Les paiements manqués ou retardés sont l'une des choses les plus démotivantes qui puissent arriver à un pigiste. Malheureusement, certains pigistes ont des heures de travail sur un projet et ne reçoivent pas de rémunération par la suite.
Cette expérience devient encore plus frustrante lorsque la pige est votre seule source de revenus. L'application des conseils de ce guide vous aidera à minimiser le risque de retards de paiement ou de factures impayées.
1. Vérifiez régulièrement avec les clients
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Une communication efficace est essentielle pour établir de solides relations avec les clients, ce qui vous aide à être payé. Comme on dit, "loin des yeux, loin du coeur". Étant donné que certains clients peuvent être désorganisés ou trop occupés, il vous incombe de mettre en place un système et d'être plus intentionnel dans vos communications. Voici quelques conseils pour tenir régulièrement votre client informé :
- Fixez des réunions régulières et envoyez des rappels de réunion via une plateforme d'automatisation des rendez-vous telle que Calendement.
- Utilisez la plateforme de messagerie instantanée préférée de votre client pour envoyer des suivis.
- Donnez plus que vous ne prenez. Vous pouvez envoyer des ressources gratuites ou des cadeaux lors d'occasions spéciales pour instaurer la confiance avec vos clients.
- Organiser les dossiers des clients dans l'un des services de stockage en nuage les plus sécurisés, afin que vos clients puissent facilement y accéder s'ils ont des questions sur vos performances.
- Gardez-les au courant de vos progrès en utilisant un tableau de gestion de projet comme Trello.
2. Créer un contrat
Un contrat de travail aide vos clients à prendre au sérieux votre rôle de professionnel. Un accord définit les attentes des deux côtés et souligne que votre relation est professionnelle. Il sert également de forme de protection pour vous et votre client, afin que vous puissiez convenir de conditions équitables au cas où votre client ne paierait pas à temps.
Relisez votre accord avant de l'envoyer. Certaines choses que vous pouvez ajouter à votre document :
- Livrables ou jalons spécifiques.
- Quand serez-vous payé et quel est le coût exact?
- Options de paiement.
- Frais supplémentaires pour retard de paiement.
Si vous ne savez pas comment créer un contrat client, vous pouvez rechercher un modèle sur une plateforme comme Modèles juridiques. Le site vous permet de personnaliser et de télécharger un "Contrat d'entrepreneur indépendant" en format Word ou PDF.
3. Envoyer une facture complète
Vous pouvez choisir parmi les meilleures applications de facturation gratuites pour les indépendants et les propriétaires de petites entreprises. Par exemple, une application de facturation gratuite comme Bookipi vous aide à envoyer et à suivre les factures. L'application vous permet de détailler vos frais et d'ajouter des conditions de paiement, en plus d'autres fonctionnalités utiles.
Vous pouvez également prévisualiser votre facture avant de l'envoyer par e-mail ou de la partager via un lien. L'application envoie également des rappels si votre client oublie de vous payer après une période prescrite. Chaque fois que vous envoyez une facture, incluez tous les détails nécessaires pour vous aider à être payé à temps :
- Une ventilation des charges
- Modalités de paiement
- Options de paiement
- Date limite de paiement
4. Offrir des incitations au paiement initial
Les incitations peuvent inclure des remises, des chèques-cadeaux, des ventes exclusives, des mises à niveau gratuites ou toute récompense pour les clients qui paient à l'avance. Choisissez une incitation qui les motivera à envoyer leurs paiements plus tôt. Par exemple, vous pouvez offrir une remise de 20 % s'ils mettent en place des paiements automatiques par carte de crédit ou s'ils paient à l'avance pour toute l'année.
5. Imposer une pénalité
Certains clients pourraient profiter de vous lorsque vous êtes trop indulgent avec des retards de paiement ou des factures impayées. Parce qu'ils pensent que vous êtes d'accord avec le retard, ils pourraient prioriser les dépenses sur les dépenses "plus importantes" en premier. Pour éviter cela, vous pouvez également donner des pénalités pour retard de paiement. Par exemple, un retard d'un demi-mois peut entraîner des frais de 2 %.
Si vous allez imposer des frais de retard, assurez-vous que votre client le sait à l'avance en incluant cette condition dans votre contrat. Pour rappel, incluez également les retards de paiement dans votre facture. Si votre client vous a payé à temps, vous pourriez tout simplement mettre à zéro les frais de retard.
Bien que donner une pénalité puisse motiver les clients à payer à temps, soyez suffisamment sensible lorsque les temps exigent une certaine empathie. Par exemple, leur entreprise pourrait être touchée par la récession ou ils pourraient avoir une urgence personnelle. Dans ces cas, vous pouvez renoncer aux frais. Votre client vous sera reconnaissant de votre considération et vous aurez acquis un client fidèle.
6. Facilitez le paiement des clients
Y a-t-il des raisons qui rendent le paiement difficile pour les clients, entraînant des retards de paiement? Il n'y a aucune excuse pour ne pas avoir plusieurs options de paiement lorsque vous avez des options numériques disponibles. Vous pouvez choisir d'être payé par carte de débit, carte de crédit ou des applications comme PayPal et Payoneer.
Passez par là guide du pigiste sur les modes de paiement alternatifs, et choisissez celle qui s'applique le mieux à vous et à vos clients. Si vous n'arrivez pas à vous décider, vous pouvez également demander à vos clients quels canaux de paiement ils préfèrent.
7. Protégez votre sortie
Il n'y a rien de plus frustrant que de voir votre travail non rémunéré sur le site de quelqu'un d'autre. Pour éviter cela, protégez votre sortie et ne la publiez pas tant que vous n'êtes pas payé. Par exemple, vous pouvez demander un acompte de 50 % avant de vous mettre au travail.
Si vous êtes graphiste, utilisez des filigranes et ne publiez pas de version haute résolution de votre projet à moins d'être sûr du paiement. Vous pouvez également télécharger le projet sur votre site, l'utiliser comme exemple de travail ou le modifier et le vendre à un autre client. De cette façon, votre travail acharné n'est pas complètement perdu.
8. Choisissez des plateformes avec protection des paiements
Les sites de freelance tels que Upwork ont des inconvénients, mais l'un des avantages est qu'ils vous donnent protection des paiements. Si vous répondez aux critères d'Upwork pour la protection des paiements horaires, vous serez payé pour les heures de connexion à l'application de bureau Upwork. Les clients doivent déposer des fonds sous séquestre si vous êtes payé un prix fixe. Ceux-ci vous sont ensuite communiqués une fois votre travail approuvé.
L'inscription sur des sites indépendants crédibles peut vous faire gagner du temps et du stress en cas de conflits. Ils peuvent avoir des dispositions vous permettant de déposer un litige en cas de non-paiement. Si vous et votre client parvenez à une impasse, le site agit en tant que tiers ou médiateur pour décider de l'issue de votre litige.
9. Évitez les arnaques à l'emploi
Si vous êtes un nouveau pigiste, familiarisez-vous avec les escroqueries les plus courantes, telles que le blanchiment d'argent, les promesses trop belles pour être vraies et les systèmes pyramidaux. Malheureusement, même les sites indépendants qui offrent une protection des paiements peuvent être un foyer d'escroqueries.
Méfiez-vous également des offres d'emploi publiées sur Craigslist, Facebook et d'autres plateformes en ligne. Faites une vérification des antécédents, protégez vos documents et apprenez comment identifier les escrocs sur les sites de freelance et les réseaux sociaux.
Les outils de gestion d'entreprise vous aident à organiser les tâches de freelance les plus courantes à partir d'une seule plateforme. Par exemple, Bonsaï vous permet d'envoyer des factures, de suivre vos heures, d'utiliser des modèles de documents et de suivre vos dépenses à partir de leur tableau de bord. Si vous vous sentez submergé par plusieurs applications, utilisez une solution unique comme celle-ci pour vous aider à être payé plus rapidement.
Si vous êtes à l'aise avec le suivi de vos heures et en tant que pigiste payé à l'heure, envisagez d'utiliser l'un des des outils de suivi du temps gratuits, rapides et incroyables pour enregistrer votre activité quotidienne.
Est-il temps de mettre fin à votre contrat ?
Depuis combien de temps n'avez-vous pas été payé? Si votre client a pris l'habitude de ne pas payer, passez à autre chose et résiliez votre contrat. S'ils connaissent un ralentissement de leur activité, souhaitez-leur le meilleur et terminez de manière positive. Pensez-y de cette façon: vous ouvrez les portes à de meilleures opportunités de freelance une fois que vous avez lâché prise.
Un paiement manqué pour un travail pour lequel vous avez travaillé dur n'est jamais de votre faute. Mais la réalité est que les pigistes nouveaux et expérimentés sont sensibles à ce problème. En suivant ces conseils, vous pouvez éviter les litiges juridiques et minimiser le risque de paiements retardés et impayés.