Si vous avez besoin de quelqu'un pour vous aider à gérer votre calendrier, votre budget et vos réunions, pensez plutôt à utiliser Alexa comme assistant virtuel.
Le travail à domicile comporte une tonne d'avantages et un ensemble égal de défis uniques. Si vous êtes un indépendant ou un travailleur à distance, vous connaissez la peur de la désorganisation croissante - la culpabilité et le brouillard cérébral qui découlent du fait d'être improductif au quotidien.
Ne serait-il pas formidable d'avoir un assistant virtuel pour vous garder sur la bonne voie, quelqu'un pour vous aider à gérer votre calendrier, vos factures, vos dépenses et vos projets? Bien que l'embauche d'un assistant virtuel ne soit pas dans le budget du solopreneur, il y a de fortes chances que vous en ayez déjà un: Alexa.
Alexa est l'IA à commande vocale d'Amazon disponible sur de nombreux appareils, y compris le haut-parleur intelligent Amazon Echo. Grâce à ces compétences Alexa (essentiellement des applications), vous pouvez augmenter les capacités d'Alexa et en faire un puissant assistant virtuel.
1. Calendrier
Lorsque vous connectez votre calendrier Google, Microsoft ou Apple, vous pouvez utiliser Alexa pour gérer vos événements. Il vous rappellera les événements à venir, avec la possibilité de désactiver les notifications en dehors de vos heures de travail.
Il s'agit d'une capacité intégrée, vous n'avez donc pas besoin de télécharger une compétence. Pour l'utiliser:
- Ouvrez l'application Alexa et sélectionnez le Plus onglet en bas.
- Robinet Calendrier.
- Sélectionnez le icône d'engrenage dans le coin supérieur droit.
- Pour ajouter votre compte de calendrier, appuyez sur le icône plus.
- Une fois sur place, choisissez le fournisseur auquel vous souhaitez vous connecter et suivez les instructions.
2. Rappels
Grâce à cette capacité intégrée, Alexa peut vous rappeler de faire quelque chose qui n'est pas sur votre calendrier à tout moment que vous spécifiez. Dites "Alexa, ajoute un rappel" pour l'inviter.
Vous pouvez également ajouter et modifier dans l'application Alexa, sous Rappels dans le Plus languette.
C'est un commande vocale Alexa essentielle. Il remplace le besoin de notes autocollantes qui jonchent votre espace de travail que vous jurez que vous allez vous déplacer pour nettoyer.
Par exemple, demandez à Alexa de vous rappeler d'appeler votre client en disant: "Alexa, rappelle-moi d'appeler Bob à 13h30". Vous pouvez également lui demander de vous rappeler de changer de tâche, ou même de manger et d'aller aux toilettes. Hé, nous sommes tous tellement absorbés par le travail que parfois nous oublions ces choses simples !
Todoist est un outil de gestion de projet facile à utiliser (gratuit pour les particuliers) qui peut être aussi simple ou complexe que vous le souhaitez, et qui s'intègre à Google Agenda.
Une fois que vous avez connecté votre compte Todoist à la Skill Alexa, vous pouvez gérer votre liste de tâches, ajouter des tâches ou demander à Alexa de vous les lire avec des commandes telles que :
- "Alexa, ajoute appeler Jane demain à 13h à ma liste de choses à faire."
- "Alexa, ajoute un câble HDMI à ma liste de courses."
- "Alexa, qu'y a-t-il sur ma liste de choses à faire ?"
En fonction de la commande, la tâche est ajoutée à votre liste de tâches ou à votre liste de courses Alexa, à laquelle vous pouvez accéder et modifier dans votre navigateur ou l'application Todoist. Demandez simplement à Alexa d'ajouter la tâche à l'une de ces listes.
Il faut beaucoup de temps pour se recentrer après une distraction. Note Taker est le compagnon idéal lorsque vous avez une idée que vous devez noter au milieu d'un projet, afin de ne pas interrompre votre flux.
Après avoir activé la compétence, demandez simplement à Alexa de "prendre ma note", et il vous demandera ce que vous voulez que la note dise.
C'est idéal pour les idées rapides, car le temps d'enregistrement n'est pas long. Demandez, "Quelle est ma note?" pour qu'il vous lise vos notes. Pour supprimer ou modifier, vous devrez vous rendre dans l'application Alexa pour gérer des stickies spécifiques.
Les travailleurs à distance interagissent souvent entre eux et avec des entreprises de différents pays. Dans certains cas, la conversion des fuseaux horaires est une tâche simple, mais lorsque vous travaillez avec quelqu'un à l'autre bout du monde, le décalage horaire peut devenir difficile à évaluer sans aide.
Plutôt que de perdre du temps à vérifier les multiples horloges mondiales de votre téléphone, faites appel à Alexa. Demandez à Alexa de convertir l'heure actuelle de New York à l'heure de Tokyo, ou de l'heure normale de l'Est à l'heure normale de l'Inde. Vous pouvez même être aussi précis que de demander le décalage horaire à une date et une heure particulières.
6. Calculs mathématiques
Alexa est rapide au tirage quand il s'agit de calculs mathématiques. À l'aide de cette compétence intégrée, demandez-lui d'ajouter, de soustraire, de multiplier et de diviser, ou de résoudre une équation complexe en mains libres pendant que vous travaillez. Cela vous fera gagner beaucoup de temps au lieu d'atteindre la calculatrice.
A titre d'exemple, Alexa peut vous aider à établir vos factures plus rapidement en lui demandant de multiplier vos heures travaillées par votre taux horaire. Ceci est particulièrement utile si votre taux horaire est différent selon le type de service que vous fournissez, ou si vos tarifs diffèrent entre les clients.
YNAB (Vous avez besoin d'un budget) est un fantastique service de budgétisation qui se synchronise avec vos comptes bancaires et enregistre vos transactions, afin que vous puissiez voir où va votre argent. Ce n'est pas gratuit, mais il a un plan mensuel et annuel à un prix raisonnable.
Vous pouvez connecter votre compte YNAB à Alexa et l'utiliser pour enregistrer les dépenses, vérifier les dépenses, voir combien d'argent il reste dans des catégories particulières, et plus encore.
Pour commencer, inscrivez-vous à YNAB et établissez votre budget. Alors:
- Activez la skill YNAB Alexa via l'application Alexa ou votre navigateur.
- Liez votre compte YNAB.
- Autorisez le budget que vous souhaitez qu'Alexa suive.
Une fois fait, vous êtes prêt à partir. Essayez des commandes telles que "Alexa, demande à YNAB quel est l'équilibre des transports ?" ou "Alexa, demande à YNAB combien d'argent il me reste à dépenser dans la catégorie Gaz."
Les salles Zoom offrent une expérience de salle de conférence à distance; ils rassemblent les équipes et sont particulièrement utiles pour le travailleur indépendant ou à distance qui collabore avec plusieurs personnes au sein d'une organisation.
Pour utiliser cette compétence, activez-la et associez votre compte professionnel Zoom. Ensuite, utilisez-le pour démarrer, terminer et rejoindre des réunions. Par exemple, dites « Alexa, démarre la réunion ».
Cette compétence ne prend en charge que les salles Zoom, pas les réunions Zoom régulières. Il nécessite un compte professionnel Zoom.
Quand choisir Alexa plutôt qu'un assistant humain
Alexa est un assistant virtuel fantastique pour certaines tâches de base, telles que la gestion de votre calendrier ou la prise de notes. Lorsque vos besoins vont au-delà de cela, il est peut-être temps d'envisager l'embauche d'un assistant virtuel humain. Ils peuvent vous aider avec la conception graphique, le montage vidéo, la gestion des médias sociaux, etc.