Être un assistant virtuel peut être accablant, surtout lorsque vous avez un ensemble de tâches différentes ou similaires pour plusieurs clients. Et puisque vous opérez à distance, il est nécessaire d'automatiser la plupart de vos activités à l'aide d'outils logiciels pour une productivité accrue.
Cet article présente 10 outils et applications de base que chaque assistant virtuel devrait avoir dans son arsenal. Ces outils rationaliseront votre flux de travail et enrichiront votre expérience en tant qu'assistant virtuel en herbe ou avancé. Mais avant de les dévoiler, rappelons brièvement le concept d'assistance virtuelle.
1. Mou
Maintenir une communication efficace avec vos clients est essentiel en tant qu'assistant virtuel, et Slack fait du bon travail avec cela. C'est l'un des meilleures plateformes de messagerie instantanée pour les équipes distantes qui vous permet de communiquer en temps réel avec les clients et les membres de l'équipe lorsque vous travaillez sur un projet.
Vous pouvez distinguer les projets à l'aide de "canaux" et les rendre accessibles uniquement aux personnes autorisées. De plus, Slack dispose d'une fonction d'appel intégrée à l'application et d'emojis personnalisés amusants pour des conversations plus détendues. Vous pouvez également partager différents fichiers avec une ou plusieurs personnes, y compris des enregistrements audio et des images.
Télécharger: Slack pour les fenêtres | | Mac | iOS | Android (Achats in-app gratuits disponibles)
2. Espace de travail Google
Google Workspace, également connu sous le nom de G-Suite, est une collection de divers outils logiciels avec différentes fonctionnalités et modes de fonctionnement. Cependant, vous n'avez besoin que d'environ huit de ces outils en tant qu'assistant virtuel. Ils comprennent:
- Google Docs: vous pouvez l'utiliser pour créer, modifier et formater des documents texte.
- Google Mail: Cet outil est idéal pour la messagerie et le marketing par e-mail.
- Diapositives Google : Cet outil gratuit répond à tous vos besoins de présentation.
- Feuilles: Vous pouvez utiliser cet outil pour la saisie de données et la budgétisation.
- Google Meet : Idéal pour les vidéoconférences et rester connecté avec votre clientèle.
- Formulaires Google : Vous pouvez l'utiliser pour mener des enquêtes et obtenir des réponses en temps réel.
- Google Drive: C'est l'un des fournisseurs de stockage cloud les moins chers pour les dossiers personnels et professionnels.
- Google Agenda : Vous aide à planifier et à rester sur la bonne voie avec les projets.
3. Calendement
Calendly est un outil de planification pour la gestion d'événements. Cependant, cela ne suffit pas comme calendrier indépendant. Vous devez intégrer une application de calendrier comme Google Calendar ou le calendrier iCloud dans l'application pour automatiser et rationaliser vos réunions. Il dispose également de différentes tranches horaires prêtes à l'emploi: 15, 30 et 60 minutes.
Vous pouvez programmer une réunion avec différentes dates et heures, et vos invités peuvent indiquer leur disponibilité sur le calendrier. Néanmoins, les clients peuvent toujours choisir une heure précise disponible indépendamment des créneaux horaires, mais dans la plage de dates que vous fournissez.
Télécharger: Calendly pour iOS | Android (Achats in-app gratuits disponibles)
4. Toile
Dans la plupart des cas, une partie de vos responsabilités administratives en tant qu'assistant virtuel comprendrait la conception graphique. Par conséquent, il serait préférable d'avoir un outil de conception. Canva est votre application incontournable pour tout ce qui concerne la conception et l'infographie. Vous pouvez l'utiliser pour concevoir des bannières de médias sociaux, des dépliants, des messages de carrousel, des cartes, etc.
Plus important encore, vous pouvez jouer avec le polices Canva gratuites, des modèles, des images et des éléments pour créer des designs époustouflants.
Télécharger: Toile pour les fenêtres | Mac | iOS | Android (Achats in-app gratuits disponibles)
5. Suite Hoot
Hootsuite est une application communautaire de gestion des médias sociaux qui vous permet de surveiller et de naviguer sur différentes plateformes de médias sociaux à partir d'un seul endroit au lieu d'ouvrir plusieurs onglets. Il est compatible avec Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest, LinkedIn, etc.
Vous pouvez créer, modifier, formater et programmer du contenu pour chaque plate-forme, vérifier les informations et gérer efficacement l'audience de vos clients. Bien que la version gratuite soit excellente, la version pro vous donne accès à des fonctionnalités plus complètes, surtout si vous avez une clientèle exigeante.
6. Asana
Asana vous permet de collaborer et de gérer des projets de manière transparente. Si vous travaillez avec une équipe, vous pouvez ajouter des membres à votre lieu de travail sur Asana, où vous pouvez surveiller leur flux de travail. Vous pouvez également intégrer Google Calendar et Google Drive dans cet outil pour vous permettre de définir des rappels pour les tâches et les événements.
De plus, Asana vous permet de distinguer des projets ou des informations spécifiques à l'aide de codes de couleur et d'ajouter des pièces jointes si nécessaire. Par exemple, vous pouvez utiliser le rouge pour indiquer les projets hautement prioritaires, le jaune pour les projets en cours, le bleu pour ceux en cours d'examen et le vert pour les projets terminés.
Télécharger: Asana pour iOS | Android | Mac (Achats in-app gratuits disponibles)
7. TempsDocteur
La gestion du temps est une compétence de premier ordre que tout assistant virtuel devrait posséder. Pourtant, vous avez toujours besoin d'un outil pour vous aider à rester concentré, surtout si votre salaire est horaire. TimeDoctor vous permet de suivre votre temps de travail et de loisirs et de voir vos réalisations quotidiennes. Il crée des rapports sur le temps passé sur chaque projet et tâche.
TimeDoctor vous aide également à gérer les distractions. Il surveille votre durée d'utilisation du Web et des applications lorsque vous travaillez. Et lorsque vous dépassez le temps stipulé, il vous avertit avec pop. Il vous alerte également lorsque votre PC reste inactif plus longtemps que vos heures de travail habituelles. Néanmoins, vous pouvez modifier manuellement l'heure si nécessaire.
Télécharger: TimeDoctor pour jeu de Google | Mac | les fenêtres | Linux (Achats in-app gratuits disponibles)
8. MailChimp
MailChimp vous permet de gérer et de communiquer avec les audiences et les clients de vos clients. Lorsque vos clients lancent un nouveau produit ou service, vous pouvez utiliser MailChimp pour présenter ces produits à leur clientèle ou à leur public cible à l'aide de newsletters ou de campagnes publicitaires.
L'outil vous permet de segmenter vos newsletters, d'envoyer des e-mails en masse et d'analyser les performances de chaque campagne publicitaire. Vous pouvez également intégrer d'autres outils, tels que Shopify et Stripe, à la plateforme.
Télécharger: MailChimp pour iOS | Android (Achats in-app gratuits disponibles)
9. Aéroport
Ontraport est une autre plateforme marketing et CRM qui vous aide à coordonner les activités commerciales de vos clients à partir d'un seul système. En d'autres termes, vous pouvez utiliser Ontraport pour présenter des produits au public cible d'un client et gérer simultanément les interactions avec les clients.
Vous pouvez importer et exporter des contacts, créer des entonnoirs de vente et automatiser des campagnes marketing pour optimiser votre activité. De plus, l'interface n'est pas intuitive pour les débutants. Néanmoins, vous pouvez le contourner avec un peu de pratique. Il est également disponible sous forme de plateforme Web et d'application mobile.
10. Grammaire
En tant qu'assistant virtuel, vous devez toujours être au top de votre jeu de contenu, et l'utilisation de cet outil vous aidera à y parvenir. Grammarly est une vaste plate-forme Web d'édition qui examine le contenu du texte pour les erreurs grammaticales, la verbosité, l'orthographe, la ponctuation, le plagiat et la qualité de la livraison.
La plate-forme utilise l'intelligence artificielle pour garantir que votre contenu est presque irréprochable et compréhensible. Vous pouvez vérifier si votre contenu est engageant et à quelle catégorie de personnes il convient le mieux. Cependant, la version gratuite est limitée et vous devrez vous inscrire à la version payante pour tirer parti de toutes les fonctionnalités intéressantes.
Vous pouvez également enregistrer vos documents et y revenir si nécessaire.
Télécharger: Grammaire pour iOS | Mac | les fenêtres (Achats in-app gratuits disponibles)
Démarquez-vous dans votre carrière en tant qu'assistant virtuel
L'assistance virtuelle est une industrie en pleine croissance; par conséquent, nous pouvons nous attendre à un bon niveau de saturation dans un proche avenir. L'acquisition des compétences de base de l'assistant virtuel est impérative pour rester pertinent dans l'industrie. Cependant, combiner ces outils que nous avons répertoriés avec vos compétences vous aidera à vous démarquer dans votre carrière.
Enfin, si vous êtes nouveau dans l'industrie, vous devez d'abord apprendre à devenir un assistant virtuel avant de commencer à chercher des outils. Consommer des informations fondamentales sur le cheminement de carrière vous aide à ne pas abuser de ces outils à long terme.