L'encombrement numérique se manifeste de différentes manières, notamment sur des postes de travail désorganisés, des e-mails non ouverts, des fichiers mal étiquetés et des boîtes de réception chargées. Ils découlent d'une vie virtuelle désordonnée.
Si vous avez tendance à retarder l'organisation de vos fichiers, il est temps de changer votre mauvaise habitude. Cela nuit à la productivité. Voici plusieurs façons dont l'encombrement numérique ralentit votre flux de travail, provoque un stress inutile et vous distrait de vos responsabilités.
1. Trier des fichiers désorganisés fait perdre du temps
Les systèmes de classement numérique désorganisés sont causés par de mauvaises habitudes. La plupart des utilisateurs envoient divers fichiers sur leur bureau, des téléchargements ou des dossiers de documents au hasard. Bien qu'avoir quelques documents égarés semble initialement gérable, ils pourraient rapidement s'accumuler si vous négligez une bonne gestion.
N'oubliez pas: opter pour la commodité à court terme crée des goulots d'étranglement à long terme. Au fur et à mesure que l'encombrement envahit vos dossiers, la localisation de fichiers spécifiques prendra progressivement plus de temps. Prenez la photo ci-dessus comme exemple. Aucun des fichiers de ce dossier n'a été nommé; vous devrez parcourir chacun avant de trouver ce dont vous avez besoin.
Pour corriger cette mauvaise habitude, pratique de l'organisation des fichiers. Assurez-vous que chaque photo, vidéo ou document que vous enregistrez va directement dans le dossier approprié. Arrêtez de les envoyer vers vos téléchargements ou vos dossiers de bureau par défaut.
2. L'encombrement est gênant
Laisser les fichiers dans leurs dossiers de sauvegarde par défaut encombre votre écran. À moins que vous ne spécifiiez une nouvelle destination, ils continueront à remplir vos téléchargements, documents ou dossiers de bureau. Ils pourraient occuper tout votre écran si vous ne faites pas attention.
Non seulement ce type d'encombrement a l'air terrible, mais il provoque également une surcharge visuelle. Votre esprit travaille plus fort pour traiter diverses informations. Par conséquent, le stress cognitif supplémentaire vous semblera écrasant, vous empêchera de donner le meilleur de vous-même et perturbera votre cours de pensée.
La meilleure solution est de développer des conventions de nommage de fichiers (FNC). Étiquetez vos fichiers en fonction de leur objectif. Idéalement, votre FNC devrait illustrer leur contenu, leur fonction, leur auteur et la pertinence du projet - regrouper les actifs en fonction des points communs.
3. La thésaurisation des programmes logiciels inutilisés entrave la vitesse de l'appareil
Les natifs numériques ont besoin de plusieurs logiciels professionnels et personnels. Le Entreprise d'applications rapporte que les utilisateurs mondiaux ont téléchargé 143 milliards d'applications en 2021. Il est courant d'essayer plusieurs outils régulièrement.
Malgré le nombre élevé de téléchargements, la plupart des applications sont abandonnées. Statistique dit que 25% ne sont utilisés qu'une seule fois. Parcourez votre dossier de téléchargement - vous trouverez des programmes que vous avez déjà oubliés. Peut-être avez-vous dû tester un nouvel outil pour le travail, ou peut-être qu'un jeu tendance a piqué votre curiosité.
Garder les anciennes applications à portée de main peut sembler pratique, mais elles ralentissent considérablement les appareils. L'installation de programmes occupe de l'espace disque. Ils consommeront toujours de la puissance de traitement même si vous ne les exécutez pas souvent.
Il est préférable d'arrêter de thésauriser les programmes inutilisés. À moins que vous ne vous voyiez utiliser à plusieurs reprises quelque chose que vous avez téléchargé, supprimez-le. Réinstallez simplement les applications effacées si nécessaire.
4. Les actifs désorganisés ralentissent le suivi des tâches
Les utilisateurs ont tendance à adopter les applications professionnelles trop rapidement. Un rapport de 2021 par Okta, Inc.. montre que 10 % des employeurs américains utilisent plus de 199 outils de travail. Oui, chaque programme offre des avantages spécifiques. Mais en intégrer trop dans votre routine quotidienne ralentit votre flux de travail—basculer entre les plateformes fait perdre du temps.
N'utilisez que ceux dont vous avez besoin. Construire et entretenir plusieurs systèmes provoque un stress cognitif inutile. Alors que changer d'onglet prend quelques secondes, absorber de nouvelles informations nécessite au moins quelques minutes. Vous aurez du mal à rester concentré si vous continuez à sauter entre les tâches.
Pour rationaliser les processus métier, investissez dans une plateforme qui regroupe tous vos outils de travail. Par exemple, vous pourriez obtenir outils de gestion de projet. Ils vous permettent d'attribuer des tâches, de suivre l'avancement du projet, de faire des annonces à l'échelle de l'entreprise et d'envoyer des messages privés à partir d'une seule plateforme.
5. Avoir plusieurs comptes avec des identifiants de connexion différents est déroutant
Il est courant d'avoir plusieurs comptes de nos jours. Compte tenu des différentes plateformes de médias sociaux, outils de travail, systèmes de gestion de projet, newsletters et fournisseurs de services de messagerie disponibles, vous pourriez facilement avoir une douzaine de profils.
Malheureusement, le suivi de plusieurs identifiants de connexion est difficile. Beaucoup se contentent de définir des mots de dictionnaire courts dont ils peuvent facilement se souvenir comme mots de passe. Avast rapporte même que 83% des Américains recyclent les mots de passe faibles sur les comptes personnels et professionnels. Bien que mémorables, ils sont également peu sûrs. Un pirate qualifié pourrait rapidement contourner les combinaisons courantes grâce à des méthodes de piratage par force brute.
Veuillez choisir de longues chaînes alphanumériques comme mots de passe. Si vous avez du mal à les mémoriser, investissez dans un gestionnaire de mots de passe sécurisé et fiable qui remplit automatiquement les pages de connexion.
6. Garder d'anciens documents confidentiels vous expose au vol d'identité
En plus d'encombrer votre bureau, les fichiers désorganisés compromettent votre sécurité. Les documents des agences gouvernementales, des employeurs, des partenaires commerciaux, des établissements de santé et des banques commerciales contiennent des informations personnellement identifiables (IPI).
Notez que les criminels peuvent commettre différents types de fraude avec ces données personnelles. Si des identifiants directs tels que votre SSN, votre nom légal complet et les informations de votre employeur tombaient entre leurs mains, rien ne les empêcherait de voler votre identité. Ils pourraient même contracter des emprunts massifs à votre insu.
En règle générale, prenez des mesures supplémentaires pour protéger les fichiers confidentiels. Chiffrez vos dossiers, évitez d'envoyer des données personnelles par e-mail et supprimer définitivement les anciens documents avec les destructeurs de fichiers.
7. La surcharge d'informations cause du stress
Les multitâches ouvrent souvent des dizaines d'onglets à la fois. Ils assument simultanément différentes tâches pour terminer plus de travail, mais ironiquement, le changement de contexte ne fait que tuer la productivité. Le Psychologie américaine de l'association dit que le stress cognitif d'absorber trop d'informations et de sauter entre les tâches vous rend inefficace. Vous en ferez moins à la fin de la journée de travail.
Arrêtez de surcharger votre cerveau avec des données. Votre esprit errera si vous continuez à voir des tâches aléatoires. Une minute, vous terminez un article pour le travail, et la minute suivante, vous parcourez sans réfléchir les recettes du dîner.
Au lieu de laisser divers documents, fichiers et listes de tâches ouverts, réduisez-les et empilez-les jusqu'à ce que vous en ayez besoin. Concentrez-vous simplement sur la tâche à accomplir. Vous avez besoin de paix et de liberté pour entrer dans un état de flux créatif et productif.
Minimalisme numérique et notes de productivité accrues
Un espace numérique encombré est aussi dommageable qu'un bureau en désordre. Bien que l'organisation de fichiers virtuels puisse sembler fastidieuse, parcourir des centaines de fichiers, d'e-mails et de dossiers gaspillera beaucoup plus d'énergie. Pour devenir efficace, assurez-vous de pouvoir naviguer de manière transparente dans vos systèmes numériques.
Notez également que le désencombrement va au-delà de l'organisation des fichiers. Au lieu de simplement organiser vos dossiers tous les quelques mois, intégrez les pratiques du minimalisme numérique dans votre vie quotidienne. Prenez l'habitude de maintenir un espace virtuel propre.