Google dispose-t-il d'un outil de gestion des tâches ?

La suite d'applications de Google facilite le travail et la collaboration avec d'autres. Mais si vous cherchez un endroit pour garder une trace de vos tâches, les choses pourraient être un peu floues.

Vous vous demandez peut-être si Google dispose même d'un outil de gestion des tâches. Si oui, vous n'êtes pas seul. Voici les options que le géant de la technologie offre à ses utilisateurs pour la gestion des tâches.

Étonnamment, Google n'offre pas de solution unique pour la gestion des tâches. Il n'y a pas de logiciel Notion, ClickUp ou similaire dans sa suite d'applications. Mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas le faire.

À l'aide de sa gamme d'applications et d'outils, vous créez votre système. Voici donc cinq façons d'utiliser les applications Google pour suivre ce que vous devez faire.

1. Créez des notes et des listes simples avec Google Keep

Google porte bien son nom de Keep, car c'est l'endroit idéal pour stocker des informations et rester organisé. Ici, vous pouvez rapidement prendre des notes et créer des listes de tâches. C'est un peu comme un bulletin personnel pour toutes vos notes autocollantes numériques - tout le plaisir sans le coût, l'encombrement physique et le gaspillage de papier.

Les autres fonctionnalités offertes par Google Keep sont les rappels, les étiquettes, l'épinglage, les collaborateurs, l'archivage et sa disponibilité dans Google Workspace. Voici un peu plus sur chacun.

Rappels

• Vous pouvez ajouter des rappels à vos notes pour vous aider à respecter les délais. Google les collecte ensuite pour vous dans le Rappels situé dans la barre latérale afin que vous puissiez les voir dans l'ordre.

Étiquettes

• Les étiquettes vous aident à étiqueter et à trouver des éléments. Lorsque vous en ajoutez un, vous verrez son nom apparaître dans la barre latérale. Là, vous pouvez cliquer et afficher tous les éléments avec la même étiquette. De cette façon, si vous écrivez plusieurs notes sur le même sujet, vous pouvez rapidement les arrondir toutes.

Épingler

• L'épinglage est pratique si vous êtes quelqu'un qui prend beaucoup de notes. Il vous aide à conserver vos notes les plus importantes en haut de l'écran afin que vous puissiez les retrouver facilement plus tard.

Recherche

• Si vous avez écrit une note mais que vous ne la trouvez pas parmi les centaines (ou les milliers) que vous avez stockées dans Google Keep, il est facile de la trouver grâce à la fonction de recherche intégrée. Et pour rendre votre recherche plus précise, vous pouvez utiliser cette Aide-mémoire de la recherche Google pour vous aider à trouver ce dont vous avez besoin.

Collaborateurs

• Vous voulez vous associer à quelqu'un d'autre pour accomplir des tâches ou partager vos notes instantanément? Vous pouvez ajouter d'autres personnes à vos notes en cliquant sur l'icône de collaborateur à l'intérieur. De cette façon, vous et votre ami n'aurez pas besoin de parcourir les textes pour trouver des éléments partagés plus tard.

Archivage

• Une fois que vous avez terminé avec une note ou une liste, vous pouvez l'archiver au lieu de la supprimer si vous pensez que vous l'utiliserez à nouveau plus tard. De cette façon, vous pouvez désencombrer votre tableau sans vous soucier de jeter quelque chose d'important. Vous pouvez trouver le bouton au bas de vos notes et l'archive dans la barre latérale.

Disponibilité

• Keep est accessible dans la barre d'outils à droite de n'importe quelle application Google. Cela signifie que vous pouvez accéder à vos notes dans Google Workspace, ce qui vous permet de cocher des éléments pendant que vous travaillez dessus et d'accéder à des notes.

Pas besoin de sauter entre les applications. En fait, si vous préférez vous en tenir à une seule application principale pour toutes vos tâches, Keep peut être votre réponse, grâce à ses fonctionnalités et à son accès facile.

2. Rédigez votre liste de tâches dans Google Sheets

Si vous êtes plutôt une personne de liste, Google Sheets pourrait être l'application dont vous avez besoin. Ici, vous pouvez profiter de la vaste personnalisation qui accompagne le travail dans des feuilles de calcul ou garder les choses simples. C'est totalement à vous, et c'est la beauté de celui-ci.

Étant donné que vous pouvez créer des systèmes de gestion des tâches plus robustes, vous pouvez envisager d'ajouter suivi du backlog vers votre liste de tâches dans Google Sheets. Avec un endroit pour stocker chaque tâche, il est moins probable que vos tâches se glissent entre les mailles du filet.

Pour ajouter des cases à cocher dans Google Sheets, recherchez-les dans le menu d'insertion en haut de votre écran.

3. Construire un suivi de projet simple dans Google Sheets

Une feuille de calcul peut également être votre réponse si vous cherchez un endroit pour suivre des projets entiers. Tu peux créer un tableau de gestion de projet fonctionnel dans Sheets pour vous aider, vous et vos coéquipiers, à rester sur la bonne voie et à éviter les chevauchements.

Vous pouvez même créer un tableau qui donne des mises à jour visuelles instantanées à ceux qui travaillent à vos côtés en utilisant listes déroulantes dans Google Sheets. Au fur et à mesure que vous ajoutez des mises à jour, tout le monde sait qui travaille sur quoi et visualise l'état des projets en temps réel au lieu de se vérifier les uns les autres.

Vous ne savez pas par où commencer? Inspirez-vous de vos processus et logiciels actuels, ou recherchez des tutoriels ou des références d'autres personnes qui ont fait de même. Premiers pas avec n'importe quel logiciel de gestion de projet ira beaucoup plus facilement si vous planifiez d'abord comment travailler avec le logiciel, plutôt que de le contourner plus tard.

4. Associer les tâches Google avec Gmail et Google Agenda

Google Tasks est excellent pour ceux qui passent beaucoup de temps dans leur calendrier et leur boîte de réception. En effet, vous pouvez le trouver directement dans la barre d'outils de n'importe quelle application Google en cliquant sur le logo de la coche bleue. Vous y trouverez également Google Keep, mais l'avantage d'utiliser les tâches est que Google ajoute tous les rappels que vous définissez directement à votre calendrier. Cela, et c'est une liste de contrôle propre et simple pour ceux qui préfèrent le format.

5. Utilisez Google Agenda pour rester au courant des dates et des tâches

Pour certains, voir les tâches sous forme de calendrier aide. Cela aide sans aucun doute à respecter vos délais. C'est aussi idéal pour planifier à l'avance. Tout le monde a un système différent, vous devrez peut-être explorer ce qui fonctionne pour vous.

Voici quelques exemples de façons d'utiliser l'agenda Google au-delà des dates d'échéance et des rappels :

• Blocage du temps de vos sessions de travail: ajout du nom de la tâche ou de la liste de tâches à vos notes pour vous aider à rester concentré.
• Temps de blocage de vos e-mails et messages pour vous aider à garder votre esprit sur la tâche à accomplir.
• Créez un nouveau calendrier et ajoutez des notes et des listes de tâches en tant qu'événements.
• Partagez un calendrier avec quelqu'un d'autre pour respecter les délais et accomplir des tâches ensemble.

Gérez vos tâches avec Google

Bien que Google n'ait pas de gestionnaire de tâches clair, il propose de nombreux outils pour vous aider à rester au top de votre liste de tâches. Tout dépend du style de gestionnaire de tâches qui vous convient, mais grâce à la vaste gamme, il y en a probablement pour tous les goûts.

Google Keep et Tasks sont de loin les plus simples et les plus accessibles. De plus, ils se marient bien avec votre calendrier et votre boîte de réception. Mais si vous recherchez quelque chose de approfondi sur lequel vous pouvez vous appuyer, Google Sheets est probablement votre meilleure option.