. C'est à vous de déterminer ce que vous utiliserez pour chaque catégorie; comme vous pouvez le voir dans le calendrier ci-dessous, nous avons conservé le bleu par défaut pour les entraînements et choisi l'orange pour les tâches professionnelles sans rapport avec le travail du client.

Pour les cours, la couleur est marron clair. Pendant ce temps, les événements sociaux sont codés en sage. Pour attribuer un code couleur à vos tâches, cliquez sur l'événement que vous souhaitez modifier. En bas, vous verrez un icône de couleur; sélectionnez ceci.

Choisissez la couleur dans laquelle vous souhaitez modifier votre événement. Ensuite, cliquez sur le Sauvegarder bouton.

À moins que vous n'ayez reçu un accès spécial, vous ne pouvez pas personnaliser les couleurs des événements auxquels d'autres vous ont invité. La couleur de votre événement changera immédiatement, comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran ci-dessus.

3. Rendre tous vos calendriers visibles

Lorsque vous utilisez Google Agenda pour la première fois, vous recevez un calendrier par défaut qui vous permet d'ajouter toutes vos tâches importantes pour chaque semaine. Cependant, l'application est également idéale pour collaborer avec d'autres—surtout si vous travaillez à distance ou dans le cadre d'un contrat hybride. Vous pouvez demander à d'autres personnes de vous inviter à leurs calendriers, et ceux-ci deviendront visibles dans votre interface lorsqu'ils le feront.

Si vous souhaitez obtenir un aperçu complet de votre semaine dans Google Agenda, rendre tous vos calendriers visibles est une bonne idée. Cela peut également aider à garantir que vos événements n'entrent pas en conflit avec d'autres auxquels vous vous êtes déjà engagé à participer.

Rendre tous vos calendriers visibles dans Google Agenda est simple. Sur le côté gauche, vous verrez deux sections pertinentes en ce moment; l'un s'appelle Mes agendas, et l'autre est nommé Autres calendriers.

Pour rendre vos calendriers visibles, il vous suffit de cocher la case à côté de ceux-ci.

4. Ajouter des événements qui nécessitent votre présence

En plus de réserver du temps dans votre semaine pour des projets importants, vous pouvez également avoir défini des événements qui nécessitent votre présence. Si vous étudiez à l'université, par exemple, vous aurez des conférences et des séminaires. Et si vous êtes salarié ou indépendant, vous devrez peut-être participer à des réunions avec les autres membres de votre équipe.

Pour les événements qui se reproduisent chaque semaine, votre patron ou votre établissement d'enseignement vous invitera probablement à les intégrer à votre calendrier, ce qui réduira votre travail manuel. Mais si cela ne se produit pas, ou si vous devez configurer des événements individuels, vous pouvez facilement les inclure dans votre calendrier.

Comme vous l'avez fait lors du blocage du temps dans votre planning, cliquez sur le créneau horaire que vous souhaitez réserver. Saisissez ensuite le nom de votre événement.

Vous pouvez ajouter des personnes à votre événement en accédant à Ajouter des invités. Dans la section en dessous, vous peut organiser une conférence téléphonique dans Google Meet. Google Agenda vous permet également d'ajouter des emplacements et vous pouvez choisir parmi les heures suggérées si vous ne savez pas quand vous devez planifier la réunion. De plus, vous pouvez modifier les autorisations dont disposent les invités pour s'adapter à l'événement.

Tu peux choisir Sauvegarder une fois que vous êtes prêt à configurer l'événement.

5. Ajout d'événements professionnels et non spécifiques au travail

L'ajout des tâches principales que vous devez accomplir pour votre travail ou vos études est crucial lors de la planification de votre semaine dans Google Agenda. Mais lors de l'organisation de leur emploi du temps, de nombreuses personnes oublient de réserver du temps à leurs loisirs.

Avoir quelque chose d'amusant à faire pendant votre temps libre peut améliorer considérablement votre bien-être. Si vous n'avez pas de passe-temps actuellement, envisagez d'essayer ces passe-temps passionnants pour les amateurs de technologie. Un autre avantage de l'intégration des passe-temps dans votre emploi du temps hebdomadaire est que vous pourriez—en raison de la loi de Parkinson— retrouvez-vous à accomplir des tâches plus tôt.

Vous devez également prévoir du temps dans votre calendrier pour passer du temps avec vos amis et votre famille. Cela vous assurera non seulement de ne pas oublier des choses que vous avez déjà planifiées, mais cela vous donnera également des choses à espérer pendant la semaine.

Lors de l'ajout de tâches non spécifiques au travail dans votre emploi du temps, vous pouvez suivre la même procédure que lorsque vous bloquez du temps pour d'autres choses. Sélectionnez quand vous souhaitez créer ces tâches et configurez-les pour qu'elles se répètent si nécessaire. Vous pouvez coder par couleur et même inviter d'autres personnes.

Améliorez votre gestion du temps avec Google Agenda

Planifier votre semaine à l'avance vous donnera plus de clarté sur ce que vous devez faire, et Google Agenda est un endroit idéal pour tout rassembler. Vous pouvez ajouter des tâches liées au travail, ainsi que planifier vos loisirs et autres engagements.

Google Agenda vous offre plusieurs options de personnalisation pour vous aider à mieux gérer votre temps. Par exemple, vous pouvez attribuer un code couleur à chaque catégorie de tâche, ce qui facilite le suivi de tout. De plus, vous pouvez ajouter plusieurs calendriers pour vous assurer de ne rien manquer.