Notion est devenu un favori des fans pour un usage professionnel et personnel, et c'est pour de bonnes raisons. Il est livré avec une myriade de fonctionnalités utiles pour une variété de choses, de la création de simples listes de tâches au suivi de centaines de données.
Parmi ces fonctionnalités astucieuses figurent la table simple et la base de données de tables, qui affichent essentiellement les données sous forme de tableau. Bien qu'ils se ressemblent en apparence, ils sont en fait un monde à part. Passons en revue les différences entre ces outils et quand vous pouvez les utiliser.
Qu'est-ce qu'un tableau simple de notion?
Le tableau simple dans Notion est un moyen basique d'organiser les données sous forme de tableau. Ici, vous travaillez essentiellement avec des lignes et des colonnes comme vous le feriez avec une simple feuille de calcul. Vous pouvez réorganiser les lignes et les colonnes, en ajouter de nouvelles, ajuster la largeur de la colonne et transformer la première ligne/colonne en un en-tête avec du texte en gras et une couleur d'arrière-plan différente.
Si vous pensez que le tableau semble trop simple à votre goût, vous pouvez également formater le texte dans les cellules en utilisant les options disponibles (couleur du texte et arrière-plan, gras, italique, souligné, barré, code et équation). Vous pouvez même ajouter des emojis et des symboles dans les cellules. D'autres éléments utiles que vous pouvez ajouter à une cellule incluent un lien vers une page, une date, une personne et un rappel.
Malheureusement, c'est à peu près ce qu'il y a dans les tables simples. Vous ne pouvez pas trier les données de manière significative ou insérer des formules dans les cellules pour calculer le contenu de lignes ou de colonnes spécifiques. Il n'y a pas non plus d'autre type de données que vous pouvez utiliser dans les cellules, comme les cases à cocher et les pourcentages.
Cependant, bien qu'il n'y ait pas beaucoup de fonctionnalités qu'un tableau simple offre, il reste très pratique, surtout lorsque tout ce que vous voulez vraiment faire est d'afficher des données statiques de manière plus organisée.
Qu'est-ce qu'une base de données Notion Table?
La base de données de tables dans Notion ressemble un peu à une simple table. Vous avez des lignes et des colonnes dans lesquelles placer vos données et vous pouvez ajouter autant de lignes et de colonnes que vous le souhaitez. Cependant, contrairement aux tables simples, les bases de données de tables offrent beaucoup plus de fonctionnalités.
D'une part, une base de données de table est flexible en ce qui concerne son contenu. Vous n'êtes pas limité au texte normal, aux dates, aux rappels, aux liens vers des pages et aux personnes. Vous êtes tout à fait libre d'ajouter d'autres propriétés à une cellule, telles que des numéros, des cases à cocher, des e-mails, des URL, des téléphones et même des fichiers.
Il existe également des propriétés plus avancées telles que des formules qui calculent le contenu de cellules spécifiques, des relations qui lient une base de données à une autre base de données, et le cumul, qui est un type de calcul plus avancé dans le base de données.
Une base de données de table peut également changer de forme. Si vous pensez que vos données pourraient être mieux organisées qu'un tableau, vous pouvez facilement les transformer en tableau, chronologie, galerie, liste ou calendrier. La vue tableau est similaire à un tableau Kanban, car elle organise vos données par statut.
La vue chronologique, quant à elle, ressemble à un diagramme de Gantt qui présente les horaires des tâches. La vue du calendrier affiche également les planifications de tâches, mais au lieu d'une chronologie, elle affiche un mois entier. La liste et la galerie sont exactement ce que leurs noms suggèrent: la vue liste présente les données dans une liste, tandis que la vue galerie présente les données comme une galerie de photos.
Il y a d'autres fonctionnalités avancées de la base de données Notion vous pouvez extraire, comme les filtres, le tri et une base de données liée.
Quand utiliser une table simple notion
Un tableau simple est mieux utilisé lorsque vous travaillez avec des données statiques qui ne nécessitent aucune manipulation particulière (par exemple, des calculs et des relations). Supposons que vous ayez besoin d'une présentation soignée et organisée de vos données sans les boutons et outils compliqués d'une base de données. Des tableaux simples peuvent très bien faire l'affaire.
Ils sont également très adaptés aux débutants. Si vous débutez avec Notion, vous vous sentirez probablement intimidé par les cloches et les sifflets des bases de données. Au lieu de vous submerger avec l'inconnu Terminologie des notions dans les bases de données, vous pouvez simplement passer à des tables simples et progresser jusqu'aux bases de données.
Exemples de cas d'utilisation pour les tables simples de notion
Pour vous donner une meilleure idée de l'endroit où vous pouvez utiliser des tableaux simples, voici quelques exemples :
- Attribution de chambre
- Horaire de cours
- Liste d'épicerie avec quantités
- Séance de remue-méninges
- Définition des termes
- Comparaison
- Rapport de classe
- Historique des révisions
Quand utiliser une base de données de table notion
Une base de données de tables peut s'avérer utile dans les situations où vous avez besoin de plus qu'une simple présentation de données de base. Puisque vous utiliserez les données au lieu de simplement les afficher, vous avez besoin de plus de fonctionnalités à votre disposition. C'est là que les bases de données de table entrent en scène.
Ils sont particulièrement utiles pour capturer des informations avec des composants répétitifs et catégoriques. Un exemple est un répertoire d'employés, où vous saisirez probablement les mêmes données pour l'emplacement, le rôle et le service plus d'une fois. Au lieu d'avoir à taper l'élément encore et encore, vous pouvez simplement utiliser la propriété Select de la base de données de tables.
Ces propriétés supplémentaires peuvent également vous aider à mieux comprendre les données ou à les afficher plus clairement. Par exemple, vous pouvez trier les employés par emplacement ou les filtrer par rôle. Si vous utilisiez une table simple pour cela, vous devriez vérifier manuellement l'emplacement et le rôle et réorganiser les données en conséquence.
Exemples de cas d'utilisation pour la base de données Notion Table
Les bases de données de tables sont également recommandées pour gérer des projets et des tâches, faire des journaux à puces, et même construire des CRM simples dans Notion. Voici d'autres cas d'utilisation notables pour les bases de données de tables :
- Dépôt
- Feuille de route
- Suivi budgétaire
- Gestionnaire de contacts
- Note de réunion
- Suivi des objectifs
- Calendrier de contenu
- Planificateur de voyage
Meilleure organisation des données avec la table et la base de données simples de Notion
Malgré leurs différences évidentes, les tables simples et les bases de données de tables ont essentiellement un objectif: organiser les données de la manière la plus compréhensible pour l'utilisateur ou le lecteur. Vous rencontrerez des situations où une simple table peut très bien fonctionner, mais il y aura des cas, en particulier dans un environnement de bureau, où vous aurez besoin de bases de données de table.
Heureusement pour vous, Notion facilite le travail avec les deux, et la meilleure partie est que vous pouvez facilement convertir l'un dans l'autre (transformer une simple table en une base de données de tables et vice versa). De cette façon, vous n'aurez pas à vous soucier de commencer avec le mauvais outil, car vous pouvez facilement le transformer en un autre en quelques clics.
