Comment utiliser Notion pour le travail hybride: le guide ultime

Le travail hybride est devenu plus populaire avec l'augmentation de la pénétration mondiale d'Internet. Et après environ deux ans de travail à domicile pendant la pandémie de COVID-19, de nombreux employeurs ont adopté des accords qui permettent aux employés de travailler en dehors du bureau au moins une partie du temps.

Malgré les avantages associés au travail hybride, vous pouvez subir une baisse de productivité si vous ne disposez pas des bons systèmes en place. Heureusement, des applications comme Notion facilitent plus que jamais la collaboration avec votre équipe lorsque vous n'êtes pas tous au bureau en même temps.

Dans cet article, vous en apprendrez plus sur la façon dont vous pouvez utiliser Notion pour un travail hybride. Nous vous fournirons également des instructions étape par étape pour vous aider à mettre en œuvre ces conseils plus rapidement.

1. Ajout d'utilisateurs aux espaces de travail

Quand travailler dans un environnement hybride, faciliter la collaboration entre les membres de l'équipe doit être votre priorité absolue. Dans Notion, faire cela est assez simple; même si vous n'avez qu'un forfait gratuit, vous pouvez toujours ajouter d'autres utilisateurs à vos espaces de travail.

Le nombre d'utilisateurs que vous pouvez ajouter à votre espace de travail dépendra de l'abonnement dont vous disposez. Si vous utilisez un forfait gratuit, vous pouvez ajouter jusqu'à 10 personnes; cela devrait être plus que suffisant si vous travaillez en tant qu'agence ou autre type de petite entreprise.

Vous aurez une limite beaucoup plus élevée si vous obtenez une version payante de Notion. La version Plus vous permet d'ajouter jusqu'à 100 personnes à un espace de travail, et ce nombre passe à 250 avec le plan Business. Si vous avez Notion Enterprise, vous pouvez discuter de vos limites avec l'équipe commerciale de Notion.

Quel que soit le plan que vous utilisez, le processus d'ajout d'utilisateurs à vos espaces de travail Notion est le même.

1. Aller à Paramètres et membres > Membres. Lorsque vous y êtes, vous verrez un bouton bleu appelé Ajouter des membres.
2. Saisissez l'adresse e-mail de la personne que vous souhaitez inviter dans votre espace de travail Notion. Si vous avez Notion Plus ou supérieur, vous pouvez également développer le menu déroulant pour déterminer si l'invité est un propriétaire ou un membre de l'espace de travail.
3. Lorsque vous êtes prêt à ajouter un utilisateur à votre espace de travail, sélectionnez Inviter.

Vous pouvez également inviter des personnes en accédant au Membres onglet et copier un lien à envoyer à tout le monde.

2. Catégoriser différents projets

Lorsque vous utilisez Notion pour un travail hybride, garder vos projets organisés est une bonne idée. Vous pouvez catégoriser vos tâches de plusieurs façons. Nous allons vous montrer deux options pour le faire ci-dessous.

Création d'espaces de travail supplémentaires

Notion vous permet d'avoir jusqu'à 10 espaces de travail si vous avez un plan gratuit. Comme lors de l'ajout d'utilisateurs à ces espaces, vos limites sont plus élevées si vous achetez un abonnement payant. Dans tous les cas, vous suivrez le même processus pour créer de nouveaux espaces de travail dans l'application.

1. En haut de la barre d'outils de gauche, cliquez sur votre espace de travail actuel. Lorsque le menu déroulant apparaît, sélectionnez l'icône avec trois points. 2. Après avoir sélectionné l'icône mentionnée ci-dessus, vous verrez une option appelée Rejoindre ou créer un espace de travail. Cliquez dessus. 3. Notion vous demandera à quoi vous souhaitez utiliser votre espace de travail. Choisissez celui qui correspond le mieux à vos besoins et sélectionnez Continuer. Dans ce cas, nous sélectionnerons Pour mon équipe alors que nous discutons du travail hybride. 4. Vous devrez ensuite nommer votre espace de travail. Après avoir fait cela, appuyez sur le Continuer bouton à nouveau. 5. Notion vous donnera alors la possibilité de partager votre nouvel espace de travail avec d'autres. Entrez leurs adresses e-mail ou copiez le lien si vous le souhaitez. Une fois que vous avez tout personnalisé, sélectionnez Emmenez-moi à Notion, et vous pourrez utiliser votre nouvel espace de travail.

Créer des pages dans des pages

Une autre façon de catégoriser vos projets consiste à créer des pages dans des pages. Pour créer une nouvelle page maître dans Notion, sélectionnez le + bouton dans la barre d'outils de gauche.

Sur cette page, vous pouvez créer une autre page en appuyant sur / et en sélectionnant Page. Une fois que vous avez fait cela, vous pouvez personnaliser tout ce que vous jugez nécessaire.

3. Suivi des tâches importantes

Logiciel de gestion de projet est un excellent moyen de développer votre entreprise, et vous voudrez également utiliser ce type de solutions si vous êtes un employé ou un pigiste. Lorsque vous utilisez Notion pour un travail hybride, vous disposez de nombreuses options pour suivre les tâches importantes.

Notion dispose de plusieurs modèles que vous pouvez utiliser pour suivre vos projets de plus près. Vous trouverez des diagrammes de Gantt, des pages de gestion des tâches et des projets et plusieurs autres options. Beaucoup d'entre eux sont gratuits et vous pouvez facilement dupliquer vos modèles préférés dans votre espace de travail Notion. Pour faire ça:

1. Aller à notion.so/templates et choisissez un modèle que vous et votre équipe pourrez utiliser.
2. Sous Informations en double, sélectionnez l'espace de travail dans lequel vous souhaitez l'utiliser et cliquez sur Dupliquer le modèle. Vous pourrez alors tout personnaliser selon vos besoins immédiatement.

4. Fournir des résumés pour vos réunions

Si vous ne travaillez pas au même endroit que les membres de votre équipe, savoir à quel point les autres ont progressé sur les projets sur lesquels vous travaillez ensemble peut devenir difficile. Bien que vous deviez essayer de limiter le nombre de réunions que vous avez, vous enregistrer de temps en temps est une bonne idée.

Lors de votre réunion, cela vaut la peine de désigner quelqu'un pour prendre des notes. Vous pouvez le faire lorsque configurer Google Agenda pour le travail hybride également si vous souhaitez ajouter cette application à votre système de productivité.

Après avoir terminé votre réunion, vous pouvez facilement créer des résumés de vos réunions en utilisant Notion AI. Pour ce faire, appuyez sur la barre d'espace et sélectionnez Résumer lorsque Notion AI apparaît. L'outil travaillera ensuite à fournir un résumé rapide de votre page.

5. Rendre vos pages les plus importantes plus accessibles

Notion vous permet de rendre vos pages les plus importantes plus accessibles en faisant glisser et en déposant leur ordre dans la barre d'outils de gauche. Cependant, ce n'est pas la seule chose à laquelle vous êtes limité. Vous pouvez également ajouter des pages à vos favoris. Pour faire ce dernier :

1. Appuyez sur le icône de trois points au survol d'une de vos pages.
2. Cliquer sur Ajouter aux Favoris, et vous verrez votre page en haut de l'écran.

6. Création de contenu et de calendriers de médias sociaux

Si vous faites partie d'une équipe marketing, la mise à jour de vos calendriers de contenu et de médias sociaux est cruciale lorsque vous travaillez sur un accord hybride. Notion rend cela facile; vous pouvez créer votre propre calendrier en créant un tableau et en sélectionnant Nouvelle base de données.

Notion propose également plusieurs modèles pour créer des calendriers de médias sociaux et de contenu. Lors de la création d'une nouvelle page, cliquez sur Ajouter nouveau > Modèles à la place et choisissez quelque chose qui fonctionne pour vous.

Rendez votre modèle de travail hybride plus efficace avec Notion

Le travail hybride présente plusieurs avantages si vous mettez en place les bons systèmes, mais il est important que vous les triiez avant de passer à un tel accord. Notion est un outil pratique pour gérer le flux de travail de votre équipe et s'assurer que tout le monde continue à travailler vers vos objectifs communs.

Vous pouvez utiliser plusieurs modèles pour vous aider à suivre votre contenu et vos calendriers de médias sociaux, tout en obtenant un aperçu des projets de chacun. En plus de cela, vous pouvez utiliser Notion pour fournir des résumés de réunion et bien plus encore.