Vous ouvrez probablement Outlook et utilisez quotidiennement certaines de ses fonctionnalités astucieuses telles que les drapeaux, la catégorisation et l'archivage. Bien que ces fonctionnalités facilitent déjà la gestion de vos e-mails, il existe d'autres outils Outlook disponibles qui peuvent faire passer votre organisation de messagerie au niveau supérieur.
Dans cet article, nous vous expliquerons sept conseils et astuces Outlook avancés que vous voudrez peut-être consulter la prochaine fois que vous ouvrirez votre boîte de réception.
1. Répondez aux e-mails répétitifs avec des parties rapides
Vous arrive-t-il de taper encore et encore le même contenu d'e-mail? Vos collègues de travail posent probablement fréquemment la même question ou vous faites toujours la même annonce tous les mois. Dans ce cas, Quick Parts sera votre meilleur ami.
Une collection de contenus réutilisables, Quick Parts, est l'une des meilleures façons de booster votre flux de travail dans Outlook. Vous pouvez accéder à cette fonction à partir du
Insérer chaque fois que vous répondez à (ou créez un nouveau) e-mail.Pour ajouter un nouvel extrait aux parties rapides, ouvrez simplement un nouvel e-mail, saisissez votre message ou votre phrase et mettez le texte en surbrillance. Ensuite aller à Insertion > Pièces rapides > Enregistrer la sélection dans la galerie de pièces rapides. Vous pouvez commencer à utiliser cet extrait quand vous le souhaitez.
2. Réutiliser les messages fréquents avec un modèle d'e-mail
Semblables aux parties rapides, les modèles d'e-mail dans Outlook vous aident à gagner du temps en réutilisant les messages précédemment composés. Vous n'avez plus besoin de saisir à nouveau le même e-mail, car il vous suffit de récupérer votre modèle d'e-mail prédéfini. Son avantage par rapport à Quick Parts est que vous pouvez également renseigner le sujet et les destinataires, pas seulement le corps.
Pour créer un modèle d'e-mail, créez simplement un nouvel e-mail et saisissez votre message. Vous pouvez choisir de laisser les destinataires et les lignes d'objet vides. Ensuite aller à Fichier > Enregistrer sous. Enregistrez l'e-mail en tant que Modèle Outlook dans le dossier par défaut.
Pour utiliser le modèle, cliquez sur Nouveaux articles de ton Maison languette. Sélectionner Plus d'articles > Choisir le formulaire, et changez le Regarder dans champ à User Modèles dans le système de fichiers. Là, vous pouvez choisir un modèle d'e-mail que vous avez créé précédemment.
3. Simplifiez les actions fréquentes avec des étapes rapides
Les étapes rapides sont un paradis pour les personnes qui effectuent constamment la même série d'actions aux e-mails qu'elles reçoivent. Par exemple, lorsque vous recevez un e-mail urgent d'un collègue après les heures de travail, vous le signalez, modifiez le statut en haute importance, puis envoyez une réponse disant: "Je vous répondrai demain".
Cela peut être trop fastidieux si vous n'aimez pas passer plus de 30 secondes à répondre à des e-mails comme ceux-ci. Ainsi, au lieu de suivre les étapes ci-dessus manuellement, vous pouvez simplement automatiser votre action avec Quick Steps.
Vous pouvez facilement trouver cette fonction sur le Maison onglet de votre application Outlook. Des étapes rapides par défaut sont déjà disponibles ici, telles que "Fait" qui marque l'e-mail comme terminé, le déplace vers un dossier et le marque comme lu. "Au gestionnaire" qui transmet l'e-mail à votre responsable; et "Répondre et supprimer" qui envoie une réponse et supprime le message d'origine. Cependant, vous pouvez également personnaliser votre propre série d'actions.
4. Créer des règles pour une meilleure gestion des e-mails
Les règles sont quelque peu similaires aux étapes rapides, car elles vous permettent également de gérer les e-mails entrants (et sortants) d'une manière spécifique. Par exemple, les règles peuvent déplacer les e-mails de John Doe vers le dossier Archive et les marquer comme lus. Vous pouvez également utiliser des règles pour automatiquement CC ou BCC vous-même dans Outlook.
Cependant, contrairement aux étapes rapides, où vous devez choisir une certaine étape rapide avant de pouvoir l'appliquer à un message, les règles sont automatiques. Dès que vous recevez un e-mail qui correspond aux conditions que vous avez définies dans la règle, les actions que vous avez sélectionnées s'appliquent automatiquement. Cela rend l'organisation de votre boîte de réception beaucoup moins stressante. Vous pouvez créer votre propre règle en accédant à Accueil > Règle > Créer une règle.
5. Envoyer des réponses automatiques d'absence du bureau pendant votre absence
À moins que vous ne soyez un super bourreau de travail et que vous ayez peur de passer à côté, vous n'aimez probablement pas consulter vos e-mails pendant vos vacances. Cependant, vous n'aimez pas non plus laisser vos collègues de travail et vos clients en suspens. C'est pourquoi il est important de définir des réponses automatiques jusqu'à ce que vous soyez de retour en mode travail.
Les réponses automatiques sont exactement ce que leur nom implique. Lorsqu'il est activé pour une durée spécifique, les personnes qui vous envoient un e-mail pendant cette période recevront automatiquement une réponse avec le message que vous avez composé dans votre paramètre Réponses automatiques. Pour en créer un, accédez à Fichier > Info > Réponses automatiques.
6. Triez facilement dans votre boîte de réception avec Clean Up
La dernière chose que vous voulez voir après votre retour de vacances est une boîte de réception remplie de centaines d'e-mails redondants. Bien que vous ne puissiez pas empêcher que cela se produise, il existe un moyen de rendre Outlook moins distrayant: la fonction Nettoyer.
Cela supprime les messages redondants des fils de discussion, de sorte que vous pouvez lire moins de messages tout en comprenant l'intégralité de la conversation. Par exemple, vous et Claire avez reçu un e-mail de Louie. Claire a répondu et a inclus le message original de Louie dans sa réponse. Clean Up supprimera alors l'e-mail de Louie car son contenu se trouve déjà dans la réponse de Claire.
Si vous craignez que cette fonctionnalité ne supprime des e-mails importants, vous pouvez toujours vous diriger vers le dossier Éléments supprimés, où les messages en double sont déplacés. Pour utiliser Nettoyer, accédez à la Maison onglet et cliquez Nettoyer dans le Supprimer section.
7. Utiliser la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les messages importants
Si vous êtes quelqu'un qui reçoit des centaines d'e-mails par jour, il est facile de perdre de vue les plus importants, comme ceux de votre patron ou de votre client. C'est là que la mise en forme conditionnelle entre en jeu.
Cette fonctionnalité Outlook vous permet de personnaliser certains e-mails pour les faire sortir de votre boîte de réception. Par exemple, vous pouvez créer un format conditionnel pour changer la police des e-mails de votre patron en Comic Sans. Vous pouvez également faire en sorte que tous les messages avec "Réunion" dans la ligne d'objet deviennent une nuance de rose vibrante. Vous pouvez trouver les paramètres de mise en forme conditionnelle dans Affichage > Afficher les paramètres.
Soyez un Microsoft Outlook Pro avec ces trucs et astuces
Ces sept trucs et astuces avancés effleurent à peine la surface des fonctionnalités d'Outlook. Plus vous utilisez l'application, plus vous découvrirez sûrement de nouvelles fonctionnalités utiles qui peuvent vous aider à optimiser votre gestion des e-mails.
