La plupart des entreprises, y compris les organisations gouvernementales, les entreprises et les organisations à but non lucratif, utilisent Microsoft Excel pour leur budgétisation. Excel leur offre flexibilité, familiarité et facilité de compilation, de tri, de gestion et d'analyse des données pour la budgétisation et les prévisions.
Mais Excel est-il le bon outil pour la budgétisation des entreprises? Pesons le pour et le contre de l'utilisation d'Excel comme logiciel de budgétisation pour répondre à cette question importante.
Avantages de la budgétisation d'entreprise dans Excel
Microsoft a lancé Excel en 1985. Selon une enquête de Centage Corporation, la majorité des directeurs financiers (près de 88 %) utilisent encore des feuilles de calcul pour la budgétisation de leur entreprise. Cela en dit long sur l'utilité du programme. Mais pourquoi Excel est-il si populaire en tant qu'outil de budgétisation d'entreprise? Découvrons-le.
1. Tout le monde sait comment utiliser Excel
La plupart des diplômés universitaires ont utilisé Excel, d'une manière ou d'une autre, au cours de leurs études. Cela montre la polyvalence du programme et que presque tout le monde connaît les bases du programme. Étant donné que la plupart de vos employés connaissent déjà les bases d'Excel, il leur suffit d'un petit coup de pouce dans la bonne direction, et ils géreront les finances de votre entreprise en un rien de temps.
En budgétisant dans Excel, vous gagnerez du temps et des ressources qui seraient autrement consacrés à la formation, ce qui est particulièrement utile si vous dirigez une petite entreprise ou une startup avec des ressources limitées.
2. Excel est bon marché et facilement accessible
Presque tout le monde a une copie de Microsoft Excel. Si votre entreprise exige que plus de personnes participent au processus de budgétisation, vous pouvez partager l'accès avec toute personne disposant d'une copie d'Excel sans acheter de licences supplémentaires. Dans la mesure du possible, les petites entreprises doivent éviter les logiciels de budgétisation d'entreprise, car ils peuvent augmenter les coûts.
3. Vous pouvez personnaliser les feuilles de calcul Excel
Dans les entreprises, en particulier les startups, la personnalisation est une fonctionnalité extrêmement utile et recherchée car les différentes phases de développement d'une entreprise exigent des approches différentes. L'un des plus grands avantages des feuilles de calcul Excel par rapport aux autres logiciels de budgétisation est que le pouvoir est entre les mains des utilisateurs.
Excel est un programme assez complexe qui offre de la flexibilité à ses utilisateurs sous la forme de nombreuses fonctionnalités et formules. Une fois que vous comprendre les formules Excel, vous pouvez essentiellement faire n'importe quoi, de la budgétisation d'entreprise à l'analyse financière et à la création de graphiques. Vous pouvez même créer vos propres formules, macros et modèles de budgétisation dans Excel pour répondre aux exigences uniques de votre entreprise.
Inconvénients de la budgétisation d'entreprise dans Excel
Comme tout, Excel a sa juste part de limites en matière de budgétisation d'entreprise.
1. Cela prend du temps et est sujet aux erreurs
La budgétisation d'entreprise dans Excel nécessite une saisie manuelle des données. Comme il dépend tellement de l'effort humain, les erreurs sont pratiquement inévitables. La probabilité de telles erreurs augmente avec l'augmentation de la taille et de la complexité des budgets, ce qui entraîne des prévisions budgétaires et des projections de revenus erronées.
Dans les entreprises de plusieurs millions de dollars, même une simple faute de frappe ou une erreur de transposition peut coûter des millions de dollars. Prenons l'exemple de TransAlta: une simple erreur de copier-coller a coûté 24 millions de dollars à l'entreprise. Les entreprises examinent et corrigent souvent les problèmes dans leurs feuilles de calcul Excel pour prévenir de tels risques, ce qui leur coûte un temps, des efforts et des coûts précieux.
2. Problèmes d'évolutivité pour les grands ensembles de données
Excel, étant bon marché et accessible, offre aux petites entreprises une faible barrière à l'entrée avec une utilité et des fonctionnalités impeccables. Cependant, à mesure que l'entreprise se développe, les données nécessaires à la budgétisation et aux prévisions augmentent considérablement. Excel est souvent incapable de traiter de gros volumes de données avec de nombreuses formules et macros et est susceptible de ralentir ou même de planter.
3. Manque d'accès basé sur les rôles et problèmes de sécurité
Les fichiers Excel peuvent facilement être partagés avec toute personne possédant une copie du programme, ce qui met en danger les informations confidentielles de l'entreprise. Alors que vous pouvez protéger par mot de passe les fichiers Excel, le mot de passe doit être partagé avec les personnes concernées lors de la budgétisation.
Excel n'offre pas d'accès basé sur les rôles, de sorte que toute personne disposant d'un mot de passe peut accéder à l'intégralité de la feuille de calcul. Cela peut être un problème de conformité majeur pour la majorité des entreprises.
Excel est-il le bon logiciel pour vos besoins de budgétisation d'entreprise?
Excel a ses mérites en tant qu'outil de budgétisation d'entreprise, mais il est préférable d'investir dans un logiciel de budgétisation d'entreprise si vous rencontrez des problèmes. Les grandes entreprises risquent de souffrir avec Excel comme seule solution de budgétisation.
Les problèmes de consolidation, de coordination, de sécurité et de collaboration des données ne sont que quelques-uns des problèmes auxquels les grandes organisations peuvent être confrontées lors de la budgétisation dans Excel. Cependant, si vous êtes encore une petite entreprise ou une startup avec des pièces mobiles limitées, Excel peut être un outil de budgétisation polyvalent, bon marché et efficace.
Si vous utilisez Excel pour la budgétisation de votre entreprise mais que vous êtes toujours coincé avec les bases, envisagez d'apprendre quelques cours de niveau avancé pour améliorer votre processus de budgétisation d'entreprise.