Comment utiliser TimeTree pour fixer l'horaire de travail de votre équipe

Organiser des réunions et des appels au travail peut être stressant si vous ne disposez pas des bons outils. Quelle que soit la taille de votre équipe, la communication est essentielle si vous souhaitez éviter les conflits et autres problèmes d'horaire. La bonne nouvelle est qu'il existe une application pour résoudre vos problèmes de planification et vous permettre de rester organisé.

TimeTree est une puissante application de partage de calendrier avec de nombreuses fonctionnalités intégrées pour communiquer efficacement avec votre équipe et créer un horaire de travail sans problème. Voici comment utiliser TimeTree pour fixer l'horaire de travail de votre équipe.

1. Créer un calendrier partagé

Pour commencer à collaborer avec vos collègues et partager des événements, vous devez créer un calendrier partagé. Il s'agit de la fonctionnalité hors concours de TimeTree, et elle vous aidera à comprendre l'emploi du temps de votre équipe en un coup d'œil. Pour créer un agenda partagé :

1. Cliquez sur le bouton de menu dans le coin supérieur gauche de l'écran d'accueil.
2. Faites défiler vers le bas de la barre latérale et appuyez sur le Ajouter un calendrier bouton. Vous verrez alors une liste d'options à des fins différentes.
3. Sélectionner Travail pour accéder à la page pour donner un nom et une description à votre calendrier, et télécharger une image de couverture et un arrière-plan, si vous le souhaitez.

Maintenant que votre calendrier est configuré, vous pouvez inviter d'autres membres à vous rejoindre. Depuis la page d'accueil, appuyez sur Plus, puis sélectionnez Inviter des personnes à ce calendrier pour inviter d'autres personnes. Vous pouvez choisir d'inviter des personnes par e-mail, Messenger ou WhatsApp, ou vous pouvez générer une URL.

Télécharger: TimeTree pour Android | iOS (Gratuit, abonnement disponible)

2. Ajouter des événements au calendrier partagé

Que vous soyez responsable de votre entreprise ou employé, ajouter un événement au calendrier de votre organisation est simple et rapide. Pour ajouter un événement, appuyez sur le Créer sous l'interface principale du calendrier.

Vous aurez ensuite accès à des options de base telles que la définition des heures d'événements et la création de rappels d'événements. Il existe également une fonctionnalité de répétition qui peut être utile pour les réunions hebdomadaires. Pour accéder à ces options, appuyez sur la petite flèche à double pointe sous les heures de début et de fin de l'événement.

3. Organisez vos événements professionnels à l'aide d'étiquettes

Une chose qui place TimeTree devant les autres applications de calendrier est ses impressionnantes options de gestion des étiquettes. Il existe une gamme d'étiquettes colorées par défaut qui peuvent être personnalisées dans le Gestion des étiquettes d'événement languette. Ici, vous pouvez définir des couleurs personnalisées et renommer les étiquettes.

Les étiquettes sont un formidable outil d'organisation pour votre entreprise. Vous pouvez les utiliser pour classer les types d'événements tels que les entretiens, les réunions de groupe, les appels 1-1 ou les événements sociaux. Vous pouvez également attribuer une couleur pour marquer les vacances ou les périodes d'indisponibilité.

4. Ajoutez des détails supplémentaires à vos réunions et événements

TimeTree fournit plusieurs outils pour vous aider à diffuser tous les détails nécessaires des événements dans votre organisation.

Le Emplacement L'outil, alimenté par Google Maps, peut être utilisé pour définir un lieu pour des événements. Tous les participants du calendrier peuvent voir l'emplacement, et il y a une option pour trouver un itinéraire idéal. Le URL option est un autre outil utile. Vous pouvez l'utiliser pour ajouter un lien de réunion Zoom à un événement de groupe ou un lien vers n'importe quelle page Web.

Après avoir créé un événement, des options supplémentaires apparaîtront pour vous faire gagner du temps. L'un d'eux est le Copier à plusieurs dates option, qui peut être utilisée pour les réunions hebdomadaires. Il y a aussi un bouton pour copier l'événement dans un autre calendrier dans TimeTree. Cela peut être utilisé pour dupliquer des événements de travail importants dans votre calendrier personnel, ce qui peut vous éviter de manquer quoi que ce soit si le calendrier de votre lieu de travail est encombré.

5. Utilisez la fonction Mémo pour planifier et gérer les événements professionnels

En plus de partager des horaires, TimeTree est également un excellent outil pour gestion d'événements. Le Note La fonction vous aide à planifier des événements et à noter tous les détails nécessaires associés aux événements.

La fonction mémo est distincte du calendrier, ce qui signifie que vous n'avez pas tout encombré dans un seul espace. Pour créer un nouveau mémo, appuyez sur le plus icône (+) dans le coin inférieur droit de la page mémo. Ici, vous pouvez attribuer un titre, attribuer une étiquette et basculer le mémo entre une note textuelle ou une liste de contrôle.

Les étiquettes sont indiquées par la couleur du titre d'une note, fournissant une représentation visuelle claire des types de notes sur votre page mémo. Vous pouvez réorganiser les cartes mémo simplement en les tenant et en les faisant glisser.

6. Utilisation des listes de tâches pour gérer les tâches

Si vous n'aimez pas utiliser plusieurs applications pour organiser votre vie professionnelle, TimeTree combine la planification avec la gestion des tâches, apportant tout ce dont vous avez besoin pour organiser votre entreprise en un seul endroit.

L'intégré Liste de choses à faire La fonctionnalité vous permet de joindre des tâches à des événements. Pour ajouter une liste de tâches à un événement, créez un événement, puis sélectionnez Liste de choses à faire au bas des options supplémentaires. Vous pouvez ensuite saisir les tâches associées à cet événement, telles que l'envoi d'e-mails à certaines personnes à l'avance.

Vous pouvez réorganiser les tâches en faisant glisser les six points à droite des tâches et supprimer des tâches en les faisant glisser. Ce liste de tâches simple approche peut vous aider à vous souvenir de tout ce dont vous avez besoin sans dépendre d'une application externe. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez afficher et gérer votre emploi du temps tout en effectuant des tâches administratives.

7. Communiquer avec d'autres collègues à l'aide du chat du calendrier

L'une des fonctionnalités les plus récentes et les plus puissantes de TimeTree est sa Chat du calendrier. Cette fonctionnalité permet à tous les membres d'un calendrier de travail partagé de communiquer entre eux. Cet espace partagé peut être utilisé pour discuter des horaires, planifier des événements et poser des questions.

Pour accéder à cette fonctionnalité, appuyez sur la petite icône de bulle de discussion en haut à droite de l'interface du calendrier. Le Calendar Chat fonctionne de manière très similaire aux applications de messagerie comme WhatsApp. Vous pouvez envoyer des réactions en appuyant sur la petite icône emoji et vous pouvez télécharger des photos. Les événements créés et toutes les mises à jour apparaîtront également dans le chat du calendrier.

Calendar Chat peut être un énorme gain de temps pour votre entreprise. En partageant des messages dans un groupe, vous n'aurez pas à compter sur l'envoi d'e-mails dans les deux sens pour planifier des événements.

Nettoyez l'horaire de votre équipe et simplifiez la planification

Si vous voulez un moyen plus clair de superviser le calendrier de votre entreprise, TimeTree est un choix parfait. Posséder un calendrier partagé est l'un des meilleurs moyens de saisir facilement la disponibilité de l'ensemble de vos employés.

L'utilisation de TimeTree élimine le stress lié à la planification, aux doubles réservations et aux problèmes de communication, permettant à votre entreprise de fonctionner correctement sans aucune interruption. Téléchargez TimeTree pour une solution efficace pour les besoins de gestion du temps de votre entreprise.