Microsoft Outlook est le client de messagerie préféré de tous. Il est facile à utiliser, avec de nombreuses fonctionnalités d'amélioration de la productivité régulièrement utilisées dans un environnement d'entreprise. Vous effectuez souvent des actions de manière répétitive tout au long de la journée dans Outlook.
Heureusement, Microsoft a inclus une fonctionnalité astucieuse d'amélioration de la productivité appelée Quick Steps pour aider à automatiser une série d'étapes. Continuez à lire pendant que nous expliquons ce qu'est Quick Steps et comment vous pouvez en tirer le meilleur parti pour devenir plus productif dans Outlook.
Que sont les étapes rapides dans Microsoft Outlook ?
Quick Steps est une fonctionnalité de productivité facile à utiliser disponible dans Outlook 2013 et versions ultérieures. Il permet d'automatiser rapidement une série d'actions multiples répétitives. L'automatisation de ces tâches présente l'avantage supplémentaire de faciliter la gestion simultanée de plusieurs boîtes aux lettres, tout en vous faisant gagner un temps précieux au quotidien.
Vous pouvez utiliser les étapes rapides pour différents scénarios. Un cas d'utilisation quotidien peut déplacer automatiquement un e-mail dans un dossier spécifique tout en transférer un e-mail à un collègue et le signaler comme crucial en un seul clic.
Par défaut, Microsoft Outlook vous propose certaines actions rapides couramment utilisées. Vous pouvez les utiliser telles quelles ou personnaliser les étapes rapides par défaut en fonction de vos besoins. Si cela ne suffit pas, vous pouvez créer une étape rapide personnalisée pour améliorer votre flux de travail de routine.
Utilisation des étapes rapides par défaut dans Microsoft Outlook
Sur Microsoft Outlook, vous pouvez facilement utiliser les étapes rapides par défaut à la volée. Il existe quatre étapes rapides prédéfinies dans Outlook (dans le cadre d'Office 365): Déplacer vers, vers le gestionnaire, e-mail de l'équipe, et Répondre et supprimer.
Vous devrez les configurer avec les bonnes adresses e-mail des destinataires et les dossiers préférés avant de pouvoir les utiliser pour la première fois. Pour utiliser le Déménager à Étape rapide, suivez les étapes ci-dessous :
- Du Maison onglet, cliquez sur Déménager à du Étapes rapides section.
- Dans le Configuration initiale boîte de dialogue, choisissez le dossier dans lequel vous souhaitez déplacer les e-mails et renommez l'étape rapide si nécessaire.
- Cliquer sur Sauvegarder, et vous êtes prêt à déplacer des e-mails rapidement.
- Sélectionnez l'e-mail que vous souhaitez déplacer vers un autre dossier et cliquez sur l'étape rapide enregistrée dans le Maison languette. Outlook déplacera directement l'e-mail dans le dossier configuré.
Vous pouvez configurer les autres étapes rapides par défaut de la même manière. Vous pouvez également être intéressé à apprendre comment archiver vos e-mails dans Microsoft Outlook sur votre ordinateur.
Comment créer une étape rapide personnalisée dans Microsoft Outlook
Si vous trouvez que les étapes rapides par défaut ne conviennent pas à votre flux de travail, vous pouvez facilement créer une étape rapide personnalisée. Il peut s'agir d'une simple action, telle que la suppression ou le transfert d'un e-mail, ou d'une série d'actions, telles que le transfert d'un e-mail à un collègue, puis son déplacement dans un dossier dédié.
Une fois configuré, vous pouvez automatiser ces tâches rigoureuses en un seul clic. Pour cet exemple, nous allons créer une étape rapide personnalisée dans Microsoft Outlook qui :
- Déplace un e-mail dans un autre dossier
- Marque l'e-mail comme non lu
- Transfère l'e-mail à un collègue
- Marque l'e-mail comme important
Voici comment nous allons le configurer :
- Sélectionnez le Créer un nouveau option de la Étapes rapides groupe d'onglets sous Maison.
- Donnez un nom à votre Quick Step sous le Nom champ (nous le nommerons Démo).
- Dans le menu déroulant sous le Actions section, d'abord, sélectionnez Déplacer vers un dossier et choisira le dossier de destination.
- Clique le Ajouter une action bouton et sélectionnez marquer comme non lu.
- Encore une fois, cliquez Ajouter une action pour configurer le transfert d'e-mails et choisissez Avant.
- Dans le Pour…, entrez l'adresse e-mail à laquelle vous souhaitez transférer l'e-mail ou sélectionnez-en une dans votre carnet d'adresses.
- Enfin, nous cliquons sur Ajouter une action pour inclure le statut du drapeau.
- En option, vous pouvez également configurer un Touche de raccourci du menu déroulant.
- Une fois que vous êtes prêt, cliquez sur Finir.
- Vous pouvez utiliser votre étape rapide personnalisée à partir du Étapes rapides section ou la touche de raccourci configurée.
Microsoft Outlook est plus productif que jamais
Les étapes rapides dans Microsoft Outlook témoignent de la réputation d'Outlook en tant que client de messagerie professionnel qui facilite le travail de routine. Si vous envisagez de passer de Microsoft Outlook, vous serez peut-être agréablement surpris par les fonctionnalités des autres clients de messagerie.
