7 conseils de gestion des tâches pour améliorer votre productivité

Vos tâches quotidiennes sont la base de votre succès, représentant les actions étape par étape nécessaires pour atteindre vos objectifs personnels et professionnels. En d'autres termes, votre liste de tâches apparemment sans fin est votre feuille de route pour gagner, il est donc vital de gérer efficacement ces tâches.

Bien que vous puissiez vous précipiter pour utiliser la meilleure application de productivité pour organiser vos tâches quotidiennes, ce qui n'est pas une mauvaise chose, perfectionner vos compétences en gestion des tâches est plus durable et efficace à long terme. Cet article couvrira quelques conseils de gestion des tâches pour améliorer votre productivité.

1. Connaissez votre chronotype

Êtes-vous un couche-tard ou un lève-tôt? Trouvez-vous plus facile de vous concentrer le matin ou tard le soir? Nous avons tous une tendance naturelle à nous endormir et à être vigilants à des moments précis de la journée et de la nuit. Et bien que la culture populaire célèbre souvent les lève-tôt comme étant plus productifs, la réalité est qu'une taille unique ne convient pas à tous.

C'est pourquoi connaître votre chronotype peut booster votre productivité, car cela vous permet de planifier vos tâches lorsque vous êtes le plus productif. Donc, création d'un horaire de travail personnalisé en fonction de votre chronotype vous permettra de rester au top de vos tâches et d'atteindre des performances optimales.

Par exemple, si vous êtes un oiseau de nuit, vous devez prévoir de vous attaquer à vos tâches les plus difficiles dans le soir lorsque votre niveau d'énergie est le plus élevé, vous mettant dans la meilleure position pour accomplir vos tâches sur temps.

2. Créez votre liste de priorités

Maintenant que vous savez quand vous êtes le plus productif, il est temps de hiérarchisez les tâches sur vos listes de tâches à l'aide de la matrice d'Eisenhower. Ce système de gestion du temps vous aide à hiérarchiser les tâches en les catégorisant en quatre quadrants: urgent et important, pas urgent mais important, urgent mais sans importance, et pas urgent et sans importance Tâches.

L'organisation de vos listes de tâches en fonction de ces catégories permet d'identifier plus facilement les tâches qui doivent être prioritaires et celles qui peuvent être déléguées ou différées. De cette façon, vous pouvez planifier vos tâches les plus importantes et les plus urgentes au moment où vous êtes le plus productif, ce qui vous donne les meilleures chances de les terminer à temps.

Par exemple, en tant que programmeur, vous pouvez programmer vos tâches de codage au moment où vous êtes le plus alerte et répondre aux e-mails lorsque votre niveau d'énergie est faible.

3. "Mange cette grenouille !"

Eating That Frog est le prochain conseil de gestion des tâches pour vous aider à augmenter votre productivité! Et, non, nous ne parlons pas de grenouilles littérales! Brian Tracy a popularisé cette phrase dans son livre du même nom, et cette métaphore vivante décrit comment s'attaquer à votre tâche la plus difficile dès le matin.

C'est l'un des meilleurs moyens de vaincre la procrastination, car vous pouvez souvent vous sentir stressé ou dépassé par votre tâche la plus difficile. En mangeant d'abord cette plus grosse grenouille, ce sentiment de terreur se transformera en un sentiment d'accomplissement, renforcer votre confiance en vous et vous donner la motivation et l'élan nécessaires pour traverser le reste de votre vie Tâches.

Vous pouvez utiliser le Méthode Eat That Frog avec Todoist. Cependant, bien qu'il soit conseillé de s'attaquer à vos tâches les plus difficiles le matin, votre meilleur temps peut être différent selon votre chronotype, comme nous l'avons déjà évoqué. Cela dit, vous pouvez toujours utiliser cette méthode en planifiant vos tâches les plus difficiles lorsque vous êtes le plus énergique et le plus productif.

4. Utilisez la loi de Parkinson à votre avantage

La procrastination est l'un des tueurs de productivité les plus courants avec lesquels la plupart des gens luttent à un moment donné. L'une des principales raisons pour lesquelles vous vous retrouvez souvent à reporter des tâches à la dernière minute est qu'il n'y a aucun sentiment d'urgence ou de délai. C'est parce que ces tâches peuvent s'étendre pour remplir le temps dont vous disposez pour elles - la loi de Parkinson.

La bonne nouvelle est que vous pouvez devenir plus productif en utilisant la loi de Parkinson à votre avantage. Comment? Tout d'abord, décomposez toujours les projets énormes ou complexes en tâches plus petites, les rendant moins écrasantes et plus faciles à aborder.

Ensuite, fixez un délai strict pour chaque tâche. Cela crée un sentiment d'urgence, vous motivant à terminer la tâche avant la date limite et réduisant la procrastination. Ce hack vous aidera à gérer vos tâches plus efficacement et à vous assurer de ne pas prendre de retard sur vos listes de tâches.

5. Entraînez-vous à une seule tâche

Le multitâche, ou plus précisément le changement de contexte, fait partie de ces habitudes qui semblent efficaces mais qui sont en réalité très épuisantes et improductives. Bien que le nombre écrasant de tâches sur votre liste de tâches puisse rendre tentant d'essayer d'effectuer plusieurs tâches simultanément, vous n'avez qu'une quantité limitée de concentration et d'énergie qui peut être utilisée pour une tâche donnée.

Cela augmente votre probabilité de faire des erreurs, entraînant une perte de temps et d'efforts. D'autre part, maîtriser la monotâche améliorera votre productivité, vous permettant de consacrer toute votre attention à une tâche jusqu'à son achèvement. Cela minimise les distractions, vous aide à rester concentré et vous permet de faire de votre mieux.

L'une des meilleures façons de pratiquer la monotâche est de fixer une limite de temps fixe pour se concentrer sur une tâche, puis de faire une pause. Cette technique de gestion du temps s'appelle la méthode Pomodoro, et c'est un moyen efficace de tirer le meilleur parti de votre temps.

6. Automatisez les tâches banales

Alors, qu'advient-il de ces tâches de faible valeur qui n'ont pas atteint le haut de votre liste de priorités? Pensez à des tâches telles que la planification de réunions ou la rédaction de procès-verbaux lors de conférences téléphoniques - nous parions que vous devez toujours les faire, n'est-ce pas ?

La meilleure façon de gérer ces tâches est de les automatiser. Heureusement, il y a plusieurs applications que vous pouvez utiliser pour automatiser les tâches banales, comme IFTTT ou Zapier. Cela libérera du temps et de l'énergie pour des tâches plus précieuses et urgentes et vous aidera à devenir plus productif.

7. Utilisez le bon logiciel de gestion des tâches

C'est bien beau de tirer parti de tous les conseils de gestion des tâches mentionnés ci-dessus, mais vous pourriez encore avoir du mal à rester productif sans le bon logiciel pour vous aider à gérer vos tâches. Compte tenu de la multitude d'outils de gestion des tâches promettant de vous transformer en une centrale de productivité du jour au lendemain, choisir la bonne option peut être décourageant.

Alors, comment pouvez-vous choisir le bon outil de gestion des tâches en ligne? La première chose à faire est d'évaluer vos besoins. Cela dépend de votre profession, de votre style de travail et de vos préférences, de la taille de votre équipe, etc. L'évaluation de vos besoins facilite grandement la comparaison des différents outils de gestion des tâches pour trouver la meilleure option pour vous.

Faites-en plus en moins de temps grâce à ces conseils

Améliorer vos compétences en gestion des tâches est la clé pour faire passer votre productivité au niveau supérieur. Que vous soyez chef de projet ou étudiant, l'utilisation des bonnes techniques de gestion des tâches vous aidera à accomplir plus en moins de temps. En intégrant ces conseils de gestion des tâches dans votre routine quotidienne, vous pouvez vous assurer de cocher tous les éléments de votre liste de tâches.