Pourquoi avez-vous besoin d'un plan de productivité et comment en créer un

La culture Hustle nous fait tous penser que nous devons mettre chaque seconde au travail si nous voulons atteindre nos objectifs financiers (ou d'auto-amélioration). Non seulement cela nuit à notre santé mentale et physique, mais c'est aussi contre-productif.

Lorsque la seule chose qui vous préoccupe est de «faire plus», vous manquez souvent d'efficacité et de précision. Même si vous consacrez plus d'heures, vous ne faites pas autant de travail. C'est parce que vous ne planifiez pas.

Nous sommes tous conscients de l'importance de la planification pour la réussite de tout projet, mais lorsqu'il s'agit de productivité, nous nous lançons sans trop réfléchir. C'est exactement pourquoi nous échouons souvent à nos objectifs de productivité.

Qu'est-ce qu'un plan de productivité et pourquoi est-il important d'en avoir un?

Si le terme « plan de productivité » est explicite, il est essentiel de lui donner une définition claire et concise pour savoir exactement ce que le terme implique :

Un plan de productivité décrit vos objectifs (à court et à long terme) et les planifie stratégiquement tout au long de vos journées, semaines ou mois pour augmenter votre productivité tout en éliminant les principaux obstacles à productivité.

Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi regarder des vidéos YouTube sur des hacks de productivité tard dans la nuit ou lire des articles sur l'amélioration de votre productivité n'a pas été fructueux? Ce n'est pas parce que tous ces articles et vidéos fournissent les mauvais conseils et stratégies.

Nous avons tous des mentalités, des objectifs et des problèmes différents; chacun de nous a un style de travail différent et vient d'horizons différents. Ces articles et vidéos Internet sont généralisés et ne traitent pas de notre ensemble unique de problèmes et d'obstacles à la productivité.

Avec un bon plan de productivité à votre disposition, vous n'aurez pas à sauter aveuglément d'une tâche à l'autre. Vous aurez une feuille de route appropriée de la journée (semaine ou mois), ce qui vous rendra plus concentré sur vos objectifs et moins susceptible d'être distrait. La planification de la productivité vous donne un sentiment de contrôle, ce qui vous rend moins susceptible de vous sentir dépassé ou stressé.

Comment créer un plan de productivité

La planification de la productivité n'est pas sorcier. Tout ce dont vous avez besoin est d'adopter la bonne attitude, de vous souvenir de vos objectifs et de partir avec un esprit ouvert. Vous devez jeter par la fenêtre tous les dogmes de productivité tels que "se réveiller à 4 heures du matin" ou "prendre des douches froides" et voir ce qui fonctionne pour vous.

Étant donné qu'un plan de productivité est unique à vos objectifs, à votre tempérament et à votre état d'esprit, il n'y a pas de directives strictes sur la façon d'en créer un. Cependant, les étapes suivantes fournissent une feuille de route flexible du processus que vous pouvez utiliser :

1. Fixez des objectifs SMART

Marcher sans but ne vous mènera nulle part. Avoir un enregistrement de vos objectifs et de vos tâches facilite le passage d'une tâche à l'autre. C'est pourquoi il est important de fixer des objectifs SMART, car ils vous aident à suivre les progrès, à améliorer la motivation et à augmenter la productivité.

Une fois que vous avez vos objectifs sur papier, pensez à tout ce que vous devez faire pour les atteindre. Cela peut inclure des tâches concernant votre travail ou vos objectifs commerciaux, des habitudes d'amélioration personnelle, des projets personnels ou des responsabilités quotidiennes. Commencez par tout ce qui vous vient à l'esprit, aussi banal soit-il, et regroupez-les sous des objectifs pertinents.

2. Gardez une trace du temps

Suivez la façon dont vous passez votre temps tout au long de la journée pour avoir une idée de votre journée moyenne. Combien d'heures productives gérez-vous par jour? Quelles activités consomment le plus de votre temps? Faites cela pendant quelques jours, et vous serez étonné du temps consacré aux distractions ou aux activités triviales telles que la vérification de vos e-mails ou des flux de médias sociaux.

Vous pouvez utiliser TimeCamp pour suivre automatiquement l'heure de votre ordinateur. Tout ce dont vous avez besoin est de vous inscrire sur leur site Web et de télécharger l'application informatique, et cela commencera à suivre votre temps.

3. Analysez votre feuille de temps et notez les défis auxquels vous êtes actuellement confrontés

Après avoir suivi votre temps pendant quelques jours, vous disposerez de suffisamment de données pour recueillir des informations précieuses. Si vous avez utilisé TimeCamp, accédez à son journal de temps et vous aurez un compte rendu détaillé de vos journées.

Lors de l'analyse de votre journal de temps, posez-vous les questions suivantes :

• Combien d'heures par jour travaillez-vous?
• Combien de temps passe-t-il sur les réseaux sociaux?
• Quelles activités vous prennent le plus de temps?
• Combien de temps vous a-t-il fallu pour accomplir une tâche particulière?

Répondre à ces questions vous aidera à remarquer les obstacles qui vous empêchent de devenir plus productif. Une fois que vous connaissez les problèmes, vous pouvez commencer à réfléchir à leurs solutions.

Outre les distractions courantes telles que les médias sociaux, vous devez noter d'autres choses, apparemment sans importance, qui pourraient vous empêcher de devenir plus productif. Demande toi:

• Vous avez du mal à travailler en fin d'après-midi?
• Vous sentez-vous léthargique la plupart du temps?
• Vous ne dormez pas correctement?

Tout en notant les défis, vous devez rester fidèle à vous-même. Essayez de ne pas vous trouver d'excuses pour vos comportements improductifs.

4. Créer et suivre un horaire

En utilisant les informations de votre analyse, créez un calendrier tout en tenant compte de vos objectifs. Bien que Google Agenda soit idéal pour la planification, s'il ne fonctionne pas, envisagez d'utiliser alternatives gratuites à Google Calendar pour planifier votre journée.

En fonction de vos objectifs et des heures de productivité maximales, attribuez des heures quotidiennes ou hebdomadaires appropriées au travail, à la forme physique, aux loisirs, à la famille ou aux projets personnels. Il n'y a pas de bien ou de mal; tout dépend de vos objectifs et de vos préférences personnelles.

Par exemple, si vous souhaitez démarrer une nouvelle entreprise, vous devez consacrer quelques heures par semaine à travailler sur votre entreprise. Mais si votre objectif est d'obtenir un bon corps d'été, réduisez le temps passé sur votre téléphone et planifiez plus de séances de gym hebdomadaires.

Quels que soient vos objectifs, il est important de garder un calendrier réaliste. Vous ne voulez pas programmer chaque dernière seconde de la journée. Votre emploi du temps doit être suffisamment flexible pour s'adapter à des plans soudains. Et n'oubliez pas d'incorporer des pauses bien méritées. Le but n'est pas de rester occupé mais d'augmenter la productivité.

5. Trouvez votre stratégie de productivité idéale et respectez-la

La productivité ne vient pas naturellement pour la plupart d'entre nous. Cependant, l'utilisation de méthodes éprouvées peut aider à faciliter le processus. Voici quelques stratégies de productivité que vous pouvez utiliser dans votre emploi du temps :

La méthode Ivy Lee

La méthode Ivy Lee est une stratégie simple mais efficace à intégrer dans votre emploi du temps. Faites une liste de 6 tâches que vous devez accomplir chaque jour. Classez-les par ordre d'importance et commencez par la tâche la plus importante. Le but est de terminer une tâche à la fois.

Une fois que vous avez terminé la première tâche, passez à la suivante, puis à la suivante, jusqu'à ce que vous ayez terminé votre liste. Si vous n'êtes pas en mesure de terminer les six tâches, déplacez-les simplement au lendemain.

Si vous voulez en savoir plus, voici un guide détaillé sur comment utiliser la méthode Ivy Lee pour une productivité sans stress.

Le principe de Pareto

Le principe de Pareto, également connu sous le nom de règle des 80/20, est une célèbre stratégie de productivité qui met l'accent sur la concentration sur les tâches les plus importantes. Selon le principe de Pareto, 20% des tâches (les plus importantes) donnent 80% des résultats.

Utilisez la règle du 80/20 pour hiérarchiser vos tâches tout en vous concentrant sur les résultats souhaités. Identifiez les tâches clés qui produiront le plus de ces résultats et concentrez-vous d'abord sur l'exécution de ces tâches.

La Technique Pomodoro

Augmentez votre productivité avec la méthode Pomodoro en se concentrant sur une seule tâche pendant 25 minutes, puis en prenant une courte pause. La méthode Pomodoro est parfaite pour accomplir des tâches importantes et décourageantes. Il devient beaucoup plus facile de s'engager et de terminer lorsque vous décomposez la tâche en plusieurs tâches plus petites (que vous pouvez terminer en 25 minutes).

6. Réanalysez vos performances et expérimentez

La planification de la productivité n'est pas une chose ponctuelle. Votre premier plan de productivité n'est peut-être pas aussi détaillé ou efficace que vous l'espérez. C'est pourquoi il est important de revoir vos progrès hebdomadaires et mensuels.

Voyez si votre plan de productivité fonctionne bien. Identifiez les obstacles que vous auriez pu manquer et ajustez votre plan pour les surmonter. Si une stratégie particulière ne donne pas de résultats, essayez-en une autre et notez les résultats.

Boostez votre productivité avec un plan de productivité

Si les conseils de productivité Internet ne fonctionnent pas, il est temps de créer un plan de productivité personnalisé. Votre plan doit aborder tous les obstacles qui vous ont empêché d'atteindre votre potentiel maximum. Lors de la création du plan, assurez-vous de planifier vos tâches hautement prioritaires pour tirer parti de vos heures de performance maximales.

Bien qu'un plan de productivité soit certainement utile, il est important que vous le suiviez jusqu'au bout. Cela signifie créer un environnement de travail exempt de distractions, y compris votre téléphone. Mais si la proximité de votre smartphone est importante, vous devez suivre de bonnes habitudes en matière de smartphone.