La fonction OFFSET de Microsoft Excel est un outil très puissant et polyvalent. En raison de sa complexité et du nombre de fonctions similaires, il est malheureusement souvent sous-utilisé.
La fonction relativement simple peut faire gagner du temps et de la frustration aux auteurs Excel. Il simplifie l'extraction de points de données précis à partir d'un ensemble de données maître bien organisé. Il permet également la création simple de rapports très détaillés, de visualisations interactives et de tableaux de bord complexes.
1. Création d'ensembles de données de taille variable
L'une des utilisations les plus courantes de la fonction OFFSET d'Excel est la capture d'ensembles de données de taille variable. Étant donné un grand ensemble de données, on peut souhaiter n'examiner qu'une petite partie des données à un moment donné.
Par exemple, étant donné un rapport automatisé des totaux des ventes pour les employés quotidiennement, vous devrez peut-être extraire les totaux pour une semaine ou des semaines données.
L'écriture d'une fonction SOMME différente pour chaque total pourrait être assez facile. Cependant, une fonction OFFSET peut être beaucoup plus rapide pour faciliter l'utilisation et la réutilisation.
Tout d'abord, entrez le jour du mois avec lequel nous aimerions commencer dans la cellule B6. Ensuite, nous saisissons le nombre de jours pendant lesquels nous voulons exécuter le rapport dans B7. Ensuite, nous pouvons utiliser un fonction SOMME simple et Fonction MOYENNE pour obtenir plus de données sur chaque employé sur la période sélectionnée :
=SOMME(DECALAGE(B2, 0, B6 - 1, 1, B7))=MOYENNE(DECALAGE(B2, 0, B6 - 1, 1, B7)Ajuster la date de début ou la durée est aussi simple que d'ajuster une seule cellule, ce qui peut faciliter l'extraction d'ensembles de données de taille variable.
2. Autoriser la génération de rapports personnalisés
L'utilisation de méthodes similaires à celles ci-dessus rend relativement facile l'élaboration d'un rapport complet avec un ajustement variable. Vous pouvez faire en sorte que le premier argument de la fonction DECALER référence une autre feuille. Cela vous permet de garder votre saisie de données et vos rapports séparés.
Cela permettra d'extraire des tranches de données sélectionnées d'une feuille à l'autre. De plus, il vous permet d'afficher uniquement les informations pertinentes pour votre rapport actuel. La configuration d'un rapport affichant les totaux quotidiens en utilisant les mêmes données qu'auparavant est assez simple. Vous pouvez le faire sans extraire les données des jours non pertinents.
La fonction de décalage suivante placée dans la cellule B5 tirera le nombre de jours spécifié dans B2. Il commence la semaine spécifiée en B1, affichant uniquement les données de la période concernée :
=DECALAGE(Feuille1!B2, 0, (B1 - 1) * 7, 1, B2 * 7)Il est possible de restreindre les entrées en B1 et B2 et créer des listes déroulantes dans Excel avec le nombre de semaines disponibles en utilisant la validation des données.
3. Pagination de la feuille de calcul
La fonction OFFSET peut également réaliser une simple pagination de feuille de calcul, une tâche normalement associée à à l'aide de l'onglet Développeur Excel. Cela peut rendre le travail avec de grands ensembles de données plus simple et beaucoup plus efficace.
Lorsque vous travaillez avec une feuille de calcul contenant 30 000 lignes de données, il sera difficile de parcourir l'ensemble des données en une seule fois. La création d'une liste déroulante qui accepte une plage de nombres de 1 à 300 nous permet de diviser rapidement les données en pages de 100 résultats chacune.
La fonction OFFSET aura toujours son ancre définie sur la cellule supérieure gauche des données. Le deuxième argument, cependant, est le décalage vertical. Cela équivaut au numéro de page sélectionné moins une fois 100. Le décalage horizontal, le troisième argument, peut être défini sur 0.
Le quatrième argument est défini sur 100 et le cinquième argument sur le nombre de colonnes dans l'ensemble de données. Cette méthode permet de diviser facilement des blocs de données extrêmement volumineux en éléments beaucoup plus gérables.
Voici un exemple de jeu de données paginé. Les données comprennent 500 échantillons d'informations enregistrées à partir d'un ensemble de capteurs sur une feuille et un rapport paginé sur l'autre.
Le rapport utilise la validation des données dans la cellule B1 pour créer une liste déroulante avec les pages qu'elle contient. L'expression suivante dans la cellule A3 crée le corps du rapport :
=DECALAGE(Feuille1!A2, (B1 - 1) * 100, 0, 100, 21)4. Découpage des données pour les graphiques
Nous pouvons ajouter un graphique au rapport de ventes que nous avons créé avant d'utiliser la fonction OFFSET. Le graphique peut extraire des informations variables en fonction des données sélectionnées dans les deux listes déroulantes en haut de la feuille.
Lorsque vous modifiez les valeurs en haut de la feuille, le graphique change automatiquement pour refléter les semaines sélectionnées, donnant une référence visuelle rapide à toute personne consultant le rapport.
La combinaison de tableaux et de graphiques avec la fonction de décalage facilite grandement la visualisation de données complexes et changeantes. Il permet également de générer des tableaux de bord simples dans Excel.
5. Extraction d'informations par décalage de date
La recherche d'informations spécifiques basées sur des horodatages n'est pas inhabituelle lorsqu'il s'agit de données de rapport ou de données extraites de processus temporels automatisés. Lorsque l'on considère une seule période, l'utilisation de fonctions conditionnelles telles que IF ou IFS pour extraire uniquement les données requises n'est pas difficile. Si vous avez besoin d'extraire des données en fonction d'une plage de jours ou d'heures, il est trop facile de tomber dans un conditionnel imbriqué massif.
En utilisant une combinaison de COUNTIF et OFFSET, extraire des données d'une plage d'heures ou de jours est assez simple. Utilisez une seule cellule pour représenter un jour de départ. Ensuite, utilisez une autre cellule pour représenter la durée à partir de laquelle vous souhaitez tirer.
Dans la fonction OFFSET, la hauteur ou la largeur, selon la disposition de vos données, peut être définie sur une valeur en utilisant la fonction NB.SI dans Excel. Cela vous permet de déterminer le nombre d'entrées comprises dans la plage demandée et d'extraire uniquement les données associées.
Dans cet exemple, nous avons un ensemble de données contenant des entrées sur plusieurs années. Nous pouvons utiliser la date saisie dans la cellule B1 et la fonction suivante pour extraire uniquement les entrées qui se sont produites après cette date :
=DECALAGE(Feuille1!U2, NB.SI(Feuille1!V2:V501, " & B1), 0, 500 - NB.SI(Feuille1!V2:V501, " & B1), 1)Cela ajoute une utilité considérable à un rapport, vous permettant de filtrer les valeurs antérieures ou postérieures à une certaine date. Si vous utilisez la fonction COUNTIFS à la place, vous pouvez même ajouter une date de fin, ce qui donne plus de variabilité à l'utilisateur final.
6. Combiné avec COUNTIF
En plus d'étendre les plages de temps, la fonction COUNTIF sert bien à extraire des tranches spécifiques de tous les types de données bien ordonnées avec la fonction OFFSET d'Excel. Il est possible de définir les arguments hauteur et largeur de la fonction DECALER à l'aide de NB.SI. De plus, vous pouvez facilement modifier n'importe quelle donnée numérique avec une valeur ajustable quelque part sur votre feuille.
Si vous aviez une liste de transactions d'un jour triées par le montant des transactions, vous pourriez utiliser cette technique pour tirer chaque transaction au-delà d'un certain montant. Cela pourrait être accompli en utilisant une simple fonction OFFSET comme suit :
=DECALAGE(A2, NB.SI(B2:B22, " & H3), 0, NB.SI(B2:B22, " & H3), 4)L'une des choses les plus importantes à noter dans cette fonction est l'avant-dernier argument, COUNTIF(B2:B22, "
Une autre considération importante pour ceux qui cherchent à utiliser OFFSET de cette façon est que cela ne fonctionnera que dans le cas où les données avec lesquelles vous travaillez sont bien ordonnées. Les données non ordonnées ne renverront pas les résultats que vous recherchez. Heureusement, Excel comprend également une suite d'outils de tri automatique pour mettre vos données en ordre.
Vous pouvez l'utiliser pour effectuer des actions allant du découpage variable des produits en fonction du prix à l'extraction uniquement des opérations exécutées un certain nombre de fois. La possibilité de contrôler la quantité exacte de données extraites donne un contrôle précis sur l'échantillon précis de données que vous extrayez de vos feuilles de calcul. Cela permet la création d'une variété de rapports détaillés et interactifs.
Voici à quoi sert réellement la fonction OFFSET
En fin de compte, la fonction OFFSET permet aux utilisateurs d'extraire des informations de leur feuille de calcul avec une grande précision. Cela fait gagner du temps et permet aux utilisateurs d'effectuer plus d'opérations avec moins de fonctions.
Il simplifie l'extraction des données précises dont vous avez besoin sans recourir à des conditions d'imbrication. Il permet également aux utilisateurs d'économiser du temps et des efforts pour créer des rapports personnalisés, des tableaux de bord, etc. dans Excel.