Comment créer une liste de tâches avec suivi du backlog dans Google Sheets

Il y a deux façons d'oublier une tâche. La première façon, vous ne l'écrivez pas, mais vous finissez par vous en souvenir au mauvais moment. L'autre, la tâche vous laisse entièrement jusqu'à ce que quelqu'un vous tienne responsable. Aucune des deux situations n'est amusante.

C'est pourquoi associer votre liste de tâches à un backlog est idéal. Il est également utile de le conserver dans un endroit accessible, comme Google Sheets. Alors, comment créer un backlog et l'utiliser avec une liste de tâches dans Google Sheets? Continuez à lire pour le découvrir.

Qu'est-ce qu'un backlog et pourquoi en utiliser un ?

Si vous gardez simplement tout ce que vous devez faire sur une seule liste de course, vous n'aurez jamais l'impression de faire quoi que ce soit. À l'aide d'un backlog, vous pouvez parquer toutes vos tâches qui ne sont pas une priorité actuelle ailleurs et vous concentrer pleinement sur votre liste quotidienne. Bien que les tâches en attente soient toujours importantes, elles sont juste en attente jusqu'à ce que vous soyez prêt à les aborder.

Par exemple, vous avez déjà une liste de choses sur lesquelles vous travaillez et un collègue vous demande de relire sa présentation. Vous le mettriez dans votre backlog pour ne pas oublier la demande de votre collègue, et il est là pour vous le rappeler lors de la rédaction de votre prochaine liste.

Garder un backlog est idéal car il empêche les tâches de tomber entre les mailles du filet. Cela vous aide également à rester concentré sur votre liste actuelle plutôt que de plonger dans de nouveaux projets ou demandes au fur et à mesure qu'ils se présentent. En l'écrivant, vous reconnaissez que vous y reviendrez plus tard, vous n'avez donc pas à vous en soucier maintenant.

Construire une liste de tâches avec le suivi du backlog dans Google Sheets

Tu peux créer une liste de tâches simple dans Google Sheets suivant ces étapes :

1. Ajoutez un titre à la cellule B: 1 de votre feuille et donnez de la couleur à la rangée du haut.
2. Mettez en surbrillance 1 à 10 cellules dans la première colonne de votre feuille en cliquant sur son en-tête, quel que soit le nombre de tâches sur lesquelles vous travaillez généralement quotidiennement.
3. Aller à Insérer dans le menu du haut.
4. Sélectionner Case à cocher.

Vous aurez maintenant une liste de contrôle simple.

Ensuite, cliquez sur le signe plus (+) dans le coin inférieur gauche pour créer un nouvel onglet et le nommer Arriéré— et celui avec votre liste actuelle Faire si vous ne l'avez pas encore fait. Dans l'onglet Backlog, ajoutez un titre et de la couleur à la ligne du haut.

Si vous n'aimez pas conserver toutes vos tâches au même endroit, vous pouvez conserver des éléments spécifiques à un projet ou même les séparer en ajoutant des titres à plusieurs colonnes. Quelques exemples seraient un arriéré de maison, un arriéré de travail, un arriéré de rénovations, un arriéré créatif, etc.

Une autre option consiste à conserver des onglets ou des documents séparés pour le travail, l'école ou la maison. Vraiment, c'est ce qui vous convient le mieux, mais vous voulez vous assurer que vos listes sont accessibles et que vous les utilisez quotidiennement. Pour certains, en garder un pourrait être l'approche idéale.

Une fois que vous avez configuré votre rangée du haut, il est temps de faire l'inventaire de tout ce que vous devez faire. Évitez de trop réfléchir à cela. Ajoutez-le à la liste s'il est significatif et non quelque chose qui vient naturellement, comme une habitude quotidienne. Prenez un moment après pour passer en revue les éléments de votre liste.

Vérifiez toutes les tâches que vous pourriez être en mesure d'abandonner. Par exemple, vous voulez apprendre à peindre, mais le processus ressemble maintenant à une corvée. Supprimez cette leçon de votre backlog, ou si vous voulez vraiment le faire un jour, créez une troisième Revisiter tab et déplacez-les là-bas pour le moment. Là, ça ne peut pas vous harceler pendant que vous travaillez sur d'autres choses.

Comment déplacer des tâches de votre backlog dans Google Sheets

Lors de la rédaction de votre liste de tâches quotidiennes, commencez par reporter toutes les tâches inachevées. Ensuite, vérifiez votre carnet de commandes pour les éléments que vous souhaitez prioriser ce jour-là.

Pour les déplacer d'une feuille à l'autre, coupez la cellule et collez-la dans votre liste quotidienne. Le couper au lieu de le copier le supprimera de votre backlog. Vous verrez que la cellule est maintenant vide, vous pouvez donc soit faire un clic droit pour la supprimer, soit la remplir avec quelque chose de nouveau.

Pour vous aider à hiérarchiser les éléments de votre backlog, vous pouvez créer un système de classement pour évaluer la difficulté, la longueur ou l'importance de votre tâche. Par exemple, vous pouvez utiliser les chiffres 1 à 3 dans une autre colonne à côté d'une tâche pour vous donner une estimation de la taxation d'un élément de votre backlog. De cette façon, vous évitez de vous assigner trop de tâches difficiles à la fois.

Pour ajouter un code couleur à votre système de classement, vous pouvez utiliser Mise en forme conditionnelle, trouvé sous le Format menu. Avec la colonne de classement sélectionnée, choisissez Le texte contient sous Formater les cellules si..., ajoutez le numéro au champ et sélectionnez une couleur d'arrière-plan correspondante.

Conseils pour conserver un backlog dans Google Sheets

• Évitez d'ajouter des habitudes quotidiennes à votre liste de tâches et à votre carnet de commandes. Cela ne fera que les encombrer et ajouter des étapes supplémentaires au processus.
• Ajoutez des tâches dès que vous y pensez ou que vous en apprenez à leur sujet.
• Divisez les tâches ou les projets plus importants en actions plus petites pour les rendre moins accablants.
• Vérifiez souvent les éléments non pertinents ou obsolètes pour éviter que votre backlog ne soit encombré.
• Assurez-vous d'équilibrer votre charge de travail lorsque vous déplacez des éléments. Évitez de remplir votre journée avec des tâches difficiles et longues. Optez également pour quelques-uns rapides pour maintenir votre élan.
• Si vous devez redéfinir les priorités de votre liste quotidienne, remettez les tâches incomplètes dans votre backlog.
• Si un élément reste ou revient sans cesse dans votre backlog, cela pourrait être un signe qu'il n'est pas une priorité, ou vous devez le mettre en haut de votre liste et simplement l'éliminer.
• Pour archiver les tâches que vous avez terminées, créez un nouveau Archive, ajoutez la plage de dates de la semaine en haut de votre colonne, puis coupez et collez vos tâches cochées ici avant de créer votre nouvelle liste. Sinon, supprimez-les.
• Partagez la charge de travail avec quelqu'un d'autre en créant un backlog d'équipe. De cette façon, vous pouvez aborder les tâches ensemble tout en évitant les chevauchements. Vous n'aurez pas non plus besoin de leur dire ce qu'il faut faire et vice versa.

Empêcher les tâches de tomber entre les mailles du filet avec un arriéré dans Google Sheets

Si vous avez souvent besoin de rappels pour des tâches ou si vous les oubliez complètement, un backlog vous aidera à les maîtriser. Cela vous aidera également à hiérarchiser votre liste de tâches quotidiennes et à décider quand vous décharger des tâches moins significatives. Grâce à Google Sheets, le démarrage est un jeu d'enfant et vous pouvez y accéder sur plusieurs appareils.