Vous avez du mal à trouver la bonne personne à qui envoyer un e-mail? Découvrez comment rationaliser votre processus et trouver le bon contact à chaque fois pour les e-mails professionnels.

Arrêtez de dire « J'espère que vous êtes la bonne personne pour cela » dans les e-mails professionnels. Les messages mal dirigés suscitent rarement une réponse positive. Ils vous font paraître incertain et non professionnel pour ne pas avoir recherché votre personne de contact.

Prenez l'habitude de vérifier les destinataires. Voici sept conseils pour vous assurer de toujours trouver la bonne personne de contact pour les e-mails professionnels.

1. Google la personne à qui vous devez envoyer un message

Avant toute chose, essayez d'utiliser Google. C'est un moteur de recherche puissant avec plus de 100 billions de pages indexées. Vous pouvez rechercher n'importe qui. Une recherche rapide affichera leurs profils de médias sociaux, leurs sites Web personnels, leurs photos, leurs blogs, leur expérience professionnelle et leurs coordonnées.

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Compte tenu de la vaste base de données de Google, les résultats raffinés nécessitent des requêtes précises. Vous ne trouverez peut-être pas d'informations pertinentes à moins de connaître le nom complet de la personne. Par exemple, "Jose Luansing Jr." a 7 350 visites. Pendant ce temps, taper « José » sur Google produit 2,6 milliards de pages, qui s'avéreraient difficiles à trier.

Pour des résultats affinés, alimentez Google en informations complémentaires. Si vous ne connaissez que le prénom de la personne, recherchez son entreprise ou le site Web de son entreprise. La plupart des marques ont une page Meet the Team. En utilisant l'exemple ci-dessus, l'ajout de "makeuseof.com writer" au terme "Jose" réduit les résultats à 10,1 millions.

Les personnes avec des noms communs sont difficiles à trouver. À moins qu'ils n'aient une forte présence en ligne, ils n'apparaîtront pas dans les premiers SERP de Google. Des noms comme John, Joe, Smith et Mary ont des milliards de visites. Même pour les influenceurs et les célébrités, dépasser les personnages historiques portant le même nom ne sera pas facile.

Au lieu de passer au peigne fin des centaines de résultats de recherche, tournez-vous vers les médias sociaux. Vous obtiendrez toujours plusieurs hits. Cependant, la plupart des plateformes vous permettent de filtrer vos options en fonction de l'emplacement, des amis communs, de l'éducation et du travail. Vous ne perdrez pas de temps sur des résultats non pertinents.

Une fois que vous avez trouvé le profil de votre prospect, recherchez son adresse e-mail professionnelle. S'abstenir de les ajouter ou de les suivre. Tout le monde ne se sent pas à l'aise d'avoir ses collègues et ses partenaires commerciaux sur les réseaux sociaux.

Explorer réseaux sociaux de niche si vous ne trouvez pas votre personne de contact sur Twitter, Facebook ou Instagram. Beaucoup préfèrent utiliser des canaux non traditionnels.

3. Devinez les e-mails et recoupez sur Google

Deviner les adresses e-mail implique moins d'incertitude que les gens ne le pensent. Bien que le processus nécessite des essais et des erreurs, vous n'avez pas besoin d'envoyer des messages à des inconnus au hasard. Vérifiez simplement les coordonnées en ligne. Avec Google, les plates-formes de services de messagerie et les sites de médias sociaux, vous éliminerez avec précision les suppositions incorrectes.

Les adresses e-mail professionnelles suivent des formats similaires. Supposons que vous recherchiez les coordonnées de Jose Luansing, rédacteur chez MakeUseOf. Son adresse e-mail serait probablement :

Après avoir répertorié les combinaisons possibles, recherchez-les en ligne. Facebook, Twitter et Instagram cachent souvent les adresses e-mail. Vous aurez plus de chance de les vérifier sur Google et LinkedIn.

Vérifiez également si l'adresse e-mail a un profil Gmail. Tapez vos adresses potentielles dans un brouillon Gmail, puis passez la souris sur chaque contact. Dans la photo ci-dessous, une seule adresse a un profil.

4. Utiliser les plateformes de recherche WHOIS

Les conseils ci-dessus ne fonctionnent que lors du suivi des individus. Vous ne les trouverez peut-être pas utiles si vous avez besoin de contacter des propriétaires de sites Web que vous ne connaissez pas. Les entreprises présentent rarement leurs administrateurs Web. Dans la plupart des cas, la page Meet the Team d'une marque comprend ses fondateurs, ses dirigeants, son conseil d'administration et ses cadres intermédiaires.

Pour trouver des informations techniques sur un site Web, utilisez Outils de recherche WHOIS. Ils peuvent vous dire le propriétaire de n'importe quel domaine, les coordonnées, les informations du registraire et l'emplacement enregistré. Certains sites divulguent même leurs numéros d'entreprise. Assurez-vous simplement de demander la permission et de vous présenter avant d'appeler.

5. Demandez à votre réseau

Si vos recherches aboutissent à une impasse, demandez de l'aide en ligne. Voyez si quelqu'un vous dirigera vers la personne ou le service dont vous avez besoin. Qui sait? Vos amis en ligne connaissent peut-être votre personne de contact. Vous pouvez même demander une introduction informelle afin de ne pas avoir à envoyer un e-mail froid.

Téléchargez un bref message sur vos plateformes de médias sociaux. Mentionnez le service ou la personne que vous recherchez, expliquez pourquoi vous en avez besoin et demandez quel est le meilleur moyen d'entrer en contact. Espérons que quelqu'un de l'intérieur vous réponde. Si ce n'est pas le cas, rassemblez des informations utiles. Utilisez-les pour générer des résultats précis sur Google et les réseaux sociaux.

Pour de meilleures réponses, visitez les groupes spécifiques à l'industrie. Disons que vous avez besoin des coordonnées d'un blogueur spécifique. Au lieu de poster sur votre mur, demandez autour de vous dans communautés d'écrivains indépendants.

Bien que les conseils ci-dessus donnent des résultats précis, leur exécution prend du temps. Vous pourriez passer plusieurs heures à parcourir des pages sur Google ou à poser des questions sur les réseaux sociaux.

Si vous suivez plusieurs personnes, pensez à utiliser outils de recherche d'e-mails. Bien que la plupart des plateformes premium facturent des frais d'abonnement, elles vérifient avec précision les adresses e-mail en masse. Vous gagnerez beaucoup de temps.

Prenons Snov.io par exemple. Le forfait Starter coûte 30 $ à 39 $ par mois. Cependant, il vérifie simultanément des milliers d'adresses e-mail et vous pouvez extraire toutes les adresses e-mail enregistrées au sein d'un domaine.

7. Envoyez simplement votre e-mail

Si vous ne parvenez toujours pas à trouver la bonne adresse e-mail malgré les conseils ci-dessus, recherchez des alternatives. Vos pistes devraient avoir été réduites, au moins. Trouvez ceux qui sont associés à votre personne de contact et voyez qui peut vous aider.

Comme toujours, gardez le ton approprié. Même si vous n'êtes pas sûr de votre destinataire, évitez les lignes génériques et incomplètes qui rendent les e-mails non professionnels, comme :

  • J'espère que cet e-mail vous trouvera bien.
  • À qui de droit.
  • Bonjour à tous!
  • J'espère que vous êtes la bonne personne pour cela.

Se souvenir: Les gens reçoivent régulièrement des dizaines de courriels. Vous avez besoin d'un contenu personnalisé adapté aux besoins de l'autre partie pour réduire le bruit. Sinon, vous ne transmettrez pas votre message. Et au lieu d'utiliser des clauses de non-responsabilité génériques, expliquez votre situation. Si vous êtes poli et sincère, les destinataires vous dirigeront vers la bonne personne de contact.

Que vous envoyiez des argumentaires de vente ou que vous posiez des questions sur le travail, trouvez la personne de contact appropriée. Il n'y a aucune excuse pour les e-mails mal dirigés. Les moteurs de recherche, les sites de médias sociaux et les outils de recherche ont rendu la vérification des e-mails plus facile que jamais. Avec un peu de recherche, vous trouverez les coordonnées de n'importe qui.

En plus de revérifier les destinataires, modifiez votre introduction. Découpez les phrases génériques et surutilisées. Une ligne d'ouverture confiante et unique qui résonne avec le destinataire augmentera vos taux d'ouverture d'e-mails. Seuls les messages personnalisés peuvent couper le bruit.