Comment personnaliser un e-mail de réponse dans Outlook

Outlook est un excellent client de messagerie, que vous envoyiez ou répondiez à des e-mails. Mais en ce qui concerne les réponses, il existe plusieurs façons de personnaliser le processus. Dans ce guide, nous verrons comment créer un modèle de réponse rapide, modifier l'apparence du message d'origine et modifier votre adresse de réponse.

Pendant que nous utilisons Outlook pour Microsoft 365 dans ce guide, ces instructions fonctionneront également pour Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 et 2021. Commençons.

Comment créer un modèle de réponse rapide dans Outlook

Vous trouvez-vous constamment en train de répondre mot pour mot à plusieurs e-mails? Au lieu de répéter la même réponse, vous pouvez simplement créer un modèle de réponse rapide et répondre en un seul clic. Vous pouvez le faire en créant une étape rapide pour automatiser cette tâche fastidieuse.

Pour plus d'informations sur les étapes rapides, veuillez consulter notre guide sur création et utilisation des étapes rapides dans Outlook.

Voici les étapes pour créer un modèle de réponse rapide dans Outlook :

1. Lancez Outlook et assurez-vous que vous avez le Maison onglet sélectionné.
2. Sélectionnez le compte de messagerie pour lequel vous souhaitez créer le modèle de réponse rapide. Si vous avez plusieurs adresses e-mail dans Outlook, vous devrez rédiger un modèle de réponse rapide pour chacune.
3. Dans le Étapes rapides groupe, cliquez sur Créer un nouveau.
4. Donnez un nom à l'étape rapide dans le Nom zone de texte - nous avons nommé le nôtre Réponse rapide.
5. Dans le Actions section, cliquez sur le Choisissez une action liste déroulante et sélectionnez Répondre.
6. Clique le Afficher les options lien directement sous la liste déroulante pour révéler plus de champs.
7. Pour rendre ce didacticiel rapide et facile, vous pouvez laisser tous les autres champs, tels que Pour et Sujet, tel quel: soit Outlook le remplira automatiquement en fonction de la nature de l'e-mail d'origine, soit les valeurs par défaut seront appliquées. Cependant, entrez le message que vous souhaitez envoyer dans le Texte zone de texte.
8. Cliquez sur Finir.

Lorsque vous souhaitez envoyer ce message exact à quelqu'un, ouvrez simplement son e-mail et appuyez sur Réponse rapide ou quel que soit le nom que vous lui avez donné dans le Actions rapides groupe. Pour plus de façons d'être plus productif en utilisant ce client de messagerie, veuillez lire notre guide sur le meilleures pratiques pour dynamiser votre flux de travail dans Outlook.

Comment modifier l'apparence des messages d'origine dans Outlook

Lorsque vous répondez à un message ou que vous le transférez, vous pouvez soit exclure le message d'origine, soit modifier son apparence pour qu'il soit plus évident où se termine votre message et où commence celui d'origine. Vous pouvez également joindre l'e-mail d'origine si vous n'en voulez pas un encombré.

Pour ce faire, suivez les instructions ci-dessous :

1. Dans Outlook, cliquez sur Déposer dans le coin supérieur gauche.
2. Dans le menu de gauche, cliquez sur Choix.
3. Sélectionner Poster dans le volet de gauche.
4. Faites défiler jusqu'à Réponses et transferts section jusqu'à ce que vous voyiez la Lorsque vous répondez à un message et Lors du transfert d'un message menus déroulants.
5. Par défaut, les menus déroulants seront définis sur Inclure le texte du message d'origine. Néanmoins, vous pouvez les développer et sélectionner Ne pas inclure le message d'origine, Joindre le message d'origine, Inclure et mettre en retrait le message d'origine, ou Préfixer chaque ligne du message d'origine.

Voici ce que font ces autres options :

• Ne pas inclure le message d'origine: envoyez votre réponse ou votre message transféré sans le texte de l'e-mail d'origine.
• Joindre le message d'origine: inclure le texte de l'e-mail d'origine en pièce jointe.
• Inclure et mettre en retrait le message d'origine: Cela inclut le texte de l'e-mail d'origine, mais il sera mis en retrait à droite, c'est comme si vous appuyiez sur la touche Tab dans chaque ligne du message d'origine.
• Préfixer chaque ligne du message d'origine: Cela revient à mettre en retrait le message d'origine. Mais au lieu d'avoir un espace vide, il y aura un caractère pour indiquer où commence chaque ligne de l'e-mail d'origine.

Comment modifier l'adresse de réponse de votre adresse e-mail dans Outlook

Changer l'adresse de réponse d'un e-mail dans Outlook signifie que toute réponse envoyée au compte choisi sera redirigée vers un autre.

Voici comment procéder :

1. Dans Outlook, cliquez sur Déposer dans le coin supérieur gauche.
2. Cliquer sur Paramètres du compte pour développer le menu, puis sélectionnez Paramètres du compte.
3. Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur l'adresse e-mail que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Changement (c'est dans le menu sous les onglets). Vous pouvez également simplement double-cliquer sur l'adresse e-mail.
4. Dans la zone de texte à côté de Répondre à l'adresse, entrez l'adresse e-mail vers laquelle vous souhaitez rediriger les e-mails.
5. Cliquez sur Suivant pour appliquer les changements.

Faites en sorte que la personnalisation de la réponse d'Outlook fonctionne pour vous

En suivant les instructions simples ci-dessus, vous pouvez facilement personnaliser les réponses dans Outlook. Ce petit guide effleure à peine la surface du niveau de personnalisation que Microsoft a intégré à son client de messagerie. Cependant, cela suffit pour vous aider à rendre vos réponses plus propres et plus efficaces.