Nous y avons tous été. Travailler ces derniers jours sur une présentation PowerPoint qui ne devrait pas vous prendre plus de quelques heures. Et chaque fois que vous pensez que vous êtes sur le point de le terminer, vous trouvez d'autres informations ou images que vous devez ajouter.
La vérité est que la création d'une présentation PowerPoint ne doit pas nécessairement prendre autant de temps. C'est pourquoi nous avons dressé une liste de conseils pour vous faire gagner du temps lors de votre prochaine présentation.
1. Planifiez votre présentation
Vous pouvez commencer à gagner du temps lorsque vous travaillez sur votre présentation, avant même d'ouvrir PowerPoint. Vous pouvez utiliser n'importe quoi, d'une application de synthèse vocale à un simple morceau de papier pour décrire le contenu et la conception de vos diapositives. Réfléchissez à l'idée générale que vous souhaitez transmettre et à votre public.
Même si vous l'avez déjà fait, planifier à l'avance vous aidera à déterminer si vous devez ajouter une chronologie, créer un graphique à secteurs ou ajouter une vidéo.
2. Transformez des documents Word en présentation PowerPoint
Au lieu de travailler à rassembler deux fois les mêmes informations, vous pouvez transformer un document Microsoft Word en une présentation PowerPoint. L'outil n'est pas parfait car vous devez formater correctement le document Word, mais il peut vous faire gagner du temps lors de l'édition de votre présentation.
3. Utiliser des modèles PowerPoint
L'un des moyens les plus efficaces de gagner du temps lorsque vous travaillez sur une présentation PowerPoint consiste à utiliser des modèles. De cette façon, votre présentation aura une conception cohérente car les modèles contiennent des polices, des effets, des arrière-plans, des mises en page et même du contenu. Vous pouvez accéder aux modèles PowerPoint en accédant à Fichier > Nouveau.
La meilleure partie est que vous pouvez personnaliser les modèles et les stocker pour une utilisation future. Vous pouvez même inclure un modèle PowerPoint dans votre marque personnelle ou professionnelle. Si vous ne trouvez rien qui vous plaise et que vous voulez que votre présentation se démarque, vous pouvez trouver des modèles de présentation PowerPoint animés gratuits en ligne.
4. Utiliser les diapositives principales
L'utilisation de la diapositive principale est une excellente méthode pour garantir que toutes les diapositives auront une conception uniforme. Et vous pouvez rapidement modifier la conception générale de votre présentation en modifiant la diapositive principale. De plus, le slide master est un excellent outil pour créer des présentations impressionnantes.
Si vous devez souvent utiliser la même commande, vous pouvez l'ajouter à la barre d'outils PowerPoint pour y accéder plus rapidement. Voici comment procéder :
- Ouvrez le Déposer menu et allez à Choix.
- Dans la fenêtre Options PowerPoint, cliquez sur Barre d'accès rapide.
- Ensemble Choisissez la commande de pour Toutes les commandes si vous n'êtes pas sûr de la catégorie dans laquelle l'outil dont vous avez besoin est inclus.
- Sélectionnez votre commande préférée.
- Cliquez sur Ajouter> D'accord pour l'ajouter à la barre d'outils.
6. Objets en double
La manière traditionnelle de dupliquer un objet dans PowerPoint consiste à le sélectionner, à appuyer sur Ctrl + C puis collez-le. L'inconvénient de cette méthode est que vous n'avez aucun contrôle réel sur l'endroit où PowerPoint place l'objet dupliqué. Alors, voici comment vous pouvez mieux contrôler les objets dupliqués.
Appuyez et maintenez Ctrl (ou CMD) et sélectionnez l'objet que vous souhaitez dupliquer. Ensuite, faites-le glisser là où la copie devrait être. Cette méthode fonctionne même avec plusieurs objets et diapositives.
7. Déplacer des objets d'un pixel
Combien de fois avez-vous eu du mal à repositionner un objet, surtout s'il était petit, et que vous aviez une souris trop sensible? Si vous souhaitez déplacer légèrement un objet, sélectionnez-le et appuyez sur l'une des touches fléchées. Cela déplacera l'objet d'un pixel dans la direction sélectionnée.
8. Apprenez à trouver rapidement des objets
Si vous avez ajouté de nombreux objets à votre présentation PowerPoint, vous aurez peut-être du mal à en trouver un. Lorsque vous superposez, groupez ou envoyez des objets à l'arrière, il devient de plus en plus difficile de les déplacer.
Si vous voulez trouver rapidement un objet, utilisez le Languette clé pour les parcourir. Si l'objet que vous souhaitez sélectionner fait partie d'un groupe, sélectionnez d'abord le groupe, puis appuyez sur Languette. De cette façon, vous ne parcourrez que les objets inclus dans ce groupe.
9. Modifier la vue par défaut
La vue par défaut de PowerPoint est définie sur Normal. Mais si vous avez l'habitude d'utiliser un paramètre différent, vous aurez peut-être du mal à assembler votre présentation PowerPoint. Voici comment vous pouvez modifier la vue par défaut de PowerPoint :
- Ouvrez le Déposer menu et allez à Choix.
- Dans le menu de gauche, cliquez sur Avancé.
- Dans le Afficher section, ouvrez la Ouvrir tous les documents à l'aide de cette vue et sélectionnez votre option préférée.
- Cliquez sur D'ACCORD.
10. Utiliser les raccourcis clavier
Il est indéniable que l'utilisation de raccourcis clavier accélérera le processus, peu importe ce que vous faites. Même connaître quelques raccourcis pour les outils les plus courants vous fera gagner du temps, car vous n'aurez pas à parcourir les onglets de PowerPoint à chaque fois. Si vous êtes un utilisateur Windows, il existe de nombreux Raccourcis clavier PowerPoint à connaître.
11. Utiliser les compléments PowerPoint
Les compléments sont des programmes supplémentaires conçus pour ajouter de nouvelles fonctionnalités ou commandes à vos applications Office. Il existe de nombreux compléments gratuits en ligne qui peuvent vous aider à insérer rapidement des images, à créer des codes QR ou à rendre la présentation plus interactive dans l'ensemble.
12. Répétez la dernière commande
Il existe un moyen rapide d'utiliser la dernière commande encore et encore, et la meilleure partie est que cela fonctionne dans toutes les applications Office.
Pour utiliser la dernière commande, appuyez simplement sur F4. Cependant, ne laissez pas votre mémoire musculaire prendre le pas sur votre intention et appuyez accidentellement sur Alt + F4 car vous devrez peut-être récupérer votre fichier non enregistré.
13. Recycler une ancienne présentation
Si vous manquez de temps et que vous devez créer une belle présentation PowerPoint, vous pouvez utiliser des travaux antérieurs. Au lieu de partir de zéro, vous pouvez modifier une copie d'une présentation plus ancienne.
Cependant, cela ne signifie pas que votre présentation sera identique à l'ancienne. Vous pouvez modifier le modèle, définir un nouveau thème de couleur et ajouter quelques animations supplémentaires pour un nouveau look.
Ne perdez pas de temps dans PowerPoint
PowerPoint est livré avec de nombreux outils et astuces qui peuvent vous aider à gagner du temps lorsque vous travaillez sur vos diapositives. Il existe quelques outils, tels que des diapositives principales, des compléments ou des modèles, que vous devez utiliser dès le départ.
Maintenant que vous avez terminé votre présentation avec beaucoup de temps, vous pouvez utiliser l'entraîneur de conférencier PowerPoint pour travailler sur vos compétences de présentation.
