Si vos tâches s'accumulent alors que la date limite approche et que vous vous sentez dépassé, vous ne gérez peut-être pas votre temps efficacement.
La plupart d'entre nous commettons d'horribles erreurs de gestion du temps qui non seulement nous coûtent nos précieuses heures, mais entraînent également une augmentation de l'anxiété, du stress et un équilibre travail-vie personnelle déroutant.
Examinons quelques-unes des erreurs de gestion du temps les plus courantes et comment les éviter pour augmenter notre productivité :
1. Ne pas fixer d'objectifs
Travailler sans but et sans but en tête peut entraîner un manque de motivation et de productivité. Vous cédez facilement aux distractions et ne gérez pas bien votre temps.
Comment l'éviter ?
Fixer des objectifs et s'y engager vous donne une direction et vous motive à accomplir vos tâches. Vous devenez plus concentré et gérez mieux votre temps et vos ressources pour atteindre vos objectifs.
Mais n'oubliez pas que tous les objectifs ne sont pas égaux. Les objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps) sont plus performants que les objectifs non spécifiques. Plusieurs études appuient l'affirmation. Un tel étude menée dans le secteur bancaire de la Cape Coast Metropolis ont constaté que l'établissement d'objectifs spécifiques et stimulants (mais atteignables) contribuait à accroître le rendement des employés.
Ainsi, au lieu d'avoir comme objectif « terminer mon premier roman », utilisez sa variante SMART, c'est-à-dire « terminer au moins un chapitre de mon premier roman tous les mois ». Ce dernier est plus précis, vous met au défi et fixe une limite de temps pour votre objectif.
2. Ne pas prioriser
Si vous n'avez pas de liste de choses à faire pour vous aider à rester au courant des tâches, vous vous retrouverez à les sauter au hasard. À la fin de la journée, vous aurez encore beaucoup de tâches inachevées et de frustration. Ce n'est pas qu'il n'y a pas assez de temps, mais le fait que vous ne gérez pas bien votre temps.
Comment l'éviter ?
Avoir une liste de tâches vous aide à hiérarchiser vos tâches et à bien gérer votre temps en attribuant du temps en fonction de l'importance et de l'urgence de vos tâches. Voici comment procéder :
- Trouvez une application pour répertorier et hiérarchiser vos tâches qui convient à vos besoins.
- Notez toutes les tâches que vous devez effectuer dans une journée ou une semaine dans votre liste de tâches.
- Classez-les en fonction de leur importance et de leur urgence à l'aide d'un système de classement.
- Classez les tâches les plus importantes et les plus urgentes en haut, tandis que les tâches les moins importantes et les moins urgentes restent en bas.
- Commencez par les tâches les plus importantes et les plus urgentes et descendez dans la liste.
3. Pas de suivi du temps
Si vous démarrez un projet sans évaluer combien de temps cela prendra, il est possible de prendre plus de temps que nécessaire. Ou vous pouvez devenir trop confiant et prendre plus que ce que vous gérez, sans avoir suffisamment de temps pour le terminer. Avec moins de temps libre, non seulement vous ne pourrez pas respecter les délais, mais le travail produit sera probablement inférieur à la moyenne.
Comment l'éviter ?
Évaluez toujours combien de temps un projet particulier devrait prendre et efforcez-vous de terminer le projet dans ce délai (assurez-vous de vous accorder plus de temps pour de courtes pauses). Tu devrais utilisez une application de suivi du temps pour suivre le temps que vous passez sur un projet ou tâche.
Une fois que vous savez combien de temps (en moyenne) une tâche particulière prend, vous pouvez planifier vos tâches plus efficacement. Faites cela suffisamment de fois et vous obtiendrez une feuille de journal détaillée du temps passé sur différentes tâches un jour/semaine/mois particulier.
Une fois que vous avez cela, vous pouvez savoir quelles tâches récurrentes prennent le plus de temps et penser à des solutions pour les faire plus efficacement ou les automatiser pour gagner plus de temps. Internet fourmille de applications gratuites de suivi du temps vous pouvez utiliser pour suivre vos projets pour une meilleure gestion du temps.
4. Procrastiner
La procrastination est un énorme obstacle au travail, surtout lorsque vous devez accomplir une tâche difficile ou ennuyeuse. Ajoutez à cela un mélange de distractions convaincantes, par exemple votre smartphone, et vous avez la recette parfaite pour la procrastination.
Vous vous relâcherez, céderez aux distractions et perdrez votre temps jusqu'à ce que la date limite approche. Les procrastinateurs sont toujours à court de temps, en retard sur leurs délais et ont peu ou pas d'équilibre travail-vie personnelle.
Comment l'éviter ?
Un excellent moyen d'éviter la procrastination est de diviser un projet énorme en tâches plus petites et plus gérables. Par exemple, si vous avez besoin d'écrire un article de 2000 mots, au lieu de redouter d'écrire l'article complet, décomposez-le en sous-tâches: aperçu, introduction, sous-titre 1, sous-titre 2, sous-titre 3, et conclusion.
Maintenant, attribuez-vous des créneaux horaires pour chacune de ces petites tâches et engagez-vous-y. Vous vous sentirez plus motivé pour accomplir ces petites tâches et moins susceptible de tergiverser. Une autre excellente méthode pour surmonter la procrastination consiste à utiliser la technique Pomodoro. La technique Pomodoro suit un concept similaire.
Voici comment vous pouvez utiliser la technique Pomodoro:
- Décomposer un projet en tâches plus petites
- Obtenez une minuterie et réglez-la sur 25 minutes
- Donnez-vous 25 minutes et travaillez sur une seule sous-tâche
- Faites une pause de 5 minutes, une fois que le minuteur sonne (après 25 minutes)
- Effectuez quatre cycles de 25 minutes, puis faites une pause d'une demi-heure
5. Planification inefficace
Avez-vous remarqué que certains jours ne sont pas aussi productifs que d'autres? C'est parce que nos niveaux d'énergie varient tout au long de la semaine. De plus, différentes personnes ont des niveaux d'énergie différents tout au long de la journée.
Si vous ne tenez pas compte de vos heures de pointe productives lors de la planification, il est possible que vous vous retrouviez avec les tâches les plus importantes en attente, avec peu de temps et d'énergie.
Comment l'éviter ?
Êtes-vous un couche-tard ou un lève-tôt? Évaluez votre façon de travailler et découvrez vos heures de pointe productives. Une fois que vous connaissez les heures où vous êtes le plus productif, planifiez vos projets en conséquence.
Allouez vos heures les plus productives aux tâches les plus importantes (et intensives) tout en gardant moins tâches importantes (ou moins intensives), par exemple, répondre aux e-mails ou organiser des réunions, pour le reste Heures de travail. Il existe plusieurs applications de calendrier qui peuvent vous aider à planifier efficacement. trouvez celui qui répond le mieux à vos besoins.
6. Céder aux distractions
UN Enquête de juin 2020 de Statista a révélé que 53,7 % des personnes travaillant à domicile pensaient que leur smartphone était la principale cause de distraction. Combien de fois vous êtes-vous retrouvé à travailler et, tout à coup, votre téléphone se met à sonner? Vous êtes distrait et êtes maintenant obligé de vérifier votre téléphone.
Qu'il s'agisse d'un e-mail d'un client, d'un message de votre collègue ou d'une notification aléatoire de Facebook, Twitter ou Instagram; les distractions peuvent vous coûter une bonne partie de vos heures de travail.
Comment l'éviter ?
Tout se résume à une planification efficace. Prévoyez des créneaux horaires pour le travail, la vérification des e-mails, les loisirs, etc. Quand il est temps de travailler, mettez votre téléphone de côté (en mode avion), de préférence dans une autre pièce, et mettez-vous au travail.
Étant donné que la plus grande source de distraction est maintenant à l'écart, il devient beaucoup plus probable et plus facile de se concentrer sur votre travail. Étant donné que vous concentrez toute votre attention sur une seule tâche, vous êtes moins susceptible de faire des erreurs et plus susceptible de faire la tâche efficacement.
Et si mettre votre téléphone en mode avion n'a pas fonctionné pour vous? Que se passe-t-il si votre esprit vagabonde vers les médias sociaux et que vous êtes obligé de prendre votre téléphone pour consulter vos e-mails ou de faire défiler votre flux Facebook directement sur votre ordinateur portable? Si c'est toi, essaie utiliser l'application Freedom pour se débarrasser des distractions, surmonter la procrastination et en faire plus.
Libérez votre plein potentiel
Tout en vous concentrant sur la façon de mieux gérer votre temps, il est facile de perdre de vue la raison pour laquelle vous gérez votre temps en premier lieu, c'est-à-dire pour faire plus de travail.
Naviguer chaque jour dans une multitude d'applications de productivité sans faire plus de travail est inutile. Découvrez ce qui fonctionne pour vous et respectez-le, sans perdre de vue la situation dans son ensemble. Mais pour savoir ce qui fonctionne pour vous, il est important de comprendre vos besoins en matière de gestion du temps.