Les créneaux de rendez-vous sont pratiques, mais ils ne font pas partie de la plupart des services de calendrier en ligne gratuits. Donc, si vous utilisez Google Agenda, vous devez également utiliser un service comme Calendly ou WhenIsGood pour programmer des événements avec quelqu'un d'autre. Droite?
Si vous avez un compte Google personnel, c'est toujours le cas. Cependant, si vous avez un compte Google via votre employeur ou votre établissement d'enseignement, vous avez désormais accès aux plages de rendez-vous dans Google Agenda. Ici, nous verrons comment configurer cet outil pour la première fois et comment l'utiliser à l'avenir.
Configurer des plages de rendez-vous dans Google Agenda
Pour commencer avec l'outil Plages de rendez-vous, accédez à votre agenda Google et cliquez sur l'icône Créer bouton en haut à gauche. Cela ouvre un menu déroulant. Sélectionnez l'option du bas, Horaire de rendez-vous. La première fois que vous faites cela, vous serez guidé à travers une série de pages de configuration de la fonctionnalité pour une utilisation future.
1. Création de votre calendrier
Cela commence par le nom de votre calendrier de rendez-vous. Si vous utilisez un compte professionnel, il peut s'agir du nom de votre entreprise. Si vous utilisez un compte éducatif, il peut s'agir de votre nom et de votre spécialité, ou de votre rôle au sein de l'établissement. Dans les deux cas, vous pouvez également ajouter une photo et une courte description.
Vous pouvez également renseigner vos disponibilités générales (quelles heures et quels jours de la semaine) et la durée de vos rendez-vous. Vous pouvez également définir un Disponibilité générale pour combien de temps à l'avance vous êtes prêt à planifier des rendez-vous.
Jusqu'à présent, la plupart de ces tâches ont simplement consisté à définir le fonctionnement de vos créneaux de rendez-vous. Si vous ne souhaitez pas utiliser Google Agenda pour cela, voici quelques-unes des meilleures applications de planification de réunions à utiliser plutôt.
2. Créer votre page et vos formulaires
À partir de là, vous commencez à créer les éléments orientés vers l'extérieur dans Google Agenda. Votre calendrier de rendez-vous dispose de sa propre page de réservation et d'un formulaire avec un lien partageable que vous pouvez envoyer à d'autres afin qu'ils puissent planifier des réunions avec vous. Chaque réunion peut également avoir une description de ce rendez-vous particulier.
Vous pouvez également contrôler les paramètres des rappels d'événements et des lieux de réunion, qu'il s'agisse d'un espace physique, d'un numéro de téléphone ou d'un lien d'appel vidéo. Lorsque toutes les configurations guidées sont terminées, cliquez sur le bouton bleu Fait dans la fenêtre des rendez-vous, et vous êtes prêt à commencer à planifier des rendez-vous.
Si votre horaire change, suivez cette même séquence pour ajuster votre disponibilité, votre emplacement ou d'autres informations à mesure qu'elles changent.
Utilisation de votre calendrier de rendez-vous
En consultant votre agenda Google lorsque vous n'avez pas de rendez-vous, la disponibilité de vos rendez-vous s'affiche sous la forme d'une colonne étroite le long du côté gauche de votre journée habituelle en un coup d'œil. Une icône de grille en haut ouvre un menu spécial où vous pouvez afficher votre horaire et accéder au lien vers votre formulaire de planification.
Vous pouvez envoyer ce lien à d'autres personnes afin qu'elles puissent planifier avec vous, mais vous pouvez également le remplir vous-même, notamment en ajoutant d'autres adresses e-mail à l'événement en tant qu'invités. Pourquoi voudriez-vous prendre vos propres rendez-vous ?
- C'est plus facile que de revenir dans les paramètres de rendez-vous pour modifier votre disponibilité.
- Il vous aide à gérer les événements et la disponibilité sur plusieurs calendriers.
- C'est plus facile si vous planifiez un rendez-vous par téléphone ou en personne plutôt que par e-mail.
Lorsque vous avez un rendez-vous, il apparaît comme les autres événements dans votre agenda Google. Si vous devez revoir, modifier ou supprimer le rendez-vous, cliquez dessus dans votre calendrier.
Toutes les options se trouvent dans le coin supérieur droit de la vignette de l'événement, y compris l'icône de la corbeille pour supprimer l'événement de votre calendrier. De plus, il y a quelques modules complémentaires utiles pour Google Agenda que vous pouvez utiliser pour améliorer votre expérience.
Une autre fonctionnalité pratique pour la suite Google
Les plages de rendez-vous dans Google Agenda ne sont pas disponibles pour tous les utilisateurs, et ce n'est pas aussi intuitif que les fonctionnalités plus familières de Google Suite. Mais cela ajoute beaucoup d'utilité, en particulier pour les personnes qui utilisent régulièrement Google Agenda dans le cadre de leurs flux de travail professionnels ou éducatifs.
