Si vous craignez que vos introductions par e-mail semblent faibles, ne vous inquiétez pas, vous n'êtes pas seul. Même les écrivains qualifiés passent des heures à créer l'intro parfaite. Tout le monde sait qu'ils doivent attirer l'attention du lecteur, mais seuls quelques-uns y parviennent.
Pour maîtriser les lignes d'ouverture des e-mails, étudiez d'abord à quoi ressemblent les mauvaises. Voici quelques erreurs dommageables mais souvent négligées à éviter lors de la rédaction d'e-mails professionnels.
1. Taper des émoticônes et des signes de ponctuation excessifs
Les emojis sont devenus si courants que même les adultes non férus de technologie les utilisent dans leurs conversations quotidiennes. Après tout, exprimer des émotions par le texte est délicat. Au lieu de décrire avec précision les nuances de la communication non verbale, il vous sera plus facile de cliquer sur des images numériques. Pour une touche plus personnelle, vous pouvez même
créer des emojis personnalisés à l'aide d'applications.Malgré la commodité des émoticônes, vous ne devriez pas les utiliser dans les e-mails professionnels. Ils ont l'air peu professionnels. Certains lecteurs pourraient même vous associer à des spécialistes du marketing ennuyeux qui commencent des e-mails avec des emojis massifs.
La même règle s'applique aux signes de ponctuation excessifs. Alors que plusieurs points d'exclamation et points signifient des émotions accrues, ils se présentent parfois comme du spam. Ne les utilisez qu'avec des amis proches et des pairs. Sinon, vous risquez de ressembler à des commerçants louches qui abusent de "!!!" pour créer une fausse urgence.
2. Utilisation du langage de vente
Les tactiques de messagerie agressives fonctionnent rarement plus. Les destinataires ferment automatiquement les e-mails avec des présentations commerciales, quelle que soit l'intention du message. Une fois qu'ils le font, ils ne les rouvrent pas. Certaines personnes bloqueront même complètement l'expéditeur si elles ne le connaissent pas personnellement.
Pour éviter de recevoir le même traitement :
- Abandonnez les lignes d'ouverture de courriel insistantes.
- Utilisez les premières phrases pour mettre en valeur votre marque personnelle au lieu de proposer des CTA.
- Gagner la confiance du lecteur avant toute autre chose. Que vous souhaitiez une augmentation de salaire de votre employeur ou un rendez-vous avec un prospect chaleureux, vous devez d'abord vous établir comme une personne de confiance.
3. Prendre trop de temps avec l'introduction
Ironiquement, les gens ont tendance à trop expliquer quand ils sont à court de mots. Ils compensent l'incertitude en divaguant et en détournant les lecteurs vers des éléments associés mais non essentiels. C'est une réponse naturelle. Si vous êtes négligent, vous pourriez vous retrouver à taper plusieurs paragraphes avant d'atteindre le cœur de votre message.
Bien qu'apparemment utile, le sur-a rebute les lecteurs. Les natifs numériques ont généralement une courte durée d'attention - ils ne donneront aucune chance à votre message s'il commence par une introduction longue et fastidieuse. Gardez votre ouverture simple. Mentionnez vos informations d'identification, expliquez pourquoi vous les contactez, puis piquez leur curiosité avec un point douloureux.
Se souvenir: Les intros doivent donner le ton de votre message, pas le résumer. Essayez de rédiger une introduction informative et accrocheuse qui fournit un contexte et incite les lecteurs à s'engager. Aussi, limitez-vous à deux ou trois phrases.
4. Présentation de trop de jargon
Le jargon fait référence à des mots techniques utilisés au sein de communautés spécifiques. Ils transmettent rapidement des concepts complexes qui nécessiteraient autrement de longues explications redondantes. Ces termes n'ont pas de synonymes. Vous comptez le plus sur eux lorsque vous discutez de questions spécifiques à l'industrie avec d'autres professionnels.
Bien qu'essentiels, les jargons semblent également exclusifs. Vous ne devez pas présumer négligemment que les destinataires comprendront des idées complexes et techniques. Sinon, vous pourriez les intimider. Commencez toujours les e-mails par des phrases générales et un langage concis. N'utilisez le jargon qu'une fois que vous vous êtes présenté et que vous avez établi l'intention du message.
Conseil de pro: Évitez les termes techniques et le jargon lorsque vous écrivez à des personnes extérieures à l'industrie. Si vous devez élaborer sur des sujets trop complexes, télécharger des ressources pertinentes sous forme de pièces jointes volumineuses plutôt.
5. Agir sur familier
La communication en milieu de travail ne nécessite pas toujours une attitude amicale et joyeuse. Les histoires personnelles, les phrases de remplissage et les peluches brouilleront votre ligne d'ouverture si elles sont sorties de leur contexte. Avant de donner le ton de votre introduction, considérez votre niveau de proximité avec le destinataire. Respectez leurs limites professionnelles.
Les termes superflus et formels semblent impersonnels, mais une attitude énervée et inappropriée peut sembler offensante. Soyez aimable sans paraître trop familier. Et si vous n'êtes pas sûr de votre approche, jouez la sécurité et penchez-vous vers un ton formel. Évitez les phrases qui pourraient être mal interprétées. N'adoptez une attitude moins formelle que lorsque l'autre partie s'est familiarisée avec vous.
6. Lancer des blagues et des punchlines
De nombreux spécialistes du marketing ne jurent que par les introductions par e-mail humoristiques. Ils affirment que les remarques pleines d'esprit créent un rapport et attirent l'attention du lecteur. Des introductions amusantes peuvent rendre vos e-mails plus attrayants, mais les risques l'emportent sur les avantages. Les blagues sont difficiles à transmettre par e-mail.
Même un jeu de mots léger pourrait se transformer en une insulte offensante si vous utilisez le mauvais ton, la mauvaise formulation et le mauvais contexte. N'envisagez d'utiliser des blagues que dans des conversations informelles avec des collègues que vous connaissez personnellement. Sinon, gardez vos e-mails professionnels professionnels.
7. Suivre des formats inhabituels
La plupart des fournisseurs de messagerie acceptent les mêmes styles de police, tailles et couleurs que les traitements de texte. Vous pouvez même en télécharger de nouveaux depuis sites de polices gratuites. Bien que les polices expriment la créativité, choisissez soigneusement celles que vous utilisez dans les messages professionnels. Tout le monde n'apprécie pas les formats inhabituels.
Pour jouer en toute sécurité, utilisez le style par défaut lors de la rédaction d'e-mails professionnels. Les conceptions scandaleuses ne sont pas seulement non professionnelles, elles compromettent également la lisibilité. Par exemple, les arrière-plans blancs délavent les couleurs claires, tandis que les grandes tailles de police détournent les lecteurs du texte plus petit.
Il existe des moyens plus professionnels d'exprimer la créativité. Au lieu de jouer avec les polices, montrez votre talent en créer un site Web à partir de zéro, en téléchargeant les éléments pertinents ou création d'un portfolio d'écriture.
8. Faire des avertissements agressifs
Les spécialistes du marketing comme ceux de l'image ci-dessus commencent leurs e-mails avec une date limite inventée. Bien qu'attirant l'attention, c'est aussi ennuyeux. Même les banques commerciales et les prêteurs se présentent avant de se mettre au travail. Si votre message s'ouvre avec un avertissement agressif, les lecteurs le rejetteront comme spam.
Explorez d'autres façons de créer de l'urgence. Au lieu de diriger avec des délais, qui influencent rarement les achats, mettez l'accent sur la valeur de votre offre à durée limitée. Les prospects ne réagissent pas bien aux approches agressives.
Mais si vous pouviez éviter d'ajouter des délais à votre ligne d'ouverture, faites-le. Apporter de la valeur avant de créer l'urgence. Conclure un accord sans expliquer votre proposition vous donnera l'air insistant et désespéré. Gardez vos CTA pour la fin.
Commencez les e-mails avec une ouverture forte et professionnelle
La ligne d'ouverture "parfaite" n'existe pas. Au lieu de vous fier à des modèles, créez des introductions uniques qui correspondent à l'intention de votre message et résonnent avec le destinataire. Rappelez-vous: les intros génériques et surutilisées ne donnent jamais de résultats.
Bien que votre ligne d'ouverture donne le ton à votre e-mail, ne passez pas tout votre temps dessus. Les e-mails professionnels comprennent plusieurs parties. Vous devriez vérifier votre brouillon pour d'autres erreurs d'inattention, par exemple, des lignes d'objet vides, des erreurs grammaticales et des pièces jointes manquantes.
