Lors de la gestion d'un projet, il est important de s'assurer que votre équipe est sur la même page et travaille efficacement. Cependant, c'est plus facile à dire qu'à faire. Encourager la productivité au sein de l'équipe peut être un peu intimidant. Heureusement, des applications comme Microsoft Lists peuvent rendre cette tâche plus facile à gérer.
Microsoft Lists fait partie de l'écosystème Microsoft 365. Bien qu'en surface, cela ressemble à une simple application de liste de tâches, elle vous permet de faire bien plus que cela grâce à ses modèles flexibles. Nous examinerons ce qui est possible avec cette application et comment vous pouvez l'utiliser pour augmenter votre productivité.
1. Planification du contenu
Microsoft Lists vous permet de gérer rapidement et facilement la publication de contenu sur plusieurs plates-formes. Le planificateur de contenu est l'un des nombreux modèles disponibles dans l'application. Vous pouvez planifier des publications pour les réseaux sociaux, les blogs ou les sites Web et même suivre les performances de ces publications.
C'est semblable à créer un planificateur de contenu dans Google Agenda, mais vous obtenez ici un modèle prêt à l'emploi facile à modifier. Ce modèle vous permet de vous concentrer sur la création de contenu de haute qualité et de rationaliser le processus de création/distribution en partageant le calendrier avec votre équipe. La liste vous permet également d'attribuer des projets à différents membres de l'équipe et vous permet de suivre facilement les délais.
2. Suivi de l'avancement des travaux
Le Suivi de l'avancement des travaux modèle vous aidera à organiser et à gérer votre travail et vos projets. Il vous permet de voir toutes vos tâches et projets en un seul endroit, ce qui vous permet de hiérarchiser et de rester au courant de ce qui doit être fait.
Vous pouvez attribuer des tâches aux membres de votre équipe et vérifier leur progression en temps réel. Cela est également utile pour juger de la durée habituelle d'une tâche donnée, afin que vous puissiez en tenir compte pour la planification future. L'application facilite également la catégorisation des tâches, la définition d'une priorité et la définition d'une date de début/d'échéance.
Certaines de ces fonctionnalités sont similaires à la meilleures applications de gestion des tâches, et c'est un éloge pour ce qui est essentiellement une simple application de type feuille de calcul en surface.
3. Problèmes de suivi
Que vous travailliez seul ou en équipe, des problèmes et des problèmes surgiront sur les projets. Cela peut inclure des bogues logiciels, des problèmes techniques, des révisions de conception, etc. Heureusement, vous pouvez utiliser le Traqueur d'incidents modèle dans les listes Microsoft pour gérer les problèmes qui surviennent au cours d'un projet.
Le modèle comprend des détails sur chaque problème, tels que sa priorité, son statut et qui est responsable de le résoudre. Vous pouvez utiliser ces informations pour vous assurer que les problèmes importants sont traités rapidement, aidant ainsi les équipes à rester organisées et à maîtriser leur travail. Il vous indique même quand un problème a été signalé, afin que vous puissiez y revenir pour référence future.
4. Suivi des nouvelles recrues
Si votre partie du travail consiste à embaucher, interviewer et intégrer de nouvelles recrues, vous savez bien à quel point toute cette épreuve peut être épuisante. Le Suivi du recrutement Le modèle dans les listes Microsoft facilite la gestion du processus d'embauche de nouvelles recrues.
Vous pouvez suivre les spécificités de chaque candidat, telles que le titre du poste, l'heure de l'entretien, le recruteur, etc. Ce modèle vous permet même de consulter le profil LinkedIn de chaque candidat et de reprendre directement depuis l'application. Il facilite également le suivi des progrès de chaque candidat tout au long du processus d'embauche.
5. Améliorer les processus de travail
Microsoft Lists aide également à créer un processus de travail efficace pour des flux de travail productifs. Cela facilite la gestion de votre travail. Cet outil vous aide à identifier les goulots d'étranglement et les inefficacités de votre processus actuel et à trouver des moyens de les résoudre.
Bien qu'il n'y ait pas de modèle défini spécifiquement pour cela, la combinaison des modèles d'avancement du travail, de planificateur de contenu et d'itinéraire d'événement est pratique. Vous pouvez facilement déterminer quelles tâches prennent plus de temps, ce qui vous permet de trouver des moyens de rationaliser le processus pendant la phase de planification.
Chaque liste vous permet également de voir quels membres de l'équipe prennent plus de temps pour accomplir une certaine tâche, ce qui vous permet de résoudre rapidement les problèmes de productivité/efficacité avec l'équipe.
6. Suivi des dépenses
La gestion des flux de trésorerie est cruciale pour le succès financier, et le suivi de vos dépenses est important pour toute entreprise. Heureusement, il existe un modèle pour cela appelé le Suivi des dépenses dans les listes Microsoft. Il vous permet de suivre et de contrôler toutes les dépenses de votre entreprise.
Vous pouvez entrer des dépenses individuelles en saisissant le montant, la date et la catégorie de l'achat ou de la dépense. La catégorisation simplifie un peu ce modèle, vous permettant de trier et de gérer rapidement différentes catégories.
Il vous permet même d'ajouter des reçus pour calculer votre flux de trésorerie mensuel ou annuel. Cela fonctionne de manière similaire à Le suivi du budget de Notion et aide à la gestion des budgets des projets.
7. Gestion des actifs
Le Gestionnaire d'actifs Le modèle dans l'application vous permet de suivre tous les appareils de votre organisation. À l'aide de ce modèle, vous pouvez facilement déterminer quand les appareils sont enregistrés et retournés. Vous pouvez attribuer une étiquette d'inventaire à chaque produit et voir facilement l'état, le modèle, le numéro de série et le propriétaire actuel de chaque appareil.
De plus, vous pouvez rapidement ajouter une photo, une date d'achat, un prix d'achat et un numéro de commande pour chaque appareil qui est extrait ou enregistré dans le système. Vous pouvez même ajouter des notes qui vous informent sur l'état de l'appareil pour chaque actif.
Listes Microsoft: un logiciel très sous-estimé pour gérer votre travail
Vous pourriez être surpris par ce qui est proposé avec les listes Microsoft. Si vous êtes déjà abonné à Microsoft 365, l'utilisation de listes devrait être une évidence pour vous. Il se compare également bien aux autres applications de productivité, étant donné que les modèles sont à égalité avec certains des meilleurs modèles Notion.
La seule chose qui manque à Microsoft Lists est la prise de notes. Bien que vous puissiez créer des notes dans l'application, un modèle approprié pour le faire en fera l'une des meilleures applications de productivité. Même dans ce cas, la quantité de choses que vous pouvez faire avec cette application est incroyable.
