Comment utiliser ChatGPT pour écrire des e-mails difficiles au travail

Les e-mails difficiles sont inévitables à un moment donné de votre carrière. Qu'il s'agisse de dire non à des projets supplémentaires ou de demander un congé, il peut être anxiogène d'écrire l'e-mail puis de trouver le courage d'appuyer sur envoyer.

ChatGPT est connu pour aider les gens à rédiger des lettres de motivation et des CV, vous pouvez donc vous demander s'il peut également vous aider à rédiger des e-mails difficiles. Si vous fournissez à l'IA des informations adéquates, vous pouvez obtenir du contenu à utiliser comme base pour votre e-mail. ChatGPT peut vous aider à vous concentrer sur le message sans aucune des émotions que vous ressentez.

Étape 1: Ouvrez ChatGPT

Vous êtes prêt à commencer si vous avez déjà un compte avec ChatGPT. Si vous êtes nouveau sur ChatGPT, vous pouvez créer un compte à l'aide de votre adresse e-mail ou de votre compte Google. Si vous vous inscrivez pour un nouveau compte, vous devez avoir votre téléphone portable à proximité, car la plateforme vous enverra un code de confirmation par SMS pour commencer.

Étape 2: Présentez-vous et votre rôle dans l'organisation

Avant de demander à ChatGPT d'écrire des e-mails liés à l'emploi, vous devez vous présenter, présenter votre travail et vos responsabilités sur la plateforme. ChatGPT utilisera les informations que vous fournissez pour créer les e-mails qu'il propose.

Lorsque vous soumettez votre introduction, la plateforme répondra, vous faisant connaître les informations vitales qu'elle a tirées de votre introduction. Si c'est la première fois que vous travaillez avec la plateforme, vous apprécierez les commentaires positifs qu'elle vous donne lorsque vous vous présentez.

Voici un exemple de présentation :

Voici la réponse de ChatGPT :

Étape 3: Invitez ChatGPT à écrire l'e-mail que vous souhaitez

Une fois que vous avez informé ChatGPT de votre travail et pour qui vous travaillez, il est prêt à créer les e-mails difficiles dont vous avez besoin d'aide pour écrire. Vous serez agréablement surpris de la rapidité avec laquelle l'IA crée des e-mails avec lesquels vous pouvez travailler.

E-mail de démission

Que vous soyez enthousiasmé par la prochaine étape de votre carrière ou que vous démissionniez parce que vous en avez marre de votre situation actuelle, écrire un e-mail de démission peut être difficile. Vous ne voulez pas couper les ponts, vous voulez donc partir positivement.

N'oubliez pas que vous pourriez avoir besoin de références à l'avenir et que vous voulez être confiant lorsque vous fournissez les noms des personnes avec lesquelles vous avez travaillé. Votre lettre de démission n'est pas le moment de vous défouler sur la direction, les politiques de vacances ou de vous plaindre de vos collègues; il s'agit de donner un préavis à votre employeur.

Ci-dessus, vous verrez une lettre de démission générée par ChatGPT qui dit au revoir et fait savoir à la direction que vous travaillerez avec eux pour rendre la transition aussi fluide que possible. Vous souhaitez démissionner de votre poste? Voici quelques considérations financières pour se préparer.

Envoyez un e-mail pour faire savoir à votre superviseur que vous ne respecterez pas la date limite

Si vous avez de la difficulté à respecter un délai, il est préférable d'en informer votre superviseur ou gestionnaire dès que possible. Lorsque la direction est consciente que vous ne pouvez pas respecter le délai, elle peut être en mesure de faire des ajustements qui vous permettront de respecter le délai.

Lorsque d'autres personnes ou l'étape suivante dépendent du respect du délai, tout peut s'arrêter jusqu'à ce que votre tâche soit terminée. Faire savoir aux personnes qui comptent sur vous que vous n'allez pas respecter l'échéance plus tôt que tard peut vous aider à préserver les relations avec la direction et votre équipe.

Courriel pour demander un congé d'urgence

Vous vous sentez déjà stressé par la situation qui a motivé la demande de congé, et vous concentrer sur la rédaction d'un e-mail est la dernière chose à laquelle vous pensez. Pour faire face à votre urgence, vous devez écrire un e-mail à votre responsable ou superviseur pour demander le congé.

Même si vous avez déjà discuté du congé avec votre responsable, vous devrez peut-être lui soumettre quelque chose par écrit. Soyez réaliste quant au temps dont vous avez besoin et fixez des attentes raisonnables à votre employeur quant à la date à laquelle vous prévoyez retourner au travail.

Puisqu'il est probable qu'il s'agisse d'une demande de dernière minute, vous pouvez indiquer comment vous pouvez être joint si vous prévoyez d'être hors de la ville. Vous pouvez également assurer à votre responsable ou superviseur que vous vérifierez régulièrement vos e-mails et vos messages vocaux pour rester au fait de vos responsabilités.

Envoyer un e-mail pour dire "non" à un projet

Bien que vous souhaitiez peut-être répondre à une demande de prise en charge d'un autre projet avec un “vous plaisantez j'espère?”, il peut être préférable que vous répondiez avec tact. Vous devez envoyer l'e-mail rapidement, surtout si vous avez tendance à dire oui à tout.

Si vous attendez trop longtemps pour envoyer l'e-mail, vous trouverez peut-être des raisons qui vous convaincront de dire oui, même si votre intuition vous dit que ce n'est pas une bonne idée et que vous avez déjà beaucoup à faire. Vous devez vous assurer que l'e-mail n'apparaît pas comme si vous ne vouliez tout simplement pas faire le travail.

Modifiez l'e-mail généré par ChatGPT pour l'aligner sur les politiques de l'organisation et convenir à la personne qui a fait la demande. Un e-mail à votre superviseur sera plus formel qu'un e-mail à un collègue. Si vous avez besoin de travailler sur ce sujet, vous pourriez être intéressé à apprendre comment dire "non" poliment au travail.

Courriel pour clarifier les priorités organisationnelles

Parfois, nous pouvons être submergés par nos tâches et ne pas savoir par où commencer. Au lieu d'essayer de le comprendre de manière indépendante, la chose la plus productive que vous puissiez faire est de demander à votre responsable ou à votre superviseur sur quoi il veut que vous vous concentriez.

Demander de l'aide peut être effrayant, car nous ne voulons pas donner l'impression que nous ne savons pas ce que nous faisons. Il vaut mieux demander le leadership que d'assumer. Vous pensez peut-être que quelque chose devrait être une priorité, mais ce n'est peut-être pas ce qui est essentiel pour l'organisation.

Au lieu de perdre votre temps sur un projet qui n'est pas une priorité pour l'organisation, il est préférable de demander une confirmation. Si vous avez besoin d'aide pour établir des priorités, vous pourriez être intéressé par les meilleures applications que vous pouvez utiliser pour hiérarchiser les tâches au travail.

Étape 4: Examiner et modifier les e-mails créés par ChatGPT

Une fois que ChatGPT a créé un e-mail à l'aide de votre invite, vous devez l'examiner et apporter les modifications nécessaires. Certaines des choses mentionnées dans le brouillon peuvent ne pas s'appliquer à vous, et l'IA peut manquer des informations critiques que vous souhaitez inclure.

Étape 5: Envoyer l'e-mail

C'est probablement la partie la plus difficile de la rédaction d'un e-mail difficile. Arrêtez de vous soucier de la réaction et envoyez-la! Avant d'appuyer sur envoyer, vous voudrez peut-être apprendre le erreurs qui donnent à un e-mail professionnel un aspect peu professionnel.

Les e-mails difficiles doivent être envoyés

L'envoi d'e-mails de nature négative peut être difficile, mais cela doit être fait. Éviter les sujets complexes peut causer plus de problèmes que les aborder n'en crée. Même si la rédaction d'un e-mail difficile peut induire de l'anxiété, vous vous sentirez mieux une fois que vous aurez cliqué sur envoyer.

Votre responsable ou superviseur peut ne pas être satisfait du message, mais il appréciera que vous lui disiez ce qui se passe avec un préavis suffisant. Gérer un conflit n'est peut-être pas votre activité préférée, mais il est important de le gérer efficacement. La gestion des conflits est une compétence essentielle à acquérir professionnellement et personnellement.