Les finances peuvent être intimidantes. Et quand vous pensez aux feuilles de calcul, deux mots peuvent vous venir à l'esprit: formules et fonctions. Mais grâce à Google Sheets, le suivi de vos dépenses n'a pas besoin d'être un problème. Vous n'avez pas non plus besoin d'investir dans un autre logiciel.

Alors, comment pouvez-vous créer un outil de suivi des dépenses personnalisé sans la courbe d'apprentissage qui accompagne la maîtrise des feuilles de calcul? Lisez la suite pour obtenir des instructions étape par étape.

Quelles colonnes inclure dans votre suivi des dépenses Google Sheets

Le suivi de vos dépenses peut sembler beaucoup si vous ne l'avez jamais fait auparavant, mais garder les choses simples vous aidera à démarrer. Commencez avec trois colonnes simples - quatre, si vous souhaitez ajouter la date à vos transactions - et créez une feuille de calcul plus détaillée plus tard si nécessaire.

Les trois colonnes pour commencer sont Lieu, Catégorie et Montant.

  • Lieu- est le magasin où vous êtes allé.
  • Catégorie— est le type d'articles que vous avez achetés.
  • Montant— est le total que vous avez payé dans cette transaction.

À l'aide de ces trois colonnes, vous pouvez voir combien vous dépensez dans une catégorie, mais également rechercher des modèles dans les magasins que vous visitez.

Il est tentant d'approfondir et de suivre les éléments individuels, mais cela ajoutera beaucoup de temps au processus et vous risquez de perdre tout intérêt. Si vous oubliez souvent ce que vous avez acheté dans un magasin, ajoutez une colonne pour des notes générales rapides ou conservez simplement vos reçus.

Comment créer un menu déroulant à code couleur pour vos catégories de dépenses dans Google Sheets

Vous pouvez créer un menu déroulant en utilisant la validation des données dans Google Sheets. C'est une excellente solution pour votre suivi des dépenses car elle vous permet de sélectionner rapidement une catégorie en quelques clics, plutôt que de la saisir manuellement à chaque fois. Vous pouvez le faire en suivant ces étapes :

  1. Cliquez sur une cellule sous Catégorie.
  2. Allez à la Données menu en haut de votre écran.
  3. Sélectionner La validation des données de la liste.
  4. Dans Critère, choisir Liste d'objets.
  5. Entrez les noms de catégorie dans le champ, en les séparant par une virgule.
  6. Frapper Sauvegarder.

Vous verrez la flèche déroulante dans la cellule après l'avoir enregistrée. Gardez la cellule sélectionnée, il est maintenant temps de utiliser la mise en forme conditionnelle dans Google Sheetspour coder en couleur vos catégories. Faire cela:

  1. Aller à Format dans le menu du haut.
  2. Sélectionner Mise en forme conditionnelle dans la liste - une barre latérale apparaîtra une fois que vous l'aurez fait.
  3. Sous Règles de mise en forme, cliquez sur le menu déroulant ci-dessous Mettre en forme les cellules si…
  4. Choisir Le texte contient.
  5. Placez un nom de catégorie dans le champ qui apparaît en dessous.
  6. Sous Style de mise en forme, changez la couleur d'arrière-plan ou la couleur du texte.
  7. Frapper Fait.
  8. Répétez cette opération avec les autres catégories.

Pour placer le menu déroulant dans chaque cellule sous la colonne Catégorie, copiez la cellule avec la mise en forme. Ensuite, avant de coller, cliquez sur la cellule de titre tout en maintenant CMD ou CTRL.

Comment utiliser le formatage de la date et de la devise dans Google Sheets

Si vous souhaitez conserver un format de date et de devise cohérent sous chaque cellule de vos feuilles de calcul Google, voici comment procéder :

Formatage des dates

Si vous utilisez une colonne de date et que vous souhaitez que les choses restent cohérentes, vous pouvez ajouter une mise en forme spécifique à vos cellules. Faire cela:

  1. Sélectionnez la colonne entière en utilisant la lettre en haut.
  2. Dans votre barre d'outils, cliquez sur Plus de formats— son symbole est 123.
  3. Choisir Date- à côté se trouve un exemple de l'apparence de la date.

Alternativement, vous pouvez le faire en allant dans le Format menu en haut et en bas Nombre, en choisissant Date ou Date et heure personnalisées.

Formatage des devises

Pour ajouter un format de devise à votre colonne de montant, sélectionnez la colonne entière > Plus de formats et cliquez sur le signe dollar ($) dans la barre d'outils. Vous pouvez également trouver l'option dans le Format menu sous Nombre. Ici, vous pouvez choisir Monnaie, Arrondimonnaie, et Devise personnalisée.

La devise personnalisée vous permet de changer l'apparence de la décimale et du symbole, de spécifier le type de dollars avec lequel vous travaillez ou de choisir une autre devise.

Comment utiliser la fonction SOMME pour votre total de dépenses dans Google Sheets

Les fonctions sont un peu intimidantes, mais certaines sont beaucoup plus faciles à utiliser que d'autres, alors accrochez-vous si vous n'êtes pas très confiant. Vous pouvez utiliser la fonction SOMME dans Google Sheets pour vous aider à garder un œil sur le total de vos dépenses, et cela ne prend que quelques étapes.

  1. Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez conserver le total.
  2. Aller à Insérer dans le menu du haut.
  3. Sélectionner Fonction.
  4. Choisir SOMME en tête de liste.
  5. Avec votre curseur entre les crochets, cliquez sur la lettre au-dessus de la colonne.
  6. Frapper Entrer sur votre clavier.

Maintenant, votre total apparaîtra dans cette cellule, changeant au fur et à mesure que vous ajoutez ou soustrayez de la colonne. Alternativement, vous pouvez taper = SOMME () dans votre cellule et remplir les crochets de la même manière.

Comment utiliser la fonction SUMIF pour les totaux de catégorie dans Google Sheets

Utilisation de la fonction SUMIF vous permet de mettre des conditions sur ce que vous ajoutez, que vous pouvez utiliser pour obtenir les totaux des catégories. Voici comment:

  1. Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez placer le total.
  2. Aller à Insérer dans le menu du haut.
  3. Sélectionner Fonction, alors Mathématiques, et SUMIF.
  4. Entre les crochets, tapez la plage de colonnes de catégorie—exemple B: B.
  5. Ajoutez une virgule et saisissez le nom de la catégorie entre guillemets.
  6. Entrez une autre virgule et ajoutez la plage de colonnes de montant.
  7. Presse Entrer sur votre clavier.
  8. Répétez cette opération pour chaque catégorie.

Maintenant, le total de votre catégorie apparaîtra et changera au fur et à mesure que vous travaillez. Alternative au passage par Insérer menu, vous pouvez taper =SUMIF() dans votre cellule et remplir les crochets, en suivant les mêmes étapes.

Comment utiliser des filtres pour afficher les catégories de dépenses dans Google Sheets

Si vous souhaitez trier ou masquer les transactions, vous pouvez ajouter un filtre à votre feuille Google. Pour ce faire, sélectionnez la colonne que vous souhaitez trier et cliquez sur le Créer un filtre icône dans la barre d'outils. Trois lignes apparaîtront à côté du titre de la colonne.

Cliquez sur les trois lignes et vous verrez une liste d'options. Dans les colonnes de catégorie, vous pouvez utiliser Filtrer par couleur pour afficher rapidement une catégorie, ou utilisez la liste de contrôle en bas pour les sélectionner et les désélectionner. Vous pouvez aussi utiliser Trier de A à Z dans la colonne du montant pour afficher votre transaction du moins cher au plus cher, ou trier Z-A pour le contraire.

Suivez vos dépenses avec Google Sheets

Les finances et les fonctions peuvent être intimidantes, mais Google Sheets les soulage tous les deux. De plus, contrairement à un modèle que vous téléchargez sur Internet, si quelque chose ne va pas avec votre feuille de calcul, vous saurez exactement comment y remédier.

Mieux encore, vous pouvez utiliser l'application Google Sheets sur votre téléphone pour saisir facilement des transactions lors de vos déplacements. De cette façon, vous ne faites pas de rattrapage à la fin du mois.