Vous êtes peut-être dans une position où vous devez demander de l'aide à vos collègues ou leur envoyer des devoirs, mais vous vous sentez un peu gêné à ce sujet ou vous ne vous souciez tout simplement pas de tous les appels et e-mails en retour et de suite. Pourquoi ne pas créer un tableau de demande de projet ?
Bien que vous puissiez vous inscrire à un outil de gestion de projet comme ClickUp ou Asana et demander à vos collègues de vous rejoindre, vous avez peut-être déjà accès à une solution simple et gratuite: Google Sheets. Suivez cet article pour savoir comment créer un tableau de demande de projet à l'aide de cet outil de tableur commun.
Création d'une mise en page de tableau de demande de projet dans Google Sheets
L'objectif de la création d'un tableau de demande de projet est double. Cela vous permet de surmonter les frictions causées par la délégation de tâches. De plus, il réduit les allers-retours de communication, ce qui vous fait gagner du temps.
Essentiellement, avec chaque devoir que vous ajoutez au tableau, vous cartographierez tout ce que votre collègue doit savoir pour le terminer. Vous voudrez donc être cohérent et créer une mise en page qui vous invite à ajouter des détails essentiels à chaque fois. Des détails comme :
- Les dates d'échéance.
- Priorité.
- Descriptions.
- Qui est responsable.
- Qui l'attribue.
Étant donné que chaque lieu de travail est différent, vous pouvez inclure des détails supplémentaires pour l'adapter aux besoins de votre équipe. Alors, avant de commencer, prenez un moment pour y réfléchir. Si vous ne pouvez pas penser à tout maintenant, vous pouvez les ajouter plus tard, mais rappelez-vous, moins c'est plus. Vous ne voudriez pas ajouter d'étapes inutiles.
Pour commencer avec votre tableau de demande de projet, ouvrez un document vierge dans Google Sheets. Écrivez les titres suivants, et tous les extras que vous proposez, en haut de la feuille de calcul :
- Tâche— ici, vous donnerez au devoir un titre unique.
- Description- sous ce titre, vous rédigerez un bref résumé de ce que vous attendez d'eux. Pour garder les choses en ordre, utilisez Agrafe dans ton L'habillage de texte paramètres pour placer le texte sous la cellule suivante.
- Cessionnaire- c'est là que vous marquerez le collègue à qui vous confiez la tâche.
- Priorité—ici, vous pouvez afficher l'urgence.
- Exigible— cela communiquera la date limite de la tâche.
- Statut— votre équipe utilise cette colonne pour partager les progrès.
- Créé par— le délégant inscrira son nom ici afin que les destinataires sachent de qui proviennent la tâche et les informations.
Aidez vos titres à se démarquer en les mettant en gras et en ajoutant une couleur d'arrière-plan à la ligne. Vous pouvez aussi figer la ligne du haut de votre feuille de calcul Google en le surlignant et en allant sur Voir dans le menu du haut, Gel, et puis 1 rang.
Ajouter des boutons d'état dans Google Sheets
L'ajout d'un bouton d'état à votre tableau de demande de projet vous offre, à vous et à vos collègues, un moyen rapide de partager les progrès. C'est également un excellent moyen d'avoir un aperçu rapide de la charge de travail de chacun et d'identifier si quelqu'un pourrait utiliser une main supplémentaire. Voici quelques exemples de statut que vous pouvez utiliser :
- Faire.
- Action.
- Fait.
- Bloqué.
- En attente.
- Pour évaluation.
Vous pouvez créer un bouton de statut de travail, un peu comme ceux que vous trouvez dans les logiciels de gestion de projet comme ClickUp et Asana, en ajoutant un menu déroulant à votre feuille. Pour faire ça:
- Mettez en surbrillance votre colonne d'état. Prise CTRL ou CMD et cliquez sur la cellule de titre pour la désélectionner.
- Aller à Données dans le menu du haut.
- Cliquez sur La validation des données, et une barre latérale s'ouvrira.
- Sous Critère, assurez-vous que vous avez Menu déroulant choisi.
- Remplissez vos options dans les champs de texte ci-dessous, en utilisant le Ajouter un autre élément bouton pour créer des spots supplémentaires.
- Attribuez à chacun la couleur de votre choix.
- Frapper Fait.
Vous aurez maintenant un menu que votre équipe peut utiliser pour afficher le statut d'une tâche. Il y a un bouton d'édition en bas de la liste, mais cela ne fonctionne que pour la cellule sélectionnée. Pour modifier tous vos boutons d'état, revenez au menu de validation des données et choisissez la règle que vous souhaitez modifier dans la barre latérale.
Répétez ces étapes pour ajouter des options rapides à votre Priorité, Cessionnaire, et Créé par colonnes si vous le souhaitez.
Si vous taguez ou mentionnez simplement quelqu'un dans la feuille, Google n'enverra pas de notification. Lorsque vous affectez quelqu'un à un projet, vous pouvez l'informer en suivant ces étapes :
- Sélectionnez le nom de la tâche que vous souhaitez leur confier.
- Faites un clic droit et choisissez Commentaire ou accédez à l'icône de bulle de dialogue dans la barre d'outils.
- Tapez @ suivi de son nom ou de son adresse e-mail. Si vous le souhaitez, vous pouvez également inclure un message ici.
- Cliquer sur Attribuer.
Désormais, si votre collègue a des questions, il peut les ajouter sous forme de commentaire dans le même fil de discussion. En gardant toutes vos communications sur la tâche au même endroit où vous l'avez assignée, vous saurez tous les deux exactement où retrouver la conversation plus tard si quelqu'un a besoin d'un rappel.
Utiliser l'historique des versions dans Google Sheets
Puisqu'il y aura plus d'une personne qui utilisera la feuille, il est bon que vous disposiez d'une sauvegarde, juste au cas où quelqu'un supprimerait ou écraserait accidentellement des informations importantes. En haut de votre feuille, vous remarquerez un lien hypertexte indiquant la modification la plus récente. Cliquez dessus et vous verrez les sauvegardes des sessions de travail précédentes et les modifications qui ont eu lieu.
Utilisation de l'historique des versions dans Google Sheets est pratique car vous pouvez voir vos projets précédents et vos notes si vous en avez besoin. Mais vous pouvez également revenir à une version précédente si votre feuille est gâchée d'une manière ou d'une autre - cela arrive.
Note: Si vous souhaitez un enregistrement plus direct des devoirs terminés, ajoutez une autre feuille à votre document à l'aide de la plus le symbole en bas à gauche de votre écran et coupez et collez vos lignes là-dedans une fois que le statut change pour Fait.
Collaborez avec Google Sheets
La création d'un tableau de demande de projet dans Google Sheets est un excellent moyen de gagner du temps lors de la délégation et de la collaboration sur des missions. Non seulement il y aura moins de va-et-vient, mais tout le monde saura où trouver les informations pour les tâches, en les ayant toutes au même endroit.
Cela vous aide également à éviter une partie de la gêne que vous pourriez ressentir à demander de l'aide ou à distribuer des tâches. Vous serez plus à l'aise avec cela au fur et à mesure.